Maîtrisez le processus Invoice-to-Pay …

by Contributions du personnel

… Pour une efficacité maximale de votre équipe de Comptabilité fournisseurs !

Les performances de votre service de Comptabilité fournisseurs peuvent avoir un impact majeur à l’échelle de l’entreprise. Les dernières tendances révèlent qu’il est de plus en plus important, stratégiquement parlant, d’instaurer un processus Invoice-to-Pay transparent et efficace, géré par la Comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’externalisation a accru la dépendance des entreprises envers les fournisseurs sur le terrain de l’innovation. D’après une récente étude menée par Forrester, les principaux facteurs susceptibles d’inciter davantage un fournisseur à collaborer et à partager les innovations avec un client donné étaient la ponctualité et la visibilité des paiements. En parallèle, la pandémie de COVID-19 a renforcé la nécessité d’une gestion efficace de la trésorerie, dont le processus Invoice-to-Pay constitue un levier essentiel.

Qu’est-ce que le processus Invoice-to-Pay ?

Le processus Invoice-to-Pay englobe la réception, le traitement, puis le paiement d’une facture fournisseur. Toutefois, une facture n’est rien d’autre qu’une demande de paiement : c’est un fait que l’on a un peu trop tendance à oublier. Le rôle de la technologie est de faire en sorte que cette transaction soit simple, rapide et plus efficace, tant pour le fournisseur que pour l’équipe de la Comptabilité fournisseurs. Le traitement des factures a trop souvent été mis à l’écart, jugé comme un processus isolé en phase finale du cycle d’achat. Or, ce cycle commence avec un besoin, se poursuit avec la sélection et le recrutement d’un fournisseur (et éventuellement la commande d’articles), puis avec la réception de biens ou de services. Il se termine enfin par l’envoi d’une facture par le fournisseur.  Ainsi, chaque étape contribue à consigner des éléments de preuve sur lesquels l’équipe de Comptabilité fournisseurs pourra se fonder pour valider le paiement de cette facture. En reconnaissant la demande de paiement du fournisseur et en exploitant des données de qualité, les entreprises les plus performantes peuvent obtenir des taux élevés de traitement direct et d’automatisation. 

Élément à part entière du cycle d’achat, le processus Invoice-to-Pay se compose généralement des tâches suivantes :

Figure 1 : Les tâches utilisateur dans le processus Invoice-to-Pay

Il convient de décloisonner le traitement des factures, les allocations de budget et les paiements, de façon à ce que la Comptabilité fournisseurs fasse partie intégrante du cycle d’achat. C’est une démarche importante, car à chaque étape, des données sont recueillies, des fournisseurs sont intégrés et des livraisons sont acceptées. Grâce à la coordination de ces opérations, le processus Invoice-to-Pay devient plus performant. La réunion de ces trois étapes (traitement, allocation, paiement) avec les données issues du cycle d’achat crée ainsi un circuit de validation transparent capable de transformer la Comptabilité fournisseurs. Résultat, le paiement des factures est plus rapide, plus simple et respecte les échéances. 

Pour en savoir plus sur la valeur du processus Invoice-to-Pay, consultez notre livre blanc

Quels sont les avantages d’une solution Invoice-to-Pay ?

Une récente étude de The Hackett Group indique que les entreprises les plus performantes, ayant fortement automatisé la Comptabilité fournisseurs, économisent jusqu’à 54% sur les coûts de traitement des factures et ont un tiers d’effectifs de moins dans cette fonction. Néanmoins, il est possible de réaliser des économies supplémentaires en proposant aux fournisseurs des outils en libre-service, susceptibles de diviser par deux les coûts de gestion des données de référence.

La transformation du processus de la Comptabilité fournisseurs permet aux entreprises de créer une source incontestable de valeur, en termes de réduction des coûts de transaction, de traçabilité, et de meilleur contrôle de leurs délais de paiement. Toutefois, les entreprises particulièrement performantes ne se sont pas focalisées seulement sur l’e-Invoicing (facturation électronique) ou la gestion des factures, mais ont adopté une approche à plusieurs facettes. Elles ont notamment centralisé la réception des factures, numérisé toutes les transactions et mis en place un processus Invoice-to-Pay unique et optimisé à l’échelle de l’entreprise. À titre d’exemple, la solution Invoice-to-Pay a permis à Select Medical de traiter directement 96% des demandes de paiement.

