Prestations externes & Conformité : Le guide stratégique pour naviguer dans le nouveau labyrinthe réglementaire

Retour d’expérience du Groupe BPCE qui optimise  la gestion de ses prestataires externes avec Ivalua et Cyrias

Aujourd’hui, les prestataires externes ne sont plus une simple force d’appoint : ils constituent un levier de flexibilité stratégique essentiel pour les grandes organisations. Pourtant, ce recours croissant aux compétences externes coïncide désormais avec des transformations majeures, portées par l’essor de l’intelligence artificielle et le durcissement du cadre réglementaire (CSRD, IA Act, exigences ACPR). 

Face à ces nouveaux enjeux, l’approche traditionnelle centrée sur la seule optimisation des coûts ne suffit plus. Pour les directions achats, l’impératif est désormais à la gouvernance, à la transparence et à la maîtrise des risques fournisseurs. À travers l’exemple concret du Groupe BPCE, découvrez comment l’alliance de l’expertise conseil de Cyrias et de la technologie d’Ivalua permet de structurer et de sécuriser efficacement cette gestion de la main-d’œuvre externe. 

L’importance croissante de la gestion de la prestation externe

Le marché mondial de la gestion de la main-d’œuvre externe connaît une croissance exponentielle. Estimé à 9-10 milliards de dollars en 2024, il devrait exploser pour atteindre 22 à 31 milliards de dollars d’ici 2030-2035, l’Europe menant la danse avec 33 % des parts de marché (environ 3,5 milliards de dollars).

Cependant, deux catalyseurs majeurs bousculent cette dynamique. Selon le dernier Baromètre des achats de prestations intellectuelles, l’intelligence artificielle et le renforcement des exigences réglementaires transforment profondément les achats de prestations intellectuelles. 

Les chiffres clés du marché des prestations intellectuelles

Ces développements transforment radicalement les priorités des directeurs achats, comme le démontrent ces indicateurs clés :

Enjeu Stratégique	Statistique Clé	Impact sur les Directions Achats
Impact de l’IA	-7 % de volumes d’achat dans le secteur IT	L’automatisation grâce à l’IA réduit le besoin en prestataires externes.
Critères RSE (CSRD)	39 % d’intégration dans séléction	Les exigences extra-financières deviennent un critère de sélection obligatoire.
Risque Réputationnel	70 % des CPOs le considèrent comme priorité haute	La préservation de l’image de marque supplante la simple baisse des coûts.
Dépendance Économique	89 % des acheteurs redoublent de vigilance	Surveillance stricte pour éviter la fragilisation des chaînes de valeur.
Risques juridiques	86 % des acheteurs vigilant sur le prêt de main-d’œuvre illicite	Risque juridique majeur de requalification des contrats de prestations.

Exigences accrues en matière de gestion des risques 

L’entrée en vigueur progressive de l’EU AI Act renforce encore ces exigences, imposant transparence, traçabilité et documentation avec des sanctions pouvant atteindre plusieurs millions d’euros. Désormais, les entreprises se voient contraintes à privilégier une gestion rigoureuse des risques fournisseurs (évaluations régulières à 71%, revues de conformité à 37%) au détriment d’une approche purement centrée sur l’optimisation des coûts.

Pourquoi la maîtrise des prestations externes est-elle devenue un enjeu stratégique pour les Achats ?

La main-d’œuvre des entreprises (et plus particulièrement les prestations intellectuelles) est fondamentalement différente de ce qu’elle était il y a dix ans. Selon des études récentes, les travailleurs externes (incluant les intérimaires, consultants, indépendants et prestataires de services) représentent désormais entre 30% et 50% de la main-d’œuvre totale dans les grandes organisations.  Ce pourcentage continue de croître dans tous les secteurs.

Cette évolution est portée par plusieurs facteurs :

• Accélération de la transformation digitale : Les organisations ont besoin de compétences spécialisées dans des domaines comme l’IA, la cybersécurité, le cloud computing et l’analyse de données—une expertise souvent rare et plus efficacement sourçée en externe pour des projets spécifiques plutôt qu’embauchée de manière permanente. 

• Flexibilité et agilité : La capacité d’augmenter ou de réduire les équipes en fonction des besoins des projets, des conditions de marché ou des demandes saisonnières est devenue un avantage concurrentiel.

