Pourquoi faut-il digitaliser son processus Source-to-Pay ?

Dans un environnement économique particulièrement concurrentiel, digitaliser le Source-to-Pay (S2P) n’est plus une option, mais une nécessité. Une solution complète de Source-to-Pay permet non seulement de réduire les coûts et de mieux gérer la relation fournisseurs, mais aussi d’identifier les risques tout en offrant une visibilité globale accrue sur les dépenses et la chaîne d’approvisionnement.

Une plateforme complète de Source-To-Pay est aujourd’hui un élément incontournable du système d’information d’une entreprise. A l’instar d’un CRM qui gère tout ce qui concerne vos clients, une solution S2P se concentre sur la gestion de vos fournisseurs. Digitaliser le processus Source-to-Pay, c’est rationaliser les activités, mieux gérer les données et maximiser l’efficacité.

Les 7 étapes du Source-to-Pay

Le Source-to-Pay est un cycle interconnecté qui permet aux acheteurs de créer de la valeur à chaque étape. Grâce à des outils de digitalisation avancés, ce processus devient plus fluide, transparent et performant, garantissant des gains d’efficacité pour l’entreprise.

• Analyse des dépenses : Pour les services achats, la compréhension des dépenses est une étape clé leur permettant de savoir qui achète quoi, à quel coût et dans quelles conditions. Un outil S2P digitalisé facilite cette analyse en profondeur grâce à des tableaux de bord dynamiques et des rapports automatisés.
• Sourcing : C’est le plus souvent la première étape dans la création de valeur pour les achats. Que ce soit dans le cadre d’une analyse de données ou à la suite d’une demande spécifique, il est nécessaire de mettre en place une démarche de sourcing. Le but est d’inviter divers fournisseurs à répondre à un besoin en lançant un appel d’offres à l’issue duquel un ou plusieurs fournisseurs sont alors sélectionnés et se voient attribuer le marché.
  Un Outil de Sourcing permet d’accélérer les appels d’offres et de comparer rapidement les fournisseurs. La centralisation des données facilite également la sélection des partenaires.
• Gestion des fournisseurs : Elle constitue la base du Source-to-Pay avec l’intégration des fournisseurs, la gestion des informations, des risques et des performances tout au long du cycle de vie de la relation fournisseurs. La gestion des fournisseurs repose sur une vue à 360 degrés des informations : performances, risques, innovations ou encore collaboration.
  L’ensemble des étapes du processus S2P sont liées aux fournisseurs d’une manière ou d’une autre et il est important de disposer d’une vue à 360 degrés de ces partenaires et d’un accès à leurs données. Sont également inclus dans cette étape les plans d’amélioration des fournisseurs, les plans d’innovation et la collaboration globale avec les fournisseurs.
  

Pro Tip

Conformité fournisseurs : téléchargez notre pense-bête pour une gestion efficace des risques et performances fournisseurs.

• Gestion des contrats :  C’est l’étape qui assure le lien entre les activités en amont et celles en aval, la phase où la valeur commence à être créée. Les contrats régissent la relation entre acheteur et fournisseur ; aussi la gestion des contrats est une étape essentielle permettant de renseigner la suite du processus, le Procure-to-Pay.
  
• eProcurement : C’est la première partie du processus du Procure-to-Pay, de la naissance du besoin pour un bien ou un service au sein de l’entreprise jusqu’au paiement, avec différents jalons : l’approbation de l’achat, la sélection du fournisseur (idéalement un fournisseur déjà référencé), l’envoi d’un bon de commande, la réception du bien ou du service, sans compter toutes les étapes intermédiaires, parfois nombreuses. L’eProcurement est également générateur de valeur lorsque les conditions préférentielles sont négociées lors de la recherche de fournisseurs et si l’achat se fait réellement dans ces conditions. Decouvrez 10 bonnes pratiques pour optimiser vos performances Procure-to-Pay
  
• Facturation : C’est la partie la plus importante du processus pour le fournisseur, se faire payer. Plusieurs éléments entrent en compte dans la comptabilité fournisseurs : la façon dont le fournisseur adresse sa facture, la façon dont elle est reçue,  examinée et validée par le service comptable (en regard du bon de commande, du reçu et des exigences fiscales) et le processus d’approbation suivi par cette  facture pour être payée. Une gestion digitale des factures garantit leur exactitude et réduit les erreurs grâce à une correspondance automatisée entre les bons de commande et la réception. Ainsi la digitalisation S2P allège également la charge administrative des services comptables.
  
