Dans la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement, deux processus sont souvent au premier plan : Source-to-Pay (S2P) et Procure-to-Pay (P2P). Ces deux processus sont essentiels pour optimiser les opérations et les dépenses d'approvisionnement, garantir la conformité et assurer la fluidité de la chaîne d'approvisionnement.
Cependant, bien que les processus S2P et P2P soient étroitement liés, ils ne sont pas identiques. Comprendre les distinctions entre S2P et P2P est essentiel pour toute entreprise qui souhaite optimiser ses opérations d'achats.
Dans ce blog, nous mettrons en évidence les principales différences entre source-to-pay et procure-to-pay, les différents rôles dans le processus d’approvisionnement et la manière dont les logiciels S2P et P2P peuvent améliorer vos opérations d’achats.
Qu’est-ce que le Source-to-Pay ?
Le terme « Source-to-Pay » (S2P) englobe toutes les activités liées à l’acquisition de biens et de services, depuis la définition des besoins internes et des exigences jusqu’à l’identification et l’évaluation des fournisseurs potentiels sur la base d’un ensemble de critères.
Lors de la recherche de fournisseurs, les organisations sollicitent et évaluent les propositions ou les offres de plusieurs fournisseurs, puis négocient des contrats pour formaliser les termes et les conditions. Lors de la passation de marchés, le fournisseur fournit les biens et les services et exécute la commande.
Le processus S2P culmine dans la comptabilité fournisseurs, où ont lieu le traitement, la vérification et le paiement des factures au fournisseur. Cette étape exige précision et efficacité pour garantir que les paiements sont effectués correctement et à temps, ce qui est essentiel pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et l'intégrité financière.
8 étapes clés du processus S2P :
| Détection des besoins | Identifier et définir les exigences en matière de biens ou de services |
| Sourcing | Réalisation d’études et d’analyses de marché afin d’identifier les meilleures sources possibles pour les biens ou les services demandés |
| Évaluation et sélection des fournisseurs | Évaluation des fournisseurs potentiels sur la base de divers critères tels que le prix, la qualité, la fiabilité et la conformité |
| Rédaction et négociation des contrats | Établissement des termes de l’accord de fourniture, y compris les prix, les calendriers de livraison et d’autres conditions. |
| Achats et commandes | Création et signature des bons de commande auprès du fournisseur. |
| Réception et inspection | Inspection et vérification des marchandises reçues par rapport au bon de commande et aux conditions contractuelles afin de s’assurer de leur qualité et de leur conformité. |
| Traitement et rapprochement des factures | Traitement et vérification des factures des fournisseurs, en veillant à ce qu’elles soient conformes aux bons de commande et aux conditions contractuelles. |
| Processus de paiement | Approbation et traitement des paiements au fournisseur |
Au cours du processus S2P, des données sont collectées et gérées à des fins d'analyse, ce qui permet d'optimiser les décisions futures en matière d'approvisionnement et les stratégies d'achat. Divers mécanismes doivent être mis en œuvre pour garantir la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes et pour gérer les risques associés à la chaîne d'approvisionnement et aux activités d'achat.
Une gestion efficace du S2P permet d’optimiser les dépenses, de renforcer les relations avec les fournisseurs et d’améliorer les performances globales en matière d’approvisionnement. Lisez cet article pour en savoir plus sur le processus S2P.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay, également appelé P2P, est une partie spécifique du processus d’approvisionnement qui implique la commande, l’achat, la réception et le paiement de biens et de services. Il s’agit d’un sous-ensemble du processus S2P, plus large, qui se concentre sur la seconde moitié du cycle d’Achat.
Les 8 étapes clés du processus P2P :
| Demande d’Achat | Création d’une demande d’achat comprenant les détails des articles requis, la quantité et l’objet de l’achat. |
| Réception et inspection | Inspection et vérification des marchandises reçues par rapport au bon de commande et aux conditions contractuelles afin de garantir la qualité et la conformité. |
| Approbation | L’examen et l’approbation de la demande permettent de s’assurer qu’elle est légitime et conforme au budget et aux exigences de l’entreprise |
| Création du bon de commande (PO). | Création d’un document officiel pour le fournisseur détaillant les spécifications de la commande (c’est-à-dire les quantités, les descriptions, les prix et les dates de livraison). |
| Exécution de la commande | Le fournisseur accuse réception de la commande et livre les biens ou les services. |
| Traitement et rapprochement des factures | Traitement et vérification des factures du fournisseur, en veillant à ce qu’elles soient conformes aux bons de commande et aux conditions contractuelles. |
| Traitement des paiements | Approbation et traitement des paiements fournisseurs |
| Dossiers | Enregistrement de tous les documents et détails des transactions à des fins de comptabilité et d’audit. |
Le processus P2P est essentiel pour garantir que les achats sont effectués de manière efficace, économique et conforme aux politiques de l’entreprise et aux réglementations externes. Il implique une coordination étroite entre les services d’approvisionnement, de finance et de réception. Lisez cet article pour en savoir plus sur le processus P2P.
Principales différences entre le Source-to-Pay et Procure-to-Pay
Le processus Procure-to-Pay est souvent confondu avec le processus Source-to-Pay, principalement parce qu'ils sont étroitement liés et que leurs éléments se chevauchent. Les deux processus traitent de l'acquisition, de l'achat et du paiement de biens et de services.
