Achats publics : Dans un contexte marqué par des contraintes budgétaires et un renforcement des exigences réglementaires, le secteur public se trouve confronté à un impératif de modernisation. Dans cette transformation, la fonction Achats occupe une place centrale, le processus Procure-to-Pay (P2P) représentant un levier stratégique majeur pour renforcer l’efficacité et la performance des achats publics.
Dans cet article, François COLLINEAU, Associé chez CKS Groupe, et Jean-René BOLLECKER, Senior Account Executive chez Ivalua, analysent les enjeux clés du sujet.
À retenir
- Un impératif de modernisation : Face aux pressions budgétaires et réglementaires, le secteur public doit moderniser ses processus achats, souvent manuels et fragmentés.
- L’efficacité grâce à l’automatisation et à l’IA : La digitalisation du P2P (Procure-to-Pay) automatise le rapprochement commandes-factures, réduisant les délais de traitement et renforçant la traçabilité. L’IA augmente la capacité d’analyse, de contrôle et d’action autonome des équipes.
- Revalorisation des compétences : En libérant les équipes des tâches répétitives, la digitalisation leur permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le pilotage des contrats et l’analyse.
- Clés du succès : La réussite d’un projet de transformation P2P repose sur un cadrage rigoureux (AMOA), un accompagnement au changement et le choix d’une solution technologique durable, évolutive et intuitive.
Quels sont les enjeux de la modernisation du P2P dans le secteur public ?
La digitalisation du processus P2P n’a longtemps pas été la priorité des Directions Achats. Qui plus est, la particularité des approvisionnements publics est de devoir se conformer par exemple au décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) a également posé problème aux solutions logicielles du marché, historiquement positionnées sur le secteur privé.
En conséquence, des procédures souvent manuelles, fragmentées et peu interopérables ont limité les échanges d’information et freinent les synergies interservices. Ce cloisonnement génère un déficit de transparence, de visibilité et de suivi de l’exécution des contrats, rendant difficile la détection d’opportunités d’économies.
L’une des grandes différences entre le processus Procure-to-Pay (P2P) et le Source-to-Contract (S2C) est que le P2P mobilise de nombreuses administrations, services et directions de l’État. Cette diversité d’acteurs rend la conduite du changement plus complexe.
Quel est l’impact concret de la digitalisation du P2P pour un organisme public ?
La digitalisation du processus Procure-to-Pay (P2P) constitue un levier stratégique pour transformer la fonction achat dans le secteur public.
Optimisation & Efficacité
Dans de nombreuses entités, les demandes d’achat reposent encore sur des circuits papier ou des outils bureautiques, ce qui rallonge les délais de validation. En automatisant le rapprochement entre commandes, réceptions et factures, les organisations publiques peuvent réduire les temps de traitement, renforcer la traçabilité et améliorer la fluidité des opérations.
La digitalisation facilite également le partage d’information entre les équipes achats et approvisionnements. Ces fonctions, encore trop isolées, peuvent ainsi bénéficier d’une vision consolidée de la performance achat, essentielle pour un pilotage stratégique efficace. La collecte structurée et centralisée des données P2P devient alors un levier d’intelligence d’approvisionnement. S’ensuit alors un cercle vertueux venant alimenter la procédure d’appel d’offres.
Ainsi, cette transformation de fond vise à remplacer des procédures souvent manuelles, sources d’inefficacité et de manque de visibilité, par un processus d’achat fluidifié.
Les bénéfices clés de la digitalisation du P2P sont multiples :
- Réduction des temps de traitement
- Amélioration de la traçabilité des opérations
- Facilitation du partage d’information entre les équipes
- Vision consolidée des données pour le pilotage
Revalorisation de la fonction Achats Publics
Au-delà de la productivité, la digitalisation du processus P2P constitue également une opportunité de revalorisation des compétences. En automatisant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée — telles que la ressaisie des informations de commande — les professionnels des achats publics peuvent se recentrer sur des missions plus stratégiques.
Cela leur permet par exemple de consacrer davantage de temps au pilotage de l’exécution des contrats : contrôle des livraisons, gestion proactive des fournisseurs ou analyse de la performance contractuelle.
