Pourquoi faut-il digitaliser son processus Source-to-Pay ?

par Vishal Patel

Dans un environnement économique particulièrement concurrentiel, les entreprises ne peuvent se priver d’une solution complète de Source-to-Pay (S2P) afin de réduire les coûts, renforcer la relation avec les fournisseurs, gérer le risque et avoir une meilleure visibilité globale des dépenses et de la chaîne d’approvisionnement.

Une plateforme complète de Source-To-Pay est aujourd'hui un élément incontournable du système d'information d'une entreprise. A l'instar d'un CRM qui gère tout ce qui concerne vos clients, une solution S2P se concentre sur la gestion de vos fournisseurs. C'est un outil essentiel pour toute entreprise souhaitant rationaliser ses achats, mieux gérer ses  dépenses et ses fournisseurs, et améliorer l'efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que le Source-to-Pay ?

Le processus de Source-to-Pay en tant que tel est assez vaste puisqu'il couvre la plupart, sinon tous les aspects liés à l'approvisionnement, du moins en termes de processus et de technologie. Le S2P est un processus de bout en bout, qui englobe toutes les activités entre une entreprise et ses fournisseurs. Il débute avec l'identification des fournisseurs répondant le mieux à un besoin, le partage des exigences et l'évaluation des offres, la sélection du fournisseur le plus approprié, la négociation des conditions d'achat et la contractualisation avec le fournisseur retenu. La phase aval du processus, aussi connue sous le nom de "Procure-to-Pay", comprend la commande des biens ou des services, leur réception, la facturation et se clôture avec le paiement des fournisseurs.

Le Source-to-Pay est traditionnellement scindé en deux parties : les activités en amont et celles en aval. L’amont couvre toutes les activités stratégiques liées aux achats : l’analyse des dépenses, le sourcing et la gestion des contrats et des fournisseurs (qui inclut l’étude de ces derniers et la gestion du risque et de la performance). Les activités aval comprennent l’e-procurement (ou achats électronique), les bons de commande, l’automatisation des factures, la comptabilité fournisseurs  et le paiement.

Les 7 étapes du Source-to-Pay

Le Source-to-Pay est un cycle interconnecté qui donne aux acheteurs le moyen de générer de la valeur au sein de leur activité. Cette série de tâches sophistiquées permet aux entreprises de réaliser des gains d'efficacité et de maximiser leurs profits de façon beaucoup plus importante.

• Analyse des dépenses : Pour les services achats, la compréhension des dépenses est une étape clé leur permettant de savoir à qui ils achètent, ce qui est acheté et à quel prix, si ce sont des achats hors contrat ou non, etc.
• Sourcing : C’est le plus souvent la première étape dans la création de valeur pour les achats. Que ce soit dans le cadre d’une analyse de données ou à la suite d’une demande spécifique, il est nécessaire de mettre en place une démarche de sourcing. Le but est d’inviter divers fournisseurs à répondre à un besoin en lançant un appel d’offres à l’issue duquel un ou plusieurs fournisseurs sont alors sélectionnés et se voient attribuer le marché.

• Gestion des fournisseurs : Elle constitue la base du Source-to-Pay avec l’intégration des fournisseurs, la gestion des informations, des risques et des performances tout au long du cycle de vie de la relation fournisseurs. L’ensemble des étapes du processus S2P sont liées aux fournisseurs d’une manière ou d’une autre et il est important de disposer d’une vue à 360 degrés de ces partenaires et d’un accès à leurs données. Sont également inclus dans cette étape les plans d’amélioration des fournisseurs, les plans d’innovation et la collaboration globale avec les fournisseurs.
• Gestion des contrats : C’est l’étape qui assure le lien entre les activités en amont et celles en aval, la phase où la valeur commence à être créée. Les contrats régissent la relation entre acheteur et fournisseur ; aussi la gestion des contrats est une étape essentielle permettant de renseigner la suite du processus, le Procure-to-Pay.
• eProcurement : C’est la première partie du processus de Procure-to-Pay, de la naissance du besoin pour un bien ou un service au sein de l’entreprise jusqu’au paiement, avec différents jalons : l’approbation de l’achat, la sélection du fournisseur (idéalement un fournisseur déjà référencé), l’envoi d’un bon de commande, la réception du bien ou du service, sans compter toutes les étapes intermédiaires, parfois nombreuses. L’eProcurement est également générateur de valeur lorsque les conditions préférentielles sont négociées lors de la recherche de fournisseurs et si l’achat se fait réellement dans ces conditions.
• Facturation : C’est la partie la plus importante du processus pour le fournisseur, se faire payer. Plusieurs éléments entrent en compte dans la comptabilité fournisseurs : la façon dont le fournisseur adresse sa facture, la façon dont elle est reçue,  examinée et validée par le service comptable (en regard du bon de commande, du reçu et des exigences fiscales) et le processus d’approbation suivi par cette  facture pour être payée.
• Paiement : En dernier lieu, intervient le paiement en tant que tel. Il s’agit d’un processus traditionnellement externe au S2P mais qui tend de plus en plus à en faire intégralement partie. Ce processus gère l’exécution du paiement, en donnant des instructions à la banque ou au prestataire de services de paiement, et en réconciliant le tout avec la facture, la commande, etc.

