Rejoignez les héros de la Comptabilité fournisseurs automatisée

by Steve Carter

Quels obstacles empêchent votre équipe d’atteindre le summum de la performance ?

En cette période chaotique, devenir un champion de la Comptabilité fournisseurs automatisée peut paraître impossible au vu des perturbations des chaînes d'approvisionnement et de la hausse des coûts. Si la situation semble sans espoir, la lumière brillera au bout du tunnel si vous adoptez les bonnes stratégies de transformation en conjonction avec une solution Invoice-to-Pay. D'après les données récentes de Hackett Group, les équipes championnes de la Comptabilité fournisseurs obtiennent jusqu'à 54% de réduction des coûts sur le traitement des factures avec 2/3 des effectifs… mais ces économies sont-elles uniquement le fruit de l'automatisation ? Selon Nicolas Walden, chez Hackett, les choses sont un peu plus complexes. 

Dans un récent webinaire organisé par Ivalua, M. Walden a expliqué qu'il est indispensable d'instaurer une approche multifacette pour réussir. Les services de Comptabilité fournisseurs les plus performants ont atteint la maturité dans sept domaines : le capital humain, les partenariats de service, la structure organisationnelle, la gouvernance, la technologie, l'architecture des services et l'analyse. Leur robustesse dans ces secteurs opérationnels clés les aide à rester performants sur le long terme, car ils ont les moyens d'éviter les écueils de la transformation digitale et affichent un excellent rapport coût-efficacité, ainsi qu'une productivité optimale. 

Cet article se penche sur les principaux obstacles à la transformation digitale et expose les actions préconisées par Nicolas Walden pour les surmonter.

Les trois principaux obstacles à la transformation digitale :

Si 86% des professionnels de la Comptabilité fournisseurs interrogés par Hackett Group jugent que la transformation digitale du processus Purchase-to-Pay (P2P) revêt une importance « critique » ou « majeure », rares sont ceux qui ont pu mener à bien cette initiative. D'après M. Walden, les trois principaux obstacles à la transformation digitale sont le manque d'adoption par les fournisseurs, la médiocrité des taux de rapprochement et la gestion des processus en silos.

1. Manque d’adoption par les fournisseurs : les modes de facturation des fournisseurs varient grandement en fonction de leur degré de maturité technologique et des systèmes en place. Les services de Comptabilité fournisseurs doivent gérer des processus de facturation incohérents et affichent un faible taux de traitement direct. Or, cela leur prend du temps et coûte cher.
2. Médiocrité des taux de rapprochement : les problèmes de rapprochement en l'absence de bons de commande s'avèrent onéreux, et pourtant, la Comptabilité fournisseurs automatisée se focalise souvent sur la seule digitalisation des processus ou sur la seule conformité des bons de commande. L'écart ainsi créé fait grimper les coûts, car le personnel est contraint de corriger manuellement les problèmes de rapprochement.
3. Gestion des processus en silos : dans la plupart des entreprises, le processus Source-to-Pay manque d'une chaîne de responsabilité transparente. Les processus sont gérés en silos, ce qui engendre des lacunes dans les données et empêche de bénéficier d'analyses intégrées et d'une bonne visibilité.

Les six caractéristiques propres aux champions de la Comptabilité fournisseurs automatisée :

Les recherches de Nicolas Walden ont révélé que les services de Comptabilité fournisseurs les plus performants sont parvenus à surmonter ces obstacles en prenant en main toutes les facettes de la prestation de service. Voici les caractéristiques qu'ils ont en commun :

1. Ressources humaines : les services les plus performants mettent en place des normes de formation et de recrutement afin de garantir un haut niveau de compétence général au sein du personnel. Libérés des tâches de routine désormais automatisées, les collaborateurs peuvent se consacrer à des activités à forte valeur ajoutée.
2. Partenaires : les services les plus performants ont trouvé le juste équilibre entre gestion interne et externalisation, et s’appuient en outre sur un processus d’intégration des fournisseurs largement automatisé.
3. Gouvernance : les services les plus performants sont régis par des politiques et des procédures standardisées à l'échelle de l'entreprise, s'accompagnant d'une appropriation claire et d'une application uniforme. Ils exploitent la matrice RACI qui renforce la chaîne de responsabilité, et ont rationalisé leurs flux d'achat et d'approbation. 
4. Technologie : la Comptabilité fournisseurs automatisée est la clé sur ce point. Les services les plus performants ont déployé des technologies d'autonomisation à tous les niveaux de la prestation de service : réception des factures, traitement des bons de commande, règles métier, capture des données, flux de travaux et approbations, communications avec les fournisseurs, etc. Les portails en ligne sont, comme les agents conversationnels, une fonction essentielle d'assistance aux employés et aux fournisseurs.
5. Processus : l'architecture de pointe des services est caractéristique des entreprises les plus performantes. Au-delà des processus de Comptabilité fournisseurs automatisée, elles affichent un degré élevé de coordination et disposent de politiques standardisées pour le paiement des fournisseurs. Grâce à leur stratégie de filière gérée de bout en bout, la quasi-totalité des dépenses est couverte par un contrat ou un bon de commande. Les services les plus performants assurent la centralisation de 99% des factures et ont largement recours aux cartes de paiement.
6. Analyse : sans visibilité sur les données, il est impossible d'apporter de réelles améliorations. Les services les plus performants mettent les données à profit sous toutes leurs formes, structurées (rapports, KPI, fiches de notation) et non structurées, et les analysent de manière globale pour obtenir des informations exploitables. Leurs données de référence fournisseurs sont standardisées, tout comme leurs modalités de paiement des fournisseurs et leurs politiques et procédures. Ils s'appuient également sur des tableaux de bord et des outils d'analyse pour décortiquer les performances de leurs processus.

La maîtrise de ces six catégories met les services de Comptabilité fournisseurs sur la voie du succès. Ils peuvent ainsi réduire considérablement leurs coûts et optimiser leurs ressources, et se concentrer sur la création de valeur supplémentaire. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les recherches de Hackett et connaître la marche à suivre pour réussir votre transformation, cliquez ici pour regarder le webinaire complet disponible à la demande. Vous pouvez également télécharger le document Checklist for Developing a Future-Proof AP Organization publié par Hackett Group, qui permet de se lancer dans la transformation du processus de Comptabilité fournisseurs en vue d’améliorer ses performances. 

La solution Invoice-to-Pay d’Ivalua

Ivalua est considéré comme l’un des plus performants en matière de solutions Source-to-Pay (S2P) par les principaux analystes. Une fois l’automatisation avancée de la Comptabilité fournisseurs mise en place, vous pourrez vous focaliser sur l’ajout de fonctionnalités générant de la valeur supplémentaire : atténuation de la fraude à la facturation, respect de la conformité et augmentation des fonds de roulement de la chaîne logistique financière. Bienvenue dans la solution Invoice-to-Pay d’Ivalua !

Pour tout savoir sur notre solution “Invoice-to-Pay” (I2P), téléchargez la fiche Facturation et Paiements.