Intake Management
Coordination et exécution des achats assistées par l’IA
Révolutionnez la gestion des demandes d’achats : gagnez en clarté, efficacité et conformité
Vous en avez assez du désordre qui règne autour des demandes d’achats ?
Pour les équipes d’achats, chaque jour ressemble à une bataille : jongler avec des demandes imprécises, provenant de multiples canaux (emails, formulaires variés, etc.), sans format standardisé ni informations complètes. Résultat : un chaos administratif qui complique la priorisation et ralentit le traitement.
De leur côté, les collaborateurs qui soumettent ces demandes se retrouvent souvent perdus : quelles étapes suivre ? Quelles données fournir ? Où en est leur demande ?
Découvrez comment moderniser vos processus pour simplifier les demandes, fluidifier leur gestion et garantir une conformité optimale.
Simplifier le cycle de réception avec Ivalua
La solution Intake Management d’Ivalua redéfinit la gestion des demandes d’achats. Grâce à l’expérience interactive et à l’IA générative IVA, chaque demande est traitée avec :
- Saisie précise : Éliminez les informations manquantes et les incohérences.
- Priorisation efficace : Concentrez-vous sur ce qui compte le plus et répondez rapidement aux besoins essentiels.
- Coordination fluide : Rationalisez les échanges entre systèmes pour réduire les tâches manuelles et les erreurs.
Quels sont les avantages pour l’organisation ?
- Visibilité totale : Les équipes achats et les collaborateurs suivent en temps réel le statut des demandes, mettant fin au stress du « trou noir ».
- Processus accélérés : Gagnez en rapidité sur les achats pour une exécution et une livraison optimisées, boostant ainsi la rentabilisation.
- Niveaux de service améliorés : Renforcez la collaboration, offrez une meilleure expérience aux employés et augmentez leur satisfaction.
PRINCIPAUX CAS D’UTILISATION
Gestion des risques et performances fournisseurs
Demander un nouveau fournisseur ou une évaluation des risques n’a jamais été aussi simple. Cette approche facilite l’intégration des fournisseurs tout en réduisant les risques opérationnels, pour une gestion plus efficace et sécurisée.
Sourcing
e processus de sourcing est digitalisé et centralisé, offrant une visibilité accrue et renforçant la collaboration avec les clients internes et les PME. Chaque demande peut être suivie et gérée de manière transparente, garantissant une exécution optimale.
Gestion des contrats
Il est possible de demander un nouveau contrat ou une assistance juridique tout en assurant une passation des marchés simple et efficace. Cette solution offre une transparence totale sur l’état d’avancement et les délais.
Achats
Les demandes d’achat de produits et services sont facilitées grâce à un flux de travail coordonné et dynamique. Cette méthode garantit de sélectionner les produits adaptés auprès des meilleurs fournisseurs.
Toutes les demandes
Que ce soit pour des questions ou des besoins liés à l’informatique, aux ressources humaines, ou à d’autres domaines, la solution Intake offre une coordination fluide. Grâce à l’IA générative et à l’intégration flexible, les flux entre systèmes sont optimisés pour répondre à chaque besoin.
Coordination et exécution des demandes : des processus simples, interactifs et conformes
Transformez votre organisation en simplifiant les politiques, en optimisant la coordination des processus et en renforçant la conformité des dépenses. Boostez l’engagement et la satisfaction des employés tout en réduisant les risques et en maximisant la valeur de votre infrastructure technologique existante.
Simplifier l’engagement des employés dans les achats
- Centraliser toutes les demandes et questions sur un seul point d’accès, disponible depuis n’importe quel appareil.
- Des processus d’achats rationalisés, interactifs et guidés par l’IA Gen.
- Collaboration centralisée avec les membres de l’équipe de soutien et transparence de l’état d’avancement.
Visibilité des processus et conformité sans faille
- Transparence sur l’ensemble du cycle de vie du processus, quel que soit le système.
