Si vous travaillez dans le domaine des achats, vous avez certainement déjà rencontré le terme "Source-to-Pay" ou "S2P". Il s'agit d'une façon de gérer l'ensemble du processus Achat, depuis l'identification d'un besoin jusqu'au paiement du fournisseur.
Cependant, le Source-to-Pay est plus qu’une simple série de processus !
C’est un moyen de créer de la valeur pour votre entreprise. Dans ce blog, nous définirons ce qu’est le Source-to-Pay, nous donnerons des exemples de ses avantages et nous expliquerons pourquoi le S2P peut être un avantage concurrentiel pour les équipes Achats.
Qu’est-ce que le Source-to-Pay ?
Le Source-to-Pay ou S2P est un processus de bout en bout qui comprend toutes les activités depuis la recherche des fournisseurs en biens et services jusqu’au paiement de ceux-ci. Il commence par l’identification des fournisseurs appropriés pour un des biens et/ou des services pour lequel vous avez un besoin.
La création d'un événement de sourcing sera alors nécessaire. Une fois avoir trouvé le fournisseur adéquat, il faudra négocier l'ensemble des conditions et la conclusion d'un contrat avec le fournisseur retenu, suivi du traitement des factures et l'exécution de leur paiement.
Tout au long du processus S2P, il est également nécessaire de gérer les informations relatives aux fournisseurs et d’évaluer les risques et les performances de ces derniers.
L’objectif ultime de Source-to-Pay est d’optimiser les processus d’achats, de minimiser les coûts et de s’assurer qu’une organisation reçoit les biens et les services dont elle a besoin en temps voulu et tout en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs.
Quelle est la différence entre Source-To-Pay et Procure-To-Pay?
Le processus Source-to-Pay (S2P) englobe le processus Procure-to-Pay (P2P). Le S2P couvre l’ensemble des activités d’achat, qu’elles soient stratégiques ou opérationnelles, tandis que le Procure-to-Pay se concentre davantage sur les activités opérationnelles. Ces deux processus jouent un rôle essentiel dans la gestion des activités d’achat d’une entreprise, mais ils se concentrent sur des étapes différentes du cycle d’achat.
Le Procure-to-Pay ou P2P, est la partie opérationnelle ou transactionnelle du d’achat qui permet à une entreprise de se procurer efficacement des biens et des services auprès de ses fournisseurs et de les payer.
Le processus Procure-to-Pay ou P2P comprend généralement cinq étapes (formulaires d’admission/de demande, demande d’achat, bon de commande, réception, facture et paiement) et plusieurs flux de travail d’approbation connexes.
Le Source-to-Pay et le Procure-to-Pay ne sont donc pas des processus distincts, mais le P2P est un sous-ensemble du S2P.
Les sept étapes du processus Source-to-Pay:
Le processus Source-to-Pay (S2P) se compose généralement de sept étapes principales :
Analyse des dépenses : La compréhension des dépenses est l’une des premières étapes que doit franchir l’organisation chargée des achats, en tant que facteur déterminant : Qui achète-t-on, qu’achète-t-on, combien achète-t-on, à quel prix achète-t-on, s’agit-il d’un contrat ou d’un contrat hors contrat, etc. Il s’agit également d’une activité permanente.
Gestion des fournisseurs : La base du Source-to-Pay, l’intégration des fournisseurs, la gestion des informations, des risques et des performances tout au long du cycle de vie d’une relation avec un fournisseur. Toutes les parties du processus S2P sont liées au fournisseur d’une manière ou d’une autre et il est essentiel de disposer d’une vue à 360 degrés et d’un accès aux données du fournisseur. Cela inclut également des activités supplémentaires telles que les plans d’amélioration et la collaboration globale avec les fournisseurs.
Recherche de fournisseurs : Cette étape repose sur l’analyse des données qui permet de découvrir les opportunités de sourcing ou les besoins de l’entreprise pour certains biens ou services. . Elle comprend des activités telles que la recherche de fournisseurs, la création d’un appel d’offres, l’analyse des réponses et des devis des fournisseurs et la sélection d’un ou de plusieurs fournisseurs.
Gestion des contrats : Après la recherche de fournisseurs, vient le contrat. Cette étape comprend la création et la rédaction du contrat, la négociation des termes et conditions et l’approbation finale. C’est à ce stade que les processus stratégiques et opérationnels se rejoignent. Le contrat régit la relation entre l’acheteur et le fournisseur, un processus essentiel pour éclairer le processus d’approvisionnement.
