La gestion des achats joue un rôle clé dans la satisfaction des besoins de l’organisation. Elle englobe les demandes d’achat, les bons de commande, l’approbation des factures, la gestion des fournisseurs et des contrats afin d’assurer le bon déroulement des processus d’achat, du début à la fin, et au-delà.
Points clés à retenir
- Le processus Invoice-to-Pay est un élément central de la gestion financière, assurant la fluidité entre la réception des factures et le paiement des fournisseurs.
- L’automatisation et l’intégration avec les systèmes ERP permettent de réduire les coûts, d’améliorer la visibilité et de garantir la conformité réglementaire.
- Une gestion efficace du processus Invoice-to-Pay contribue à renforcer les relations fournisseurs et à optimiser la trésorerie de l’entreprise.
Si le processus de procurement est complexe, certaines bonnes pratiques comme la constitution d’une équipe de rêve, l’implication des fournisseurs, la standardisation des processus ou encore le choix d’outils capables d’optimiser des éléments tels que les quantités commandées ou les conditions contractuelles, permettent de réduire les efforts et de générer des économies. Des solutions Procure-to-Pay offrent une gestion complète de toutes les activités de procurement mentionnées, et bien plus encore.
Introduction
La modernisation du processus de facturation via la facturation électronique dans le domaine du procurement a marqué un tournant dans la manière dont les organisations gèrent leurs achats et leur chaîne d’approvisionnement. En s’appuyant sur des outils et solutions numériques, les équipes achats ont pu générer des économies importantes et gagner en efficacité.
D’après une étude menée par Ardent Partners, la fonction comptabilité fournisseurs (AP) reçoit désormais en moyenne 52 % de ses factures et effectue 60 % de ses paiements par voie électronique, des chiffres qui devraient continuer à progresser selon les chercheurs.
Il est également intéressant de noter que, toujours selon Ardent, 71 % des responsables AP considèrent que le recours à des systèmes plus intelligents est le meilleur moyen de gagner en efficacité, notamment lorsque le traitement manuel d’une facture coûte plus de 10 dollars et prend plus de 10 jours.
Dans cet article, nous allons examiner en détail le processus de traitement des factures et voir comment des solutions de facturation électronique, comme le logiciel d’Ivalua, peuvent transformer la comptabilité fournisseurs en réduisant les coûts de transaction, en améliorant la traçabilité et la transparence, et en optimisant la gestion des factures.
Qu’est-ce que le processus Invoice-to-Pay ?
Le processus Invoice-to-Pay est une sous-partie du processus Purchase-to-Pay (P2P) qui se concentre spécifiquement sur les étapes allant de la réception et du traitement de la facture fournisseur jusqu’au paiement. Il inclut généralement la réception de la facture, sa validation, son approbation et le paiement. Il joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de la comptabilité fournisseurs.
Traditionnellement, le traitement Invoice-to-Pay est considéré comme une composante intégrante du processus de procurement. À chaque étape de ce parcours, des justificatifs sont collectés afin que, lorsque la facture parvient au service comptabilité fournisseurs, celui-ci puisse en valider le paiement. En tirant parti de la volonté du fournisseur d’être réglé rapidement, ainsi que de données fiables et de qualité, les organisations les plus performantes peuvent atteindre un haut niveau de traitement automatisé et sans intervention manuelle.
Plutôt que de maintenir des silos entre le traitement des paiements, l’allocation budgétaire et le règlement des factures, il est crucial d’intégrer pleinement la comptabilité fournisseurs dans le processus global de procurement.
Quels sont les avantages d’un processus de facturation et de paiement efficace ?
Un processus de facturation et de paiement bien structuré peut avoir un impact très positif sur la santé financière et l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. Il apporte une meilleure visibilité aux parties prenantes et facilite la gestion des flux de trésorerie, tout en atténuant les problèmes liés à un faible taux de correspondance entre bons de commande et factures, et en contribuant à améliorer la motivation des équipes.
Une gestion optimisée du processus de facturation permet également d’éviter les pénalités de retard, de préserver la cote de crédit de l’entreprise, de réduire la charge administrative, et de limiter les risques d’erreurs, de fraudes ou de paiements en double.
Quelles sont les étapes clés du processus de facturation et de paiement ?
Le processus de facturation et de paiement comprend plusieurs étapes essentielles :
- Réception de la facture : le traitement commence dès la réception d’une facture émise par un fournisseur ou un prestataire. Celle-ci contient généralement des informations clés telles que le montant dû, les conditions de paiement, ainsi qu’une description des biens ou services fournis.
- Traitement de la facture : une fois reçue, la facture est soumise à vérification et approbation. Cela inclut souvent un rapprochement avec les bons de commande et les bons de livraison, la validation des informations de facturation, et la confirmation que les biens ou services ont bien été reçus conformément aux engagements.