Pour en savoir plus, téléchargez le rapport de The Hackett Group. 

Comment fonctionne la solution Invoice-to-Pay ?

Pour sauter le pas, et devenir un acteur ultra-performant capable d’aller au-delà du simple traitement de factures, il est nécessaire d’oublier l’approche analogique. Les équipes de la Comptabilité fournisseurs doivent adopter le digital et avoir une vision globale du cycle. De fait, le flux des factures reçues par la Comptabilité fournisseurs est de plus en plus complexe et difficile à contrôler. Cela est dû en partie au problème posé par la gestion de gros volumes de factures fournisseurs, qui sont désormais fusionnés avec les nouveaux réseaux numériques gouvernementaux. La solution est d’emboîter le pas aux acteurs les plus performants et de se concentrer sur l’autonomisation des fournisseurs et le rapprochement intelligent, ainsi que d’introduire la méthodologie agile de l’amélioration continue. C’est le niveau d’automatisation que le cabinet Gartner appelle « Advanced Accounts Payable Invoice Automation » (Automatisation avancée de la facturation de la Comptabilité fournisseurs) ou APIA. Nous avons articulé notre solution autour de ce concept, tout en maintenant notre approche plug & play permettant aux clients d’ajouter des modules à l’appui de chaque étape du processus. Cependant, nous avons conçu un flux de travaux prêt à l’emploi qui sous-tend l’ensemble de la méthodologie APIA.

Notre processus Invoice-to-Pay commence par la création de la facture par le fournisseur, dans le format de son choix, qu’il s’agisse d’un simple PDF ou d’une facture entièrement électronique. Lorsque la facture arrive au Centre de facturation (Invoice Hub), Ivalua effectue une vérification du fournisseur et valide la conformité fiscale du contenu avant de poursuivre le traitement. À ce stade, notre circuit de validation avancé vous permet même de définir des règles d’auto-validation pour vos fournisseurs. Grâce à cette fonctionnalité inédite, le fournisseur peut vérifier le contenu de sa facture, quel que soit le format : envoi par e-mail, téléchargement ou création dans un portail. Une fois la facture validée, notre moteur d’IA intégré rapproche automatiquement la facture avec un contrat, un bon de commande ou un reçu avant de confirmer le traitement fiscal et les allocations de budget. Si une interaction avec l’acheteur est nécessaire à un stade donné, elle est réalisée via un envoi d’e-mail, qui ne demande que peu d’interactions, ou via une interface mobile. Pour limiter les requêtes, le fournisseur peut consulter le statut de sa facture et même régler les problèmes avant d’en arriver au stade toujours coûteux du litige. Si une facture est considérée comme insatisfaisante, elle est alors mise en suspens ou rejetée. Si le fournisseur est inconnu, un nouveau circuit de validation peut être créé et le fournisseur obtient un compte gratuit en libre-service sur le portail, sans passer par un réseau tiers. 

La solution Invoice-to-Pay d’Ivalua transforme le processus de Comptabilité fournisseurs et constitue une source incontestable de création de valeur, en termes de réduction des coûts de transaction, de traçabilité et de meilleur contrôle des délais de paiement. C’est ce que confirment les données de la récente étude de The Hackett Group, intitulée Purchase-to-Pay Performance Study, qui indique que les entreprises ayant fortement automatisé la Comptabilité fournisseurs économisent 54% sur les coûts de traitement des factures et ont un tiers d’effectifs de moins dans cette fonction.

Pour en savoir plus sur la solution Invoice-to-Pay d’Ivalua, demandez dès aujourd’hui une démonstration sans obligation d’achat.

La solution Invoice-to-Pay d’Ivalua

Ivalua est considéré comme l’un des plus performants en matière de solutions Source-to-Pay (S2P) par les principaux analystes. Une fois l’automatisation avancée de la Comptabilité fournisseurs mise en place, vous pourrez vous focaliser sur l’ajout de fonctionnalités générant de la valeur supplémentaire : atténuation de la fraude à la facturation, respect de la conformité et augmentation des fonds de roulement de la chaîne logistique financière. Bienvenue dans la solution Invoice-to-Pay d’Ivalua !

Pour tout savoir sur notre solution “Invoice-to-Pay” (I2P), téléchargez la fiche Facturation et Paiements.