Dans l’environnement économique actuel, marqué par l’inflation, les perturbations des chaînes d’approvisionnement et la volatilité des marchés, le processus Procure-to-Pay (P2P) devient un levier stratégique essentiel pour la fonction achats.
Dans cet article, nous allons découvrir les avantages de la digitalisation du processus P2P et comment réussir cette transformation digitale.
Points clés à retenir – Transformation digitale du P2P (Procure-to-Pay)
- Le P2P (Procure-to-Pay) est un levier stratégique pour garantir productivité, conformité et résilience en période d’incertitude. 53% des CPOs prévoient des investissements majeurs dans la transformation digitale cette année.
- Une solution P2P efficace améliore la visibilité sur les dépenses, sécurise la trésorerie et simplifie la gestion des fournisseurs.
- Pour réussir une transformation P2P, il faut anticiper les freins internes, impliquer les utilisateurs finaux et garantir la cohérence des processus.
Pourquoi le Procure-to-Pay (P2P) joue un rôle central dans un contexte de crise
Dans un contexte marqué par les disruptions mondiales, les tensions commerciales et les conséquences du changement climatique, les entreprises doivent faire preuve de plus d’agilité que jamais. La maîtrise des dépenses et la réduction des coûts sont actuellement au cœur des préoccupations des CPOs.
Un processus P2P optimisé permet une visibilité accrue sur toutes les dépenses, du bon de commande au paiement final. Cela aide les entreprises à identifier et à éliminer les dépenses superflues, à négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs grâce à une vision consolidée des achats, et à bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé.
L’automatisation des processus P2P réduit également les coûts et les délais de traitement des factures et les risques d’erreurs, contribuant directement à une meilleure santé financière.
La digitalisation du cycle Procure-to-Pay devient ainsi un levier essentiel pour renforcer la résilience, piloter les dépenses avec précision et sécuriser les chaînes d’approvisionnement.
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Achats en mutation : répondre aux attentes dans un contexte instable
Les avantages d’une solution Procure-to-Pay performante vont bien au-delà de la productivité : elle contribue à une expérience d’achat fluide et intuitive, attendue désormais par les collaborateurs. La montée en puissance des technologies propulsées par l’IA générative transforme radicalement les achats. Selon un rapport récent d’Ardent Partners, l’Intelligence Artificielle rend les processus P2P plus intelligents, rapides et stratégiques que jamais.
Les dernières innovations technologiques permettent également de gérer et orchestrer efficacement les demandes d’achat internes. Une solution comme Intake Management d’Ivalua par exemple, simplifie les achats en mode ‘self-service’, renforce la conformité automatisée et libère les équipes d’achats de tâches redondantes.
Les directions Achats les plus avancées suivent la satisfaction des utilisateurs via des KPI dédiés, et savent que l’efficacité passe aussi par la simplicité d’usage.
Le Procure-to-Pay comme levier pour les objectifs RSE et la maîtrise des risques
La technologie P2P favorise également la réalisation d’économies en simplifiant et en garantissant le respect des contrats et des réglementations en vigueur et à venir . Cette conformité s’avère à son tour propice à la concrétisation d’autres objectifs à l’échelle de l’entreprise.
Par exemple, la réduction de l’empreinte carbone ou la prévention du travail des enfants tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Ce sont des objectifs RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) qui dépendent de la capacité à orienter les achats vers des fournisseurs dont les pratiques ont été vérifiées. Cette logique améliore en outre la gestion des risques fournisseurs.
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Une priorité croissante pour les grandes entreprises
À la lumière de ces avantages, il n’est guère étonnant que la digitalisation du Procure-to-Pay se soit récemment hissée au rang des priorités chez la plupart des grandes entreprises.