Les avantages du Source-to-Pay

Le marché des solutions S2P a évolué de façon significative ces dernières années, jusqu'à devenir une composante essentielle des stratégies achats de la plupart des entreprises. Cette importance croissante est en partie due à la valeur potentielle que les solutions S2P peuvent générer pour les services achats et pour les entreprises. Même dans le cadre d'une démarche de transformation digitale partielle, ne portant par exemple que sur la phase de Procure-to-Pay, il est important de prendre en compte les conséquences sur l'ensemble du processus S2P. La valeur peut être considérable dans le cas d'un processus S2P étroitement intégré, dans lequel les données sont facilement mises à jour, les workflows liés les uns aux autres, et avec des analyses s'étendant à tous les domaines de processus.

La mise en place d’un processus efficace et automatisé de Source-to-Pay présente de nombreux avantages tels que:

Voici quelques précisions sur les bénéfices associés à une solution de Source-to-Pay :

1. Réduction des coûts : Un des principaux avantages d’une solution S2P est la capacité à identifier des domaines où des réductions de coûts sont possibles et à mettre en place un plan pour réaliser ces économies. Le fait d’avoir visibilité sur les modèles de dépenses, sur la demande, sur la performance des fournisseurs et sur les marchés d’approvisionnement permet d’identifier de nouvelles opportunités.
2. Gestion des dépenses : Les solutions S2P aident les équipes achats à mieux gérer la part des dépenses sous contrat de l’entreprise. Cela peut se faire en automatisant les processus de sourcing et de gestion des contrats, permettant ainsi de s’assurer que davantage de dépenses entrent dans le processus S2P, incluant les dépenses directes en matériaux.
3. Temps d’intégration des fournisseurs : Le S2P peut considérablement réduire le temps consacré à l’intégration des nouveaux fournisseurs. En automatisant les processus d’enregistrement et de qualification des fournisseurs, les équipes achats peuvent ainsi plus rapidement évaluer et intégrer certains types de fournisseurs, tout en faisant preuve de plus de diligence pour d’autres.
4. 360° fournisseurs : Les solutions S2P peuvent aider à rassembler et à maintenir une source unique et fiable concernant les informations et les activités des fournisseurs, et qui vient alimenter tous les autres processus d’approvisionnement avec des informations en temps réel.
5. Efficacité des processus : Les solutions S2P permettent d’automatiser des processus à l’origine manuels et ainsi de réduire le temps dédié à la réalisation des activités liées aux achats comme l’approbation des demandes d’achat, les appels d’offres, la création de contrats, la vérification des factures, et bien plus encore.
6. Conformité : Les solutions S2P permettent de garantir la conformité avec les politiques et les procédures de l’entreprise, ainsi qu’avec les réglementations en vigueur et ce, en automatisant le processus d’approbation et de documentation des activités d’approvisionnement.

Globalement, les services achats ont donc tout intérêt à faire reposer leur processus de Source-to-Pay sur une technologie solide afin de continuer à générer de la valeur pour leur entreprise. Dans le contexte actuel, cela est d'autant plus essentiel que les entreprises doivent faire face à l'inflation, aux risques liés aux tiers, aux exigences ESG tout en veillant à la continuité de l'approvisionnement.

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Comment créer plus de valeur et de façon durable dans votre processus Source-to-Pay

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