Approvisionnement : Une fois la recherche de fournisseurs et la passation de marchés terminées, l’étape de la passation de marchés commence. Au cours de cette phase, les parties prenantes internes remplissent des formulaires de demande ou des demandes d’achat pour demander les biens ou les services dont elles ont besoin, ou bien elles accèdent à un site de commerce électronique interne proposant des articles approuvés pour l’achat. Ces demandes sont souvent soumises à des processus d’approbation. Une fois approuvées, les commandes sont créées et envoyées aux fournisseurs pour formaliser les demandes, en spécifiant la quantité, le prix et les conditions d’achat.
Réception et facturation : Lorsque les biens ou les services sont reçus du fournisseur, cette étape consiste à vérifier qu’ils correspondent aux spécifications et aux quantités convenues. Les factures du fournisseur sont reçues et vérifiées pour s’assurer qu’elles correspondent aux bons de commande et aux biens ou services effectivement reçus. Les éventuelles divergences et exigences de conformité sont traitées au cours de cette étape.
Paiement et règlement : Après vérification des factures, les paiements sont traités et les fonds sont transférés au fournisseur en fonction des conditions de paiement convenues. Cette étape implique un rapprochement financier et la garantie que les factures sont payées avec exactitude et dans les délais.
Ces sept étapes du processus “du Source -to-Pay” aident les entreprises à gérer efficacement leurs activités d’Achats, à réduire les coûts, à entretenir les relations avec les fournisseurs et à garantir la conformité avec les politiques et les réglementations en matière d’achat.
Vous souhaitez approfondir vos connaissances sur le processus de paiement à la source ? Lisez notre "Guide du paiement à la source", qui examine les sept étapes essentielles du processus de paiement à la source.
Les avantages d’une technologie Source-to-Pay
L’implémentation d’une technologie de pointe Source-to-Pay (S2P) offre de nombreux avantages aux organisations, en leur permettant d’améliorer l’efficacité, la visibilité et le contrôle des dépenses.. Parmi les principaux bénéfices de l’automatisation du S2P figurent : des économies significatives, une efficacité accrue, une meilleure sécurisation des approvisionnements, une réduction des risques, une optimisation des performances et de meilleures relations avec les fournisseurs.Pour permettre aux équipes Achats d’avoir un vrai impact dans l’entreprise et ainsi devenir un atout stratégique, il faut choisir la bonne solution de gestion des achats. Découvrez nos 5 recommandations clé pour la sélection de votre logiciel d’Achats dans ce blog.
Créer de la valeur pour votre entreprise
Chez Ivalua, sommes convaincus que la mise en œuvre de stratégies de gestion des dépenses sur l’ensemble du processus Source-to-Pay est essentielle pour créer de la valeur pour votre entreprise.
Une solution Source-to-Pay offre une meilleure visibilité et une plus grande transparence sur l'ensemble du processus d'achat. Grâce à l'analyse complète devos dépenses, vous pouvez identifier précisément où sont alloués vos budgets et ainsi repérer des opportunités de réduction des coûts et d'optimisation de l'efficacité.
Chaque étape du processus S2P apporte ainsi une vraie valeur ajoutée.
Identification de la valeur : Comprendre l’ensemble de vos dépenses et découvrir des opportunités de création de valeur.
Création de valeur : Exécuter efficacement les stratégies d’approvisionnement et gérer les contrats contrats avec efficacité..
Capturer la valeur : Une expérience d’achat moderne et conforme, une facturation automatisée et des paiements intégrés.
Mesurer la valeur : Suivi des commandes, des informations contractuelles, des risques et des performances des fournisseurs.
Améliorer la collaboration avec les fournisseurs
Le processus Source-to-Pay (S2P) ne se limite pas à l’optimisation des approvisionnements, il constitue également un levier puissant pour renforcer la collaboration avec les fournisseurs, particulièrement face aux perturbations actuelles des chaînes d’approvisionnement.
Depuis la pandémie du Covid19, de nombreuses entreprises ont pris conscience de l'importance de développer des relations solides et durables avec leurs partenaires pour identifier rapidement les risques potentiels et les atténuer ensemble. Le but: rendre les chaînes d'approvisionnement plus résilientes dans un contexte de polycrise.
Une étude récente de McKinsey & Company, intitulée “Taking Supplier Collaboration to the Next Level”, a démontré que cette collaboration continue entre acheteurs et fournisseurs apporte des avantages significatifs : une croissance accélérée, des coûts d’exploitation réduits, et une rentabilité supérieure.
Les entreprises qui investissent dans des partenariats stratégiques avec leurs fournisseurs se positionnent ainsi de manière plus avantageuse sur le marché.
Les fonctionnalités collaboratives intégrées dans un logiciel S2P facilitent les échanges entre les acheteurs et les fournisseurs, grâce à des données en temps réel.