Les dernières solutions technologiques permettent un accès en temps réel à des indicateurs clés, favorisant ainsi la proactivité, la traçabilité et la maîtrise de la dépense. Elles redonnent un rôle central aux approvisionneurs, tout en positionnant la fonction achat comme un véritable moteur de transformation au sein des organismes publiques.
Cette revalorisation du rôle de l’acheteur public ainsi que l’utilisation des dernières technologies peuvent également être un levier important pour attirer de nouveaux talents et moderniser l’attractivité des services publics.
L’Intelligence Artificielle : Le nouveau moteur de la performance P2P
Si la digitalisation structure les processus, l’intelligence artificielle (IA) leur donne vie. Dans le secteur public, l’intégration de l’IA et du machine learning dans les solutions P2P n’est plus une vision futuriste ; c’est aujourd’hui un levier concret pour passer de l’automatisation simple à l’optimisation intelligente.
L’IA agit comme une couche d’intelligence qui aide les agents publics à prendre de meilleures décisions, plus rapidement. Cependant, il est important de distinguer les différents niveaux d’intelligence qui interviennent dans cette transformation digitale du P2P.
D’une part, l’IA traditionnelle, via des technologies comme le machine learning et l’OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères) intelligent, permet d’automatiser la reconnaissance et le traitement des données. Par exemple, elle analyse les factures en comprenant leur contexte, classe automatiquement les lignes de dépense, et réalise des rapprochements complexes entre facture, bon de commande et réception. Cette automatisation avancée réduit les erreurs et accélère le traitement des documents.
D’autre part, l’IA agentique (agentic AI) représente un niveau supérieur d’intelligence autonome capable de prendre des initiatives, d’interagir avec plusieurs systèmes et de gérer de manière proactive les exceptions ou anomalies. Dans le cadre du P2P, cette forme d’IA détecte en temps réel les fraudes ou incohérences, et peut proposer voire déclencher des actions correctives.
Enfin, l‘Intelligent Virtual Assistant (IVA) d’Ivalua est natif à notre plateforme Source-to-Pay unifiée, lui donnant un accès unique à des données fiables pour automatiser les processus de bout en bout. Grâce à des modèles de langage avancés (LLM), IVA guide les utilisateurs, automatise des tâches comme la recherche de fournisseurs conformes, et répond 24/7 aux questions des fournisseurs sur le statut de leurs factures.
Entièrement configurable via un cadre no-code/low-code, il libère vos équipes des tâches à faible valeur ajoutée pour qu’elles se concentrent sur la stratégie.
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Ivalua transforme les Achats dans les hôpitaux publics
Face à la hausse des procédures d’achat pilotées au niveau régional et national, plus de la moitié des marchés référencés ne proviennent plus des Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT). La DGOS (Direction Générale de l’Offre de Soins), l’instance du ministère de la Santé qui pilote l’organisation, la performance et la modernisation du système hospitalier en France a choisi Ivalua pour mettre en place un système Achats unifié.
Dans le cadre du projet Sémaphore (SystEMe d’information Achats Pour les HOpitaux aux achats REsponsables), la plateforme Ivalua est utilisée pour répondre aux besoins spécifiques du secteur hospitalier, tels que la gestion des achats de matériel médical, des fournitures, des services, et la conformité aux réglementations en vigueur. Aujourd’hui, la plateforme Sémaphore améliore la transparence, la traçabilité, et l’efficacité des processus d’approvisionnement dans les hôpitaux.
Cette approche fait écho aux initiatives menées dans d’autres secteurs, où l’automatisation et l’IA sont déjà utilisées avec succès pour transformer les achats.
Avec Ivalua, la société Körber optimise ainsi le sourcing, la contractualisation et l’automatisation des processus ERP, pour des opérations d’achat uniformes et évolutives, tout en intégrant l’IA dans une démarche centrée sur l’éthique, la gouvernance et l’impact business.
“Nous avons lancé notre démarche IA en 2023 et menons actuellement un pilote très réussi avec IVA. Nous sollicitons principalement nos utilisateurs pour proposer des cas d’usage, et ce qui revient le plus souvent concerne les cas d’usage de type automatisation et de type analytique.”