- Comptabilisation : une fois la facture vérifiée et approuvée, ses données sont saisies dans le système comptable de l’entreprise. Cette étape consiste à enregistrer l’opération financière dans les comptes appropriés.
- Autorisation de paiement : après comptabilisation, la facture est mise en attente de paiement, selon les politiques internes de règlement et les contraintes de trésorerie. Le calendrier de paiement dépend en grande partie des conditions convenues avec le fournisseur.
- Exécution du paiement : dernière étape du processus, le règlement de la facture peut être effectué par divers moyens : virement bancaire, chèque, carte de crédit, etc.
Principaux défis du processus de paiement des factures
Les entreprises se heurtent souvent à de nombreux obstacles et inefficacités dans le traitement des factures, avec des répercussions non négligeables sur leurs performances. Parmi les difficultés les plus fréquentes figure la dépendance à des tâches manuelles, comme la saisie des données. Même lorsqu’elle est partiellement automatisée (IDC), la saisie, le rapprochement entre factures, bons de commande et reçus, ainsi que le processus d’approbation, nécessitent généralement une intervention humaine importante, source d’erreurs, de retards et d’inefficacités.
Un autre défi majeur réside dans le risque de perte ou de mauvaise gestion des factures, en particulier dans un environnement papier. Une facture égarée peut retarder un paiement, détériorer la relation avec le fournisseur et compliquer les audits en cas de données manquantes.
Par ailleurs, les services comptables doivent traiter un volume croissant d’exceptions de facturation, tout en étant submergés de demandes de la part des fournisseurs. En l’absence d’un workflow standardisé, chaque service applique ses propres règles, ce qui génère de la confusion et augmente les risques d’erreurs. Résoudre les écarts entre factures, bons de commande et livraisons peut être long, ce qui allonge d’autant le délai de paiement. Ces retards peuvent entraîner des pénalités, nuire à la cote de crédit de l’entreprise et fragiliser la relation avec les partenaires.
Autre point critique : de nombreuses entreprises manquent de visibilité en temps réel sur le statut des factures et des règlements. Cela complique la production de rapports financiers, accroît le risque de fraude et rend plus difficile le respect des obligations de conformité. Lorsque les documents sont gérés sur papier, tenir des registres fiables et à jour devient fastidieux et sujet à erreur.
Toutes ces difficultés peuvent peser sur le moral des équipes, réduire la fidélisation du personnel, et entraîner une perte de contrôle sur la trésorerie, avec, in fine, un impact sur la valeur de l’entreprise.
Pour y remédier, de plus en plus d’organisations optent pour des solutions de facturation électronique comme le logiciel e-Invoicing d’Ivalua. Ces technologies permettent de fluidifier le traitement des factures, d’améliorer la précision et la rapidité, et d’assurer un meilleur pilotage des transactions financières et de la trésorerie.
Améliorez votre processus de facturation et de paiement grâce à l’automatisation
Un rapport récent publié par Hackett révèle que les entreprises les plus performantes, disposant d’un haut niveau d’automatisation au sein de leur service comptabilité fournisseurs, parviennent à réduire jusqu’à 54 % les coûts liés au traitement des factures, tout en mobilisant seulement un tiers des effectifs habituellement nécessaires à cette tâche.
La numérisation et l’automatisation du traitement des paiements permettent à votre entreprise de :
- Gagner en efficacité et en temps : l’automatisation réduit considérablement la durée du traitement des factures. Des tâches telles que la saisie des données, le rapprochement des factures avec les bons de commande ou leur transmission pour validation sont automatisées, ce qui libère du temps pour se concentrer sur des missions plus stratégiques. Cette efficacité se traduit par des cycles de paiement accélérés.
- Réduire les coûts : bien que la mise en œuvre d’un système automatisé représente un investissement initial, les économies à long terme sont importantes. L’automatisation diminue les coûts de main-d’œuvre liés au traitement manuel et évite les pénalités de retard grâce à des règlements effectués à temps. Elle peut également permettre de bénéficier d’escomptes pour paiements anticipés.
- Éliminer les erreurs et améliorer la précision : le traitement manuel expose à des erreurs humaines. L’automatisation réduit fortement ces risques. Les systèmes automatisés saisissent les données avec précision, détectent les incohérences et limitent les erreurs telles que les doublons de paiement. Par ailleurs, l’intégration du processus de facturation au système ERP de l’entreprise permet un transfert direct et fiable des données vers les systèmes financiers, garantissant des enregistrements plus précis.
- Améliorer la visibilité et le contrôle des transactions financières : les outils numériques offrent un suivi en temps réel de l’état des factures, ce qui facilite la gestion de trésorerie. Il devient plus simple d’anticiper les dépenses et d’optimiser le fonds de roulement avec une grande précision.
- Simplifier la conformité et les audits : les systèmes automatisés assurent une conservation cohérente et structurée des transactions, facilitant le respect des exigences réglementaires. Cette rigueur dans la tenue des registres est précieuse en cas d’audit, puisque tous les documents sont classés et facilement accessibles.