• Optimisation des coûts : Bien que les travailleurs externes appliquent souvent des taux horaires plus élevés, leur coût total peut être inférieur en considérant les avantages sociaux, les engagements à long terme et les frais administratifs.
• Complexité réglementaire : La législation sur le prêt de main d’œuvre entre entreprises, les risques de délit de marchandage et les obligations de sécurité sociale varient considérablement selon les zones géographiques, créant des défis de conformité pour les organisations multinationales.

Par ailleurs, cette évolution apporte des défis significatifs. Beaucoup d’organisations manquent de visibilité sur leurs dépenses de main-d’œuvre externe. Sans systèmes et processus appropriés, les entreprises font face à :

• Des dépenses sauvages et des engagements hors contrat
• Des risques de conformité liés au prêt de main d’œuvre illicite et au risque de requalification (cf. exemple des chauffeurs Uber)
• Une prolifération de fournisseurs avec des centaines ou milliers d’agences d’intérim et d’ESN (Entreprise de Services du Numérique)
• Un manque de standardisation dans la gestion des entrées, des sorties et de la performance des ressources externes
• Une fragmentation des données à travers plusieurs systèmes et départements
• Un manque de données nuit à la planification et à l’optimisation stratégique de la main-d’œuvre externe. 

IA Act, CSRD, ACPR : Comment naviguer dans le nouveau labyrinthe réglementaire des achats de prestations ?

L’environnement réglementaire est devenu de plus en plus complexe, particulièrement en Europe. La Directive européenne sur le travail via les plateformes, adoptée en 2024, établit de nouvelles règles pour les travailleurs de plateformes et des présomptions de statut d’emploi. En France, la Loi Travail et ses amendements ultérieurs ont renforcé les protections contre le travail temporaire illégal et renforcé les obligations autour de l’égalité de traitement entre travailleurs temporaires et permanents.

Les établissements financiers, de banques ou d’assurances, déjà soumis à une surveillance réglementaire stricte, font face à un examen supplémentaire concernant la résilience opérationnelle, la protection des données personnelles (RGPD) et les contrats d’externalisation. Les régulateurs comme l’ACPR (L’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution) en France et la Banque centrale européenne (BCE) au niveau européen ont des attentes claires concernant la gestion des risques de tiers et la gouvernance des contrats de main-d’œuvre externe.

Pourquoi la gestion de la prestation externe est-elle devenue un impératif stratégique pour le groupe BPCE ?

Le Groupe BPCE gère des milliers de prestataires externes soutenant des initiatives critiques à travers la banque de détail, la banque de financement et d’investissement, la gestion d’actifs et les opérations d’assurance. Avec des opérations en France et à l’international, la complexité juridique, l’optimisation des coûts et la gestion des prestataires externes représentait un défi significatif.

L’ambition de la fonction Achats était d’harmoniser les façons de travailler pour créer visibilité, transparence, auditabilité. Elle a su innover en créant une solution unique pour toutes ses entités afin d’harmoniser et rationaliser les achats de prestations de services.

Les efforts ont été orientés vers la création de processus robustes qui allaient être mis en œuvre dans une solution Source-to-Contract unique pour l’ensemble du groupe.

Comment le Groupe BPCE a automatisé la gestion des prestations intellectuelles 

Grâce à l’étroite collaboration entre les équipes de Cyrias, d’Ivalua et du Groupe BPCE, le déploiement de la plateforme Ivalua structure et sécurise désormais la relation fournisseur de bout en bout. Ce projet a permis d’automatiser intégralement le processus autour de 3 modules clés :

1. Le module Supplier Relationship Management assure la qualité des informations des fournisseurs qualifiés.
2. Le module Contract Lifecycle Management stocke les contrats signés, dont les modèles sont validés par le département juridique Groupe, et intègre les catalogues de prestations avec les prix négociés par le département Achats. Le fournisseur se positionne ainsi pour chaque demande de prestation, dans le cadre des contrats pré-négociés, et ne peut pas proposer un tarif en dehors des grilles, sans un processus de dérogation bien cadré. 
3. Le module Sourcing permet des appels à compétences simples afin que les fournisseurs puissent faire leurs offres dans la fourchette de prix définis préalablement dans leur contrat-cadre.

«  La plateforme Ivalua permet au Groupe BPCE de mobiliser le bon talent, au bon coût et dans des budgets maîtrisés. Le processus est totalement fluide et peut être bouclé en moins d’une heure”  

Pascal Gharib, Co-fondateur et Associé Cyrias.