Selon une étude récente d’Ardent Partners “2025 State of Source-to-Pay Digitization: Key Insights for CPOs” plus de la moitié des professionnels des achats interrogés dans le cadre de l’enquête indiquent avoir l’intention d’investir dans les technologies d’approvisionnement en 2025. 53 % d’entre eux déclarent même une augmentation de leur budget pour cette année.
De plus, pour ceux qui ont déjà franchi le cap de la digitalisation du P2P, 35 % ont fait le choix d’intégrer des suites complètes Procure-to-Pay (P2P) afin de structurer et mieux contrôler leurs dépenses.
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Identifier les pièges de la transformation P2P
Alors, comment éviter les pièges et récolter les fruits de cette promesse ? Il faut d’abord avoir conscience que les obstacles varient selon les étapes de la transformation : c’est essentiel pour anticiper les problèmes les plus courants.
Le facteur humain y joue un rôle majeur. Les entreprises ayant des difficultés au lancement sont principalement entravées par le manque de soutien de la direction, puis par la mobilisation du budget nécessaire/des ressources suffisantes. Il est crucial de convaincre la direction et de communiquer efficacement, le plus largement possible, sur les bénéfices attendus et le soutien indispensable des clients internes (p. ex. le service informatique).
Je n’insisterai jamais assez sur ce point. Les éditeurs peuvent appuyer les argumentaires et les démonstrations selon les besoins, et ce, dès les premiers pas.
Assurer l’adoption de votre solution Procure-to-Pay
Au fil de l’avancement du projet, le principal défi concerne l’adoption ; à la fois par vos fournisseurs et par vos employés. Le vrai moteur d’un onboarding rapide et généralisé des fournisseurs, c’est la simplicité : absence de frais, activité illimitée, aucune condition à accepter, connexion aisée assortie d’options flexibles répondant aux préférences des fournisseurs.
Rien ne doit susciter des inquiétudes, le besoin de faire des vérifications auprès de services juridiques ou un désir de vous appeler pour se plaindre ou poser des questions. Cette approche a permis à diverses entreprises d’intégrer 99% de leurs fournisseurs en peu de temps.
C’est notamment le cas du Crédit Agricole qui a réussi à onboarder 60 000 + fournisseurs en très peu de temps.Sylvie Robin Romet, Chief Procurement Officer, explique “Nous avons un fort partenariat avec Ivalua, durable et générateur de valeur. Grâce à Ivalua nous avons atteint 100% de digitalisation sur l’ensemble des processus achats et avons pu générer des économies phénoménales.”
L’adoption des utilisateurs fait l’objet de toutes les attentions, mais reste un enjeu délicat. J’ai l’impression qu’un trop grand nombre d’entreprises simplifient à l’excès les facteurs en jeu, en se focalisant sur l’interface utilisateur. S’il est effectivement important d’avoir une IU moderne, cela ne suffit pas. La clé réside dans le contenu : aussi optimisée soit-elle, l’interface ne sert à rien si les utilisateurs ne trouvent pas ce dont ils ont besoin.
Dans le cas de l’adoption des fournisseurs à une plateforme, les fonctionnalités tels que les outils d‘IA (assistants, bots) et l’achat guidé contribuent à faire le lien entre les utilisateurs et les biens ou services recherchés. En outre, la possibilité de comparer les contenus côte à côte dans l’interface, quelle que soit la source (catalogues hébergés, site des fournisseurs ou places de marché), offre aux employés une expérience eprocurement classique qu’ils attendent.
Naturellement, l’intégration transparente des contacts s’avère elle aussi essentielle. C’est l’une des raisons pour lesquelles les éditeurs ont cherché à acquérir ou à concevoir au plus vite des suites Procure-to-Pay complètes.
Et n’oublions pas l’importance de la formation, de la mise à disposition de guides utilisateurs clairs et intelligibles ainsi qu’un support client efficace.