Le processus P2P se concentre davantage sur la phase transactionnelle de l'approvisionnement, depuis l'identification d'un besoin spécifique pour un produit ou un service jusqu'au paiement du fournisseur. Le processus S2P est plus complet et comprend le processus P2P et des éléments stratégiques supplémentaires tels que l'identification des fournisseurs potentiels, l'analyse du marché et la gestion globale des relations avec les fournisseurs.
Voici sept différences essentielles entre S2P et P2P :
- Champ d’application : Le processus S2P est un processus de bout en bout qui va de l’identification des besoins au paiement, tandis que le processus P2P se concentre plus étroitement sur les aspects transactionnels de la passation de marchés.
- Orientation stratégique et opérationnelle : Le S2P implique des activités stratégiques telles que l’analyse de marché, l’évaluation des fournisseurs et la négociation des contrats, tandis que le P2P est plus opérationnel et concerne la commande, la réception, la facturation et le paiement des biens et des services.
- Gestion des relations avec les fournisseurs : Le S2P inclut la gestion des relations avec les fournisseurs, dans le but d’établir des relations à long terme avec eux. Le P2P n’inclut généralement pas la gestion des relations à long terme avec les fournisseurs.
- Gestion des contrats : Le S2P inclut la négociation et la gestion des contrats en tant qu’élément clé, alors que P2P commence après que les contrats ont déjà été conclus.
- Analyse de marché : Contrairement au P2P, le S2P implique la réalisation d’analyses de marché afin de trouver et d’évaluer les fournisseurs potentiels.
- Utilisation d’outils et de technologies : Le S2P nécessite des outils d’analyse de marché, d’évaluation des fournisseurs et de gestion des contrats, tandis que P2P utilise des logiciels d’achat, des systèmes de facturation et des outils de traitement des paiements.
- Impact sur la stratégie de l’entreprise : Le S2P a un impact direct sur la stratégie globale de l’entreprise en influençant la manière dont les biens et services sont achetés. Le P2P a une incidence sur l’efficacité et l’efficience de la fonction Achats, mais a un impact moins direct sur la stratégie globale de l’entreprise.
Savoir par où commencer : S2P complet ou P2P
Même si l'on se concentre sur le P2P, la meilleure pratique consiste à examiner les implications ou les besoins futurs du processus S2P complet. Certaines organisations peuvent présenter d'énormes lacunes dans leur processus P2P, ce qui se traduit par des économies perdues et des coûts de processus élevés. Pour elles, il est logique de commencer par le processus P2P, mais cela ne signifie pas que le processus en amont (le S2C) doit être ignoré.
Le choix entre le Source-to-Pay et le Procure-to-Pay dépend largement des besoins de l'entreprise et de son stade de transformation. Certaines choisissent de commencer par une initiative S2P complète, tandis que d'autres, satisfaites de leur processus S2C, choisissent de se concentrer sur le P2P. Il est essentiel d'évaluer les objectifs spécifiques de l'entreprise pour décider de l'approche qui correspond le mieux à la stratégie d'achat et aux objectifs de l'entreprise.
Les logiciels S2P et P2P d’Ivalua
Ivalua propose une plateforme Source-to-Pay complets mais aussi une solution Procure-to-Pay qui répondent à un large éventail de besoins des entreprises en matière d’achats :
- La plateforme S2P d’Ivalua englobe l’ensemble du cycle des achats et des fournisseurs, en digitalisant l’ensemble du processus S2P pour tous les achats et les fournisseurs. La solution est conçue pour fournir des informations stratégiques sur les processus d’approvisionnement, permettant aux équipes de générer plus de valeur pour l’entreprise. La solution Source-to-Pay d’Ivalua offre une visibilité, une collaboration et une adaptabilité sans précédent aux responsables des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Il aide les entreprises à gérer efficacement leurs relations avec les fournisseurs, à négocier de meilleurs contrats et à optimiser l’ensemble de leurs dépenses. Voir une démonstration du logiciel S2P d’Ivalua.
- La solution P2P d’Ivalua se concentre sur la rationalisation des aspects transactionnels de l’approvisionnement, en simplifiant les processus d’achat de biens et de services et la gestion des factures et des paiements. Elle offre un traitement automatisé des factures, des bons de commande électroniques et un traitement efficace des paiements pour permettre un processus d’achat plus fluide et plus rapide.
Les solutions S2P et P2P d'Ivalua sont réputées pour leurs interfaces conviviales et leurs capacités d'intégration, ainsi que pour leur aptitude à s'intégrer de manière transparente dans l'infrastructure informatique existante d'une entreprise. Elles améliorent la collaboration et la transparence, en donnant à toutes les parties prenantes du processus d'achat un accès immédiat et sécurisé aux informations dont ils ont besoin.
P2P ou S2P, Ivalua répond à vos besoins
Avec Ivalua, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations d'achat avec un logiciel de P2P ou adopter une approche plus stratégique et globale avec une plateforme S2P complète. Ces deux solutions sont conçues pour améliorer l'efficacité, garantir la conformité et fournir des informations précieuses. Chez Ivalua, nous nous engageons à répondre aux divers défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière d'achats.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une plateforme Source-to-Pay peut aider votre entreprise ? Téléchargez la feuille de route stratégique de Gartner pour la mise en place d’un Source-to-Pay