Dès que le client interne exprime son besoin dans la demande d’achats, l’acheteur lance la consultation. En retour, les fournisseurs soumettent leur dossier technique, incluant le niveau d’expérience et le tarif jour-homme du profil proposé. Le client interne  n’a plus qu’à sélectionner les meilleures réponses et à valider la proposition finale. Il gère ensuite en totale autonomie l’édition du contrat et son envoi pour signature électronique. Selon l’entité, le suivi de la commande et de la facturation peut également être directement intégré à la plateforme. 

Cas pratique : Sécuriser le cycle de vie du prestataire 

Découvrez à travers les trois grandes phases de leur cycle de vie comment la plateforme Ivalua permet au groupe BPCE d’optimiser, de centraliser et de piloter sereinement la collaboration avec leurs prestataires de service.

1. Phase de Sélection – Le Bon Talent au Bon Coût

La plateforme permet aux opérationnels de gérer la sélection des candidats dans le cadre de leurs appels à compétences externes.  Les tarifs négociés par les Acheteurs auprès du panel fournisseurs établi leur sont automatiquement proposés, assurant une adhésion automatique aux contrats-cadres. 

2. Phase d’Engagement – Intégration Rapide et Sans Risque

Le système accélère l’intégration des effectifs externes tout en assurant la conformité aux politiques de l’entreprise, règlement intérieur et autres chartes informatiques, par exemple. Toutes les propositions de candidats, entretiens et décisions sont documentés dans le système, créant un suivi qui permet d’analyser le délai pour trouver la bonne compétence, la qualité des candidats proposés et la performance des prestataires. 

3. Phase d’Exécution – Budget, Planification et Contrôle Qualité

Le suivi de bout en bout garantit une parfaite maîtrise des dépenses tout en maintenant un standard de qualité élevé tout au long de la mission. 

Bénéfices clés d’une solution unique Source-to-Contract

Adopter une plateforme unique permet de centraliser la gestion de l’ensemble des dépenses et des partenaires fournisseurs. Cette approche globale aide concrètement les entreprises à sécuriser leurs investissements en prestations de services, notamment grâce à un suivi millimétré des coûts, de la qualité des livrables et à une maîtrise précise du risque juridique.

Pilotage & Visibilité

• Tableaux de bord complets : Ils offrent une double lecture avec une vue consolidée pour les acheteurs et un niveau de détail opérationnel pour les clients internes.
• Indicateurs de performance : Ils permettent d’évaluer l’efficacité des fournisseurs, par exemple à travers leurs délais de réponse ou l’adéquation des profils proposés.

Optimisation Stratégique

• Anticipation : Les outils intégrés aident à mieux planifier les besoins futurs en compétences.
• Rentabilité : Les données centralisées facilitent l’identification de nouvelles opportunités d’économies.

L’avenir des achats de prestations intellectuelles : Quel rôle pour le couple technologie-conseil ?

Dans le contexte actuel où le talent est l’avantage concurrentiel, la gestion de la prestation externe est passée de l’ombre des achats tactiques à la lumière d’un impératif d’achats stratégiques. L’implémentation au sein du Groupe BPCE démontre que même dans les industries hautement réglementées avec des structures organisationnelles complexes, la transformation de la prestation externe est réalisable avec la bonne combinaison de technologie, conception de processus, gouvernance et gestion du changement.

“Notre collaboration avec Ivalua nous permet d’allier un outil performant à une expertise éprouvée pour accompagner au mieux nos clients dans la gestion de leurs achats de prestations intellectuelles  ” 

Pascal Gharib, Co-fondateur et Associé Cyrias

Le partenariat entre l’expertise de Cyrias en transformation des achats et implémentation digitale, combiné avec la technologie de pointe de gestion de la prestation externe d’Ivalua permet le déploiement d’une plateforme puissante pour les organisations prêtes à transformer la façon dont elles gèrent, optimisent et exploitent leur prestation externe comme un atout stratégique. L’harmonisation des processus à travers toutes les entités du Groupe BPCE offre visibilité, transparence et auditabilité tout en assurant la conformité avec les exigences réglementaires strictes du secteur bancaire.

C’est article a été écrit en étroite collaboration avec notre partenaire Cyrias.

CYRIAS est un cabinet de conseil et d’intégration, partenaire d’Ivalua, qui accompagne les entreprises dans la transformation digitale de leurs processus Achats & Finance, en France et à l’international. Avec plusieurs dizaines de projets Ivalua déployés à leur actif, les équipes CYRIAS sont en mesure d’accompagner l’ensemble des phases d’un projet dans des contextes d’achats directs et/ou indirects.