• Paiement : Ce processus gère l’exécution du paiement, en donnant des instructions à la banque ou au prestataire de services de paiement, et en réconciliant le tout avec la facture, la commande, etc. Bien que souvent considéré hors du périmètre direct du S2P, intégrer le paiement dans le processus digitalisé permet une réconciliation précise entre facture, commande et réception.
  
  

Les avantages  de la digitalisation du Source-to-Pay

Le marché des solutions digitales S2P a évolué de façon significative ces dernières années, jusqu’à devenir une composante essentielle des stratégies achats de la plupart des entreprises. Cette importance croissante est en partie due à la valeur potentielle que les solutions S2P peuvent générer pour les services achats et pour les entreprises.

Même dans le cadre d’une démarche de transformation digitale partielle, ne portant par exemple que sur la phase de Procure-to-Pay, il est important de prendre en compte les conséquences sur l’ensemble du processus S2P.

La valeur peut être considérable dans le cas d’un processus S2P étroitement intégré, dans lequel les données sont facilement mises à jour, les workflows liés les uns aux autres, et avec des analyses s’étendant à tous les domaines de processus.

La mise en place d’un processus digital efficace et automatisé de Source-to-Pay présente de nombreux avantages tels que:

Découvrez comment choisir la bonne solution Source-to-Pay.

Voici quelques précisions sur les bénéfices associés à  la digitalisation du Source-to-Pay :

Réduction des coûts

Un des principaux avantages d’une solution S2P est la capacité à identifier des domaines où des réductions de coûts sont possibles et à mettre en place un plan pour réaliser ces économies. Le fait d’avoir visibilité sur les différentes catégories  de dépenses, sur la demande, sur la performance des fournisseurs et sur les marchés d’approvisionnement permet d’identifier de nouvelles opportunités.

Gestion des dépenses

L’arrivée des technologies de pointe boostées par l’IA va davantage transformer les Achats. En effet, grâce aux assistants IA, les demandes d’achat, l’intégration des fournisseurs, l’exécution des appels d’offres et le suivi des transactions seront largement automatisés, permettant ainsi aux équipes Achats de se concentrer davantage sur les interventions stratégiques.

Chez Bulgari, qui a récemment adopté la solution Ivalua,  « l’IA et la robotisation offrent la perspective d’automatiser les tâches répétitives, comme lancer des demandes de prix ou même négocier certains contrats sur la base de critères prédéfinis » expliquait récemment Matteo Perondi, CPO de la maison de luxe. 

Comment évaluer les solutions Source-to-Pay

Établir une shortlist de plateformes comporte des risques, en particulier lorsque les promesses des fournisseurs sont démesurées. Les guides d’achat et les rapports d’analystes, tels que le Gartner Magic Quadrant, dans lequel Ivalua occupe une place de leader depuis plusieurs années, offrent une perspective pratique et indépendante pour valider les fonctionnalités des plateformes, examiner de manière critique les affirmations des éditeurs et s’assurer que vous évaluez ce qui compte vraiment en conditions réelles d’utilisation.

Le Total Economic Impact™ (TEI) par exemple est un cadre d’analyse développé par Forrester conçu pour décrypter la rentabilité de vos investissements tech. En évaluant coûts, bénéfices et risques, il transforme vos décisions stratégiques en choix éclairés, basés sur la donnée. Les conclusions de l’étude révèlent des résultats exceptionnels pour les clients Ivalua :