Réduire la complexité grâce à une technologie P2P intelligente et intuitive
Par ailleurs, la technologie doit parvenir à masquer la complexité organisationnelle. Ironiquement peut-être, cela nécessite parfois des fonctionnalités plus avancées et une flexibilité accrue. Par exemple, les utilisateurs au sein d’une banque mondiale devaient sélectionner des codes comptables dans de longues listes pour satisfaire aux différentes exigences locales en vigueur, ce qu’ils trouvaient beaucoup trop fastidieux.
Grâce à la configuration dans Ivalua d’un assistant guidé capable d’attribuer automatiquement les codes corrects sur la base de questions simples et du profil des utilisateurs, cette immense source de complexité organisationnelle n’est plus visible.
Une expérience utilisateur uniforme, quelle que soit la catégorie d’achat
Pour finir, afin d’éviter toute confusion chez les employés, il est important d’offrir une expérience uniforme, quels que soient les biens ou les services achetés, y compris les biens indirects, les services complexes, les matières directes, etc. Cela doit également concerner les catégories complexes qui représentent peut-être une part mineure des dépenses, mais monopolisent les employés de manière disproportionnée.
Dans ce cas, il est souvent nécessaire de configurer des flux de travaux uniques, ce qui s’avère impossible dans bon nombre de systèmes. D’où l’importance de la flexibilité pour maximiser la valeur et optimiser l’adoption.
Conseils et bonnes pratiques pour réussir une transformation digitale Procure-to-Pay
Pour garantir une adoption maximale, une utilisation efficace et le meilleur retour sur investissement de votre solution P2P, certains pièges (évoqués plus haut) sont à éviter. Il est également essentiel de garder à l’esprit quelques bonnes pratiques et indicateurs clés de performance.
En voici les principaux à retenir :
Automatisation et au « sans contact »
Par « sans contact », il faut entendre des données électroniques et des transactions dont le rapprochement s’opère d’emblée et l’absence d’intervention humaine. Cet indicateur est au diapason des progrès accomplis en transformation digitale.
Des processus sans contact entièrement automatisés donnent lieu à une meilleure conformité des bons de commande (PO), à un traitement électronique et dématérialisé des factures, à des taux de rapprochement élevés et à davantage de ponctualité dans les règlements.
Cet indicateur a aussi une incidence sur la rapidité, la visibilité et les économies de coûts et est donc clé pour mesurer l’efficience et l’efficacité du processus Procure-to-Pay.
Écosystème de fournisseurs
Le nombre de fournisseurs que vous avez par catégorie de dépense reflète bien souvent la santé de votre e-procurement. Si une catégorie donnée comprend un trop grand nombre de fournisseurs, peut-être est-il temps de simplifier ou de négocier de meilleurs tarifs avec certains d’entre eux.
À l’inverse, s’en remettre à un nombre trop restreint de fournisseurs, c’est courir un risque. Les outils de sourcing peuvent vous aider à mieux évaluer et gérer vos fournisseurs et donc maîtriser cet indicateur. Découvrez des stratégies clés pour 2025 en termes de Gestion des fournisseurs.
Et si vous faisiez de vos relations fournisseurs le point de départ pour transformer vos Achats? Découvrez comment dans notre webinaire.
Paiements
Le règlement ponctuel des factures est un indicateur clé de la performance d’un processus Procure-to-Pay (P2P). Il reflète l’efficacité de la comptabilité fournisseurs et la réussite de son automatisation.
La capacité à payer dans les délais prévus montre que le service achats a négocié des conditions avantageuses pour l’entreprise, et que le service financier remplit efficacement son rôle dans ce cadre. Elle indique également que le flux de validation digital fonctionne correctement. Si cet indicateur est satisfaisant, il favorisera une collaboration durable avec les fournisseurs.
Un taux de rapprochement efficace
Si les montants des factures correspondent à ceux des bons de commande, comme prévu, tous les indicateurs laissent penser que l’opération est conforme. Pour garantir un taux de rapprochement initialement élevé, il est toutefois essentiel que les acheteurs internes et les fournisseurs externes respectent la procédure. Cela permet de mesurer le volume de factures validées via l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, sans délai ni intervention manuelle.
