Logiciel d’automatisation de la comptabilité fournisseurs Automatisez votre processus comptable en toute confiance

L’automatisation de la comptabilisation des factures permet à votre entreprise de gagner en efficacité et d’optimiser la gestion de votre fonds de roulement. Cette démarche renforce également les relations avec les fournisseurs en offrant une meilleure visibilité sur l’état de leurs paiements. En assurant une exécution rigoureuse des opérations, vous garantissez le respect des remises négociées et des obligations contractuelles, ce qui a un impact positif direct sur le bénéfice net de l’entreprise.

Pour minimiser les échanges superflus avec votre équipe de Comptabilité fournisseurs, l’approche optimale consiste à offrir aux fournisseurs un portail dédié intégrant un agent d’Intelligence Artificielle (IA). Grâce à l’IA, les fournisseurs bénéficient de réponses instantanées. L’élément clé est de garantir que toutes les informations nécessaires y sont accessibles (factures, paiements, contrats, bons de commande, etc.). De plus, ce portail doit permettre une collaboration directe avec votre entreprise pour les demandes de modifications de leurs informations légales ou bancaires. Cette solution représente un avantage mutuel et contribue à la réduction des risques de fraude.

Toutes les factures ne peuvent malheureusement pas être rattachées à un bon de commande, notamment celles concernant certains services publics, certaines prestations de services ou certains contrats. L’IA peut effectuer un rapprochement des lignes de facture avec la famille d’achat et le contrat. Cette approche maintient le triple rapprochement (articles, réception et facture) tout en permettant des allocations automatiques sur la bonne catégorie d’achat. Cela garantit un meilleur contrôle et une productivité accrue, même dans des scénarios de facturation complexes. De plus, avec un portail fournisseur en libre-service, les détails de la commande peuvent être ajoutés à la facture grâce à ses fonctionnalités collaboratives.

Oui, l’IA peut être utilisée pour imputer, rapprocher, ventiler et même payer une facture. Ses actions doivent être circonscrites par des garde-fous auxquels s’ajoutent des agents de détection de fraude et de dédoublonnage. L’efficacité de l’IA est maximale dans le contexte de la facturation électronique, notamment grâce au format XML qui élimine les erreurs d’interprétation des données.

La facturation électronique s’impose mondialement, les gouvernements exigeant de plus en plus son adoption. Ces réglementations visent principalement à optimiser le recouvrement de la TVA, en imposant des formats XML précis et des protocoles de connexion stricts entre acheteurs et fournisseurs. L’intégration de données fiscales détaillées dans ces factures permet aux autorités de suivre les recettes en temps réel et de croiser les déclarations des deux parties. Cette surveillance continue (24h/24, 7j/7) représente un scénario idéal pour l’utilisation de l’intelligence artificielle dans l’imputation et la validation des données.

La fraude aux paiements survient lorsque les informations bancaires utilisées pour le règlement (sur la facture ou dans le fichier de paiement) ne correspondent pas à celles enregistrées dans le référentiel fournisseur. Cette fraude peut être le résultat d’une fausse facture à visée d’hameçonnage ou d’une modification illicite du fichier de paiement par un employé. Pour prévenir ces risques, il faut une validation automatisée et en temps réel du bénéficiaire effectif du compte bancaire avant tout règlement, ainsi qu’un processus sécurisé pour toute modification des coordonnées bancaires, validé par une authentification à deux facteurs (2FA).