Visibilité et contrôle sur votre flux de factures

Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent une forme standardisée de facturation électronique avec leurs fournisseurs : EDI, cXML, xCBL… Néanmoins, ces derniers n’ont pas tous adopté ces standards et vous continuez de recevoir de nombreuses factures par courrier, en pièces jointes d’e-mail (PDF, image ou autre format) et par fax.

Au sein de son module Factures, Ivalua propose une solution Web (HTML 5) de capture de données des factures (Invoice Data Capture) permettant d'extraire, de valider et d'intégrer le contenu des factures non standardisées à vos processus de validation et rapprochement des factures au sein de la solution Ivalua, de vos ERP ou d'autres systèmes back-office. Votre entreprise bénéficie ainsi d'une visibilité accrue sur l'ensemble du processus de comptabilité fournisseurs.

Comment ça marche ?
Vous recevez des factures non standardisées de la part de vos fournisseurs : e-mails avec pièce jointe (PDF, JPEG, documents Word…), factures papier, fax. Les factures envoyées par fax ou par courrier doivent être numérisées afin d'obtenir une version dématérialisée. Les clients d'Ivalua effectuent cette tâche en interne ou font appel à nos partenaires pour collecter et numériser leurs factures papier.

Votre service de comptabilité fournisseurs télécharge ensuite ces factures numériques dans le module Invoice Data Capture Ivalua (individuellement ou par lots) par l’intermédiaire d’une interface Web.

La solution Ivalua « lit » alors les factures, détecte et capture toutes les données pertinentes (nom du fournisseur, devise, montant, TVA…), puis les injecte dans le flux de validation et le processus de rapprochement des factures Ivalua. Elles sont ainsi traitées exactement comme les factures standardisées (EDI, cXML, xCBL…).

Le module de capture de données des factures Ivalua est également capable de déceler certaines erreurs (en cas de différence entre le montant TTC et le montant HT + la TVA, par exemple) et grâce à son algorithme d’apprentissage, le système corrigera de lui-même les occurrences du même type d’erreur susceptibles d’apparaître dans les prochaines factures.

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Quels résultats ?

• Vous supprimez les taches manuelles de capture de données longs et redondants, et réduisez les erreurs connexes. Lorsque votre entreprise gère des dizaines de milliers de factures par mois, la moindre marge d’erreur peut se traduire par des pertes colossales. Vous aidez ainsi vos équipes comptables ou achats à devenir plus performantes et à se consacrer aux missions et objectifs porteurs d’une réelle valeur ajoutée.
• Vous accélérez le cycle de traitement des factures de façon à éviter toute pénalité de retard et, mieux encore, à bénéficier des remises pour paiement anticipé négociées par les acheteurs.
• Vous améliorez la fiabilité de vos données.

Grâce aux modules de facturation d’Ivalua, vous pouvez en outre :

• Rassembler toutes les factures des fournisseurs dans un processus de facturation électronique unique quel que soit le format de réception des factures.
• Utiliser un workflow intégré pour accélérer la gestion de la validation, le rapprochement et des erreurs.
• Tirer pleinement parti du portail fournisseur pour présenter les différentes étapes du processus, le statut des factures et les actions nécessaires aux fournisseurs et les actions nécessaires aux fournisseurs.
• Générer les écritures comptables avec multi-imputation budgétaire et comptable selon des axes d’imputation paramétrés.

Pour en savoir plus sur la solution de facturation d’Ivalua, rendez-vous sur la page consacrée aux modules de facturation.