- Rationaliser les workflows d’approbation et les processus de paiement : l’automatisation permet de créer des circuits d’approbation personnalisés. Les factures sont automatiquement transmises aux bons interlocuteurs, ce qui évite les délais inutiles.
- Renforcer les relations fournisseurs : des paiements précis et effectués dans les délais favorisent la confiance et améliorent les relations avec les fournisseurs. À terme, cela peut ouvrir la voie à de meilleures conditions commerciales et à un service de qualité.
- Accompagner la croissance de votre entreprise : au fur et à mesure que votre activité se développe, vos opérations financières doivent évoluer. Les systèmes de traitement automatisé des factures sont conçus pour gérer une augmentation du volume sans mobiliser davantage de ressources ni générer de coûts supplémentaires.
- Accéder à des insights business : les systèmes automatisés collectent des données précieuses sur les habitudes d’achat, la performance des fournisseurs ou les opportunités de réduction des coûts, que vous pouvez analyser pour éclairer vos décisions stratégiques.
| Consultez notre blog “Comment réussir la transformation digitale du Procure-to-Pay (P2P) ?” |
Grâce à ces nombreux bénéfices, les systèmes automatisés de facturation électronique sont aujourd’hui un pilier incontournable de la transformation numérique des services financiers.
Optimiser les délais de paiement et et la conformité dans la gestion des factures, c’est possible grâce à une solution Invoice-to-Pay performante:
Réalisez des économies et améliorez vos relations fournisseurs avec Ivalua
La solution de Invoice-to-Pay d’Ivalua se distingue dans le domaine du procurement grâce à une suite complète de fonctionnalités qui simplifient et optimisent les opérations de sourcing. Elle propose des outils performants pour la gestion des appels d’offres, des enchères et des contrats fournisseurs.
L’un des atouts majeurs d’Ivalua réside dans son approche intégrée, qui relie de manière fluide l’e-sourcing à d’autres fonctions clés du procurement, comme l’analyse des dépenses et la gestion contractuelle.
Par ailleurs, ses outils d’analyse avancés offrent une visibilité approfondie sur les activités d’approvisionnement, facilitant ainsi la prise de décision stratégique. Grâce à son évolutivité et à sa couverture internationale, le logiciel s’adapte à des organisations de toutes tailles et de tous secteurs, garantissant une croissance durable.
En somme, la solution d’e-sourcing d’Ivalua est un outil à la fois puissant, flexible et intelligent, un excellent choix pour les entreprises souhaitant optimiser l’efficacité de leur procurement.
Consultez le rapport d’Ardent Partners pour en savoir plus sur la manière dont Ivalua transforme les processus de paiement longs et coûteux à l’aide d’un cadre structuré, conçu pour identifier et repenser les leviers de performance.
Une approche intégrée des Achats
La facturation électronique est aujourd’hui un pilier des opérations financières modernes. Elle offre une méthode numérique et efficace pour gérer les factures, en réduisant considérablement les tâches manuelles et les risques d’erreurs.
En intégrant la facturation électronique à leurs capacités d’e-sourcing, les entreprises adoptent une approche globale et cohérente du procurement, leur permettant de gagner en efficacité, de réduire les coûts et de renforcer la relation avec leurs fournisseurs.
Regardez cette courte démonstration pour découvrir comment la solution de facturation électronique d’Ivalua s’imbrique dans le module Invoice-to-Pay, simplifiant ainsi les processus complexes de règlement, réduisant les délais de paiement et améliorant l’expérience fournisseur.
Questions fréquentes – Processus Invoice-to-Pay
Qu’est-ce que le processus Invoice-to-Pay (I2P) ?
Le processus Invoice-to-Pay couvre toutes les étapes depuis la réception de la facture fournisseur jusqu’au paiement final. Il inclut la validation, l’approbation, la gestion des litiges éventuels et la comptabilisation des factures.
Quelle est la différence entre Invoice-to-Pay et Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay (P2P) englobe l’ensemble du cycle d’achat, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement, tandis que l’Invoice-to-Pay se concentre uniquement sur la gestion des factures et leur paiement.
Quels sont les principaux bénéfices d’une solution automatisée Invoice-to-Pay ?
Comment garantir la conformité réglementaire dans le processus Invoice-to-Pay ?
Il est essentiel d’utiliser une plateforme conforme aux normes locales (comme la facturation électronique obligatoire en France) qui assure la traçabilité, la sécurisation des données et le respect des obligations légales.
Comment l’automatisation de la facturation aide-t-elle à réduire les erreurs et les exceptions ?
L’automatisation des factures permet de réduire les erreurs et les exceptions en éliminant la saisie manuelle des données grâce à l’utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR), de règles de validation et de logiques de rapprochement qui détectent les écarts dès le départ. Cela diminue les paiements en double, les incohérences avec les bons de commande et d’autres erreurs courantes, sans nécessiter d’intervention manuelle.