- Éliminez les tâches manuelles, les risques et les fraudes en veillant à ce que toutes les demandes suivent des processus gérés et conformes.
- Engagez automatiquement les bonnes personnes et les bonnes équipes de support en fonction du type de demande, des seuils, des notes de risque, de la catégorie de dépenses, etc.
Écosystème transparent et coordination des données
- L’automatisation des flux de travail guide les processus dans tous les systèmes.
- Coordination intelligente des processus assistée par l’IA qui maximise la valeur de l’infrastructure technologique existante.
- Intégration facile et extensibilité des cas d’utilisation grâce à des outils OOTB à faible code ou sans code.
Gérez tous vos fournisseurs et dépenses sur une seule plateforme
Réception simplifiée par l’IA générative
- Une expérience fluide pour vos employés
Un point d’accès centralisé et un chat interactif pour toutes les demandes, piloté par l’IA.
- Un hub unique et adaptable
Garantissez une exécution fluide pour chaque type de demande, grâce à des processus intégrés et guidés.
Collaboration et transparence optimisées
- Des statuts clairs pour plus d’efficacité
Offrez des statuts de demande accessibles et des outils collaboratifs qui renforcent l’engagement des équipes.
- Une exécution connectée au S2P
Garantissez une exécution fluide pour chaque type de demande, grâce à des processus intégrés et guidés.
Gestion intelligente des demandes et des dépenses
- Simplifiez la réception et la gestion
Capturez les demandes, optimisez leur tri et assurez une gestion conforme des dépenses secondaires.
- Des analyses au service de la performance
Identifiez et résolvez les goulets d’étranglement, tout en découvrant de nouvelles opportunités pour maximiser l’impact des processus.
- L’analytique au service de la satisfaction et de la valeur
Tirez parti de l’analyse pour suivre, identifier, contrôler et éliminer les goulets d’étranglement. Identifiez des possibilités d’amélioration de la valeur et de l’impact.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’un processus de réception ?
C’est le système par lequel une organisation reçoit, trie, clarifie, et achemine les demandes des employés jusqu’à leur exécution.
Le logiciel Intake Management, c’est quoi ?
C’est un point d’entrée unique permettant de saisir, trier, et gérer les demandes. Il coordonne les flux de travail entre systèmes pour exécuter les demandes et couvre des étapes comme la gestion des fournisseurs, le sourcing, les contrats et les paiements.
Quelles sont les étapes du processus de gestion des réceptions ?
Le processus de gestion des réceptions commence par une demande de la part d’un employé, parfois appelée « saisie de la demande ». L’étape suivante consiste à trier ou à évaluer la demande, ce qui peut se faire de deux manières – soit avec un flux de travail automatisé géré par l’IA générative et/ou des métadonnées et des « règles » telles que le type/les seuils, etc. soit par le personnel chargé des achats qui joue un rôle dans l’évaluation de la ligne de conduite à adopter. Une fois le processus déterminé, le système coordonne le flux de travail entre les différents systèmes et processus, garantissant ainsi l’exécution ou la satisfaction de la demande. Le dernier élément du processus concerne la transparence, tant en termes d’accès au statut de chaque demande pour les utilisateurs concernés qu’en termes d’accès aux tableaux de bord et aux analyses au niveau de la direction.
Quels sont les avantages de l’utilisation du logiciel Intake Management ?
Le logiciel Intake Management offre aux employés une expérience de réception des demandes simplifiée, guidée et transparente, tout en fournissant aux équipes chargées des achats et du soutien des capacités efficaces de gestion et d’exécution des demandes. Ces solutions offrent des capacités de collaboration et de transparence à tous les utilisateurs. Elles améliorent également le respect des politiques, des processus, des contrats existants et des stratégies. Enfin, ces solutions offrent des capacités de coordination et d’intégration des achats permettant des processus et des flux de données simples ou complexes entre les différents systèmes qui peuvent être nécessaires à l’exécution ou à la satisfaction d’une demande.
Ressources liées
Fiche technique d’Intake Management
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