Jan Van Hueth, Senior Project Manager, Körber
Concrètement, l’apport de ces technologies dans le P2P public se manifeste ainsi :
| Fonctionnalité | Description |
| Automatisation avancée | Compréhension et traitement de documents avec précision, réduisant les interventions manuelles et accélérant les cycles. |
| Détection proactive des fraudes et anomalies | Surveillance en continu des transactions pour sécuriser la chaîne de dépense publique. |
| Analyse prédictive et aide à la décision | L’IA transforme les données en insights stratégiques, anticipant les besoins et suggérant des optimisations. |
| Optimisation de la relation fournisseur | IVA améliore la communication et la satisfaction fournisseur grâce à un assistant disponible en continu. |
| Personnalisation et intégration fluide | IVA s’adapte aux besoins spécifiques des équipes achats et s’intègre parfaitement et d’une manière sécurisée à d’autres plateformes existantes. |
En résumé, l’IA augmente la capacité d’analyse, de contrôle et d’action autonome des équipes, leur permettant de se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée, comme le pilotage stratégique des achats et la gestion des risques. L’Intelligent Virtual Assistant d’Ivalua incarne cette transformation en apportant une intelligence opérationnelle concrète au cœur du processus P2P.
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Comment structurer son projet et choisir sa technologie P2P ?
Pour réussir cette transformation majeure, une phase de cadrage rigoureuse est essentielle. Elle inclut la cartographie des processus actuels et un accompagnement adapté au changement. Le recours à une AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) peut s’avérer déterminant pour structurer le projet, mobiliser les équipes et assurer la cohérence entre l’outil et les besoins de l’organisme public.
Le choix de la solution Procure-to-Pay elle-même doit répondre à un impératif de durabilité et d’évolutivité. Un outil P2P doit pouvoir évoluer au rythme des réorganisations internes, des mutualisations entre entités publiques ou encore de l’évolution des réglementations. Miser sur une solution configurable, capable d’accompagner ces changements à moyen et long terme, est un prérequis pour éviter de devoir repartir de zéro à chaque transformation.
En ce qui concerne L’IA, la transparence des algorithmes et la capacité à expliquer les décisions prises par l’IA sont cruciales pour assurer la confiance des utilisateurs et la conformité réglementaire.
Par ailleurs, étant donné la multitude d’utilisateurs, des interfaces conviviales, intuitives ainsi que la formation de toutes les équipes concernées sont primordiaux pour garantir le meilleur taux d’adoption ainsi que le meilleur retour sur investissement de cet investissement majeur. Ici, l’intelligence artificielle, via des interfaces conversationnelles par exemple, joue un rôle crucial pour faciliter l’expérience utilisateur en guidant les utilisateurs au travers des différentes procédures de l’Etat.
Conclusion : un levier pour une transformation globale des achats publics
La digitalisation des achats publics n’est pas seulement une question d’outils : elle engage une vision stratégique de la fonction achat, tournée vers la transparence pour les contribuables et l’efficacité pour les usagers des services publics. Cette opportunité unique d’une véritable transformation représente un levier stratégique pour moderniser les pratiques, améliorer la transparence et la gestion efficace des dépenses, accroître l’efficacité des équipes, et renforcer l’attractivité des métiers publics.
Les auteurs:
- François COLLINEAU, Associé – CKS Groupe
- Jean-René Bollecker, Senior Account Executive – Ivalua
FAQs
La digitalisation du P2P est stratégique car elle répond à un besoin d’efficacité et de transparence dans un contexte de pression budgétaire. Elle remplace les procédures manuelles, sources d’inefficacité et de manque de visibilité, par un processus automatisé, traçable et qui facilite les synergies entre services.
Les bénéfices incluent la réduction des temps de traitement, une meilleure traçabilité des opérations, un partage d’information fluidifié entre les équipes et, surtout, une vision consolidée des données qui permet un pilotage stratégique efficace et alimente les futurs appels d’offres.
Elle revalorise leur rôle. En automatisant les tâches à faible valeur ajoutée (comme la ressaisie d’informations), elle leur permet de dédier plus de temps à des missions stratégiques : pilotage de l’exécution des contrats, gestion proactive des fournisseurs et analyse de la performance.
Le succès dépend d’une phase de cadrage rigoureuse, d’un accompagnement au changement adapté à la diversité des acteurs publics et du choix d’une solution technologique. Celle-ci doit être non seulement intuitive pour garantir l’adoption, mais aussi configurable et évolutive pour s’adapter aux réorganisations et aux futures réglementations.