Les outils digitaux de gestion de facturation peuvent contribuer à générer des taux de rapprochement efficaces et faciliter un processus Invoice-to-Pay complet.
Visibilité des données
Les données électroniques sont essentielles pour disposer d’informations pertinentes à l’appui des prises de décision. Sans une vue à 360° des dépenses et des fournisseurs, ventilée par poste, les décideurs Achats voient leur portée et leur impact limités.
Les données sur les dépenses sont indispensables aux activités en amont. Elles proviennent principalement des transactions Procure-to-Pay. Il est donc crucial que votre processus recueille les informations adéquates, dans un format exploitable. Idéalement, cela doit se faire via une plateforme ou un logiciel e-achats unique, afin de simplifier le traitement des données.
Délai de validation des factures
Cet indicateur est important car si une facture n’est pas validée et donc payée à temps, vous risquez, par exemple, de passer à côté de certaines remises. Les factures pré-approuvées grâce aux bons de commande permettent de gagner du temps. En revanche, si moins de 50 % des factures sont conformes aux bons de commande, vous dépendez alors de la rapidité de votre entreprise à les approuver, anticiper leur paiement et profiter d’un éventuel escompte.
Un flux de validation digital à base de règles contribue à améliorer cet indicateur, à accélérer le processus, à profiter d’une remise, mais surtout à entretenir une relation gagnant-gagnant avec vos fournisseurs.
Conclusion
Le Procure-to-Pay est une composante essentielle du processus Achat. Aujourd’hui plus que jamais, la digitalisation du Procure-to-Pay peut aider les dirigeants à s’orienter sur le marché et à offrir une valeur croissante aux employés, aux fournisseurs, aux actionnaires et même au monde en général. Grâce à une démarche bien pensée et à la bonne technologie, les entreprises peuvent tirer la valeur promise du Procure-to-Pay.
FAQ sur le P2P (Procure-to-Pay)
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay ou P2P est une partie du processus d’approvisionnement qui implique la commande, l’achat, la réception et le paiement de biens et de services. Le P2P est sous-ensemble du cycle S2P. Le processus P2P est essentiel pour garantir que les achats sont effectués de manière efficace, économique et conforme aux politiques de l’entreprise et aux réglementations externes. Il implique une coordination étroite entre les services d’approvisionnement, de finance et de réception.
Quels sont les avantages d’une solution digitale Procure-to-Pay ?
Une solution digitale P2P offre plusieurs avantages comme :
- L’automatisation des processus pour réduire les risques d’erreur humaine.
- Une amélioration de l’efficacité avec des délais de traitement réduits.
- Une expérience utilisateur fluide grâce à des outils intuitifs comme les assistants guidés.
Quels sont les principaux défis de la transformation P2P ?
Les principaux défis dans la transformation P2P incluent :
- L’adoption par les utilisateurs et les fournisseurs, souvent due à une complexité perçue.
- Un manque de soutien de la direction dès les premières étapes.
- Une intégration inefficace des fournisseurs ou une interface utilisateur inadaptée.
Quels KPI surveiller pour évaluer les performances du P2P ?
Voici quelques indicateurs clés (KPI) P2P à suivre :
- Taux de rapprochement des factures.
- Ponctualité des règlements.
- Nombre de jours nécessaires pour approuver une facture.
- Visibilité des données relatives aux dépenses et fournisseurs.
Comment garantir une bonne adoption d’une solution Procure-to-Pay ?
Une approche centrée sur l’utilisateur est essentielle. Voici quelques conseils :
- Fournir une interface intuitive et des contenus pertinents pour les utilisateurs.
- Impliquer les fournisseurs dans le processus dès le début avec des intégrations simples et sans frais.
- Former et informer les équipes sur les bénéfices attendus.