Cela permet une gestion proactive des fournisseurs, encourage l’innovation, et aboutit à des améliorations de processus, des économies de coûts et une qualité accrue des produits et services.
Pour l’entreprise Vallourec, les avantages d’une solution S2P comme celle d’Ivalua sont clairs:
- Suivi simplifié des dépenses par catégorie et fournisseur à l’échelle mondiale, pour un meilleur contrôle.
- Efficacité des processus améliorée pour les services partagés grâce à la numérisation.
- Meilleure coopération entre entités avec les mêmes fournisseurs ou besoins similaires.
- Intégration avec e-Attestations, un logiciel tiers de gestion des risques et de conformité de confiance.
Améliorer la conformité et la gestion du risque fournisseur
La conformité des achats est un sujet assez vaste qui englobe tous les aspects des achats, de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des relations avec les fournisseurs, en veillant à ce qu’ils soient conformes aux réglementations légales, aux directives éthiques et aux meilleures pratiques en matière de gestion des risques.
Les responsables des achats sont confrontés à de nombreuses responsabilités, allant de la gestion des relations et de l'atténuation des risques aux réglementations environnementales et fiscales. Contrôler efficacement tous les facteurs susceptibles d'affecter les performances financières de l'entreprise est en effet une tâche qui prend du temps.
La gestion des contrats en cours, la conservation des copies des contrats précédents, l'évaluation des risques contractuels et le respect des conditions représentent un travail considérable. Le logiciel Source-to-Pay (S2P) joue un rôle clé en garantissant la conformité des achats aux contrats, réduisant ainsi les risques de pénalités ou amendes imprévues.
Voici les points clés à prendre en compte pour gérer les risques fournisseurs :
- Gestion des risques fournisseurs : Identifier et classer les risques potentiels, qu’il s’agisse d’instabilité financière, de facteurs géopolitiques, de catastrophes naturelles ou de problèmes de qualité.
- Évaluation des fournisseurs : Noter les fournisseurs en fonction de leur profil de risque, en tenant compte de leur santé financière, réputation, performance passée et localisation.
- Collaboration avec les fournisseurs : Travailler en partenariat pour gérer les risques, améliorer les performances et innover ensemble.
- Diversification des fournisseurs : Réduire la dépendance à un seul fournisseur pour minimiser les risques de perturbation de la chaîne d’approvisionnement..
- Protections contractuelles : Intégrer des clauses de gestion des risques dans les contrats, comme des pénalités, des mécanismes de résolution de conflits et des plans de contingence.
- Visibilité de la chaîne d’approvisionnement : Améliorer la visibilité pour mieux suivre les flux de produits et surveiller les risques potentiels.
- Données et analyses : Exploiter les données et l’analyse pour obtenir des informations sur la performance et les risques des fournisseurs, afin de prendre des décisions éclairées.
Automatisation du processus Source-to-Pay
Avec autant de processus interconnectés dans le cycle Source-to-Pay, les silos de données peuvent devenir un obstacle majeur. Des processus d'approvisionnement fragmentés et des données dispersées entraînent des surcharges de travail inutiles.
Une plateforme S2P unifiée et connectée élimine ces points de friction, en simplifiant les flux de données et de travail. Ainsi, vos équipes Achats pourront se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.
Le logiciel Source-to-Pay offre une expérience utilisateur fluide et uniforme à chaque étape du processus S2P. Grâce à des données fournisseurs en temps réel et des flux de travail optimisés, il permet d'éliminer les tâches manuelles, d'automatiser de manière intelligente et d'améliorer la précision ainsi que l'efficacité.
Grâce à Ivalua, l’entreprise Thales a ainsi obtenu les bénéfices suivants: :
- Amélioration de la sécurité des données et de la conformité grâce à une solution sophistiquée de gestion des données
- Avantage concurrentiel durable: En apportant continuellement de la valeur à ses clients, Ivalua leur procure un avantage concurrentiel durable.
- Collaboration simplifiée avec les fournisseurs: La collaboration avec les fournisseurs est rationalisée et efficace avec Ivalua. Les équipes Thales gagnent ainsi du temps et des ressources précieuses, permettant de se concentrer sur les tâches essentielles et les initiatives stratégiques.
Conclusion
Une solution Source-to-Pay (S2P) peut être un véritable catalyseur de changement et vous aide à transformer la manière dont vous générez de la valeur pour votre entreprise. Découvrez comment le S2P dépasse les simples processus pour vous permettre de réduire les coûts, renforcer la conformité, favoriser la collaboration avec vos fournisseurs et accélérer l'automatisation. Libérez le potentiel transformateur du S2P et faites de votre succès en approvisionnement une réalité.
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