Gérer et orchestrer efficacement les demandes des employés est un aspect crucial pour maintenir des opérations fluides au sein de toute organisation. Pourtant, sans les bons outils, ce processus peut rapidement devenir chaotique et désorganisé.
Découvrez la dernière innovation d’Ivalua : Intake Management. Conçue pour simplifier la manière dont vous collectez, organisez et évaluez les demandes, cette solution garantit que chaque soumission est en adéquation avec vos objectifs stratégiques. Que vous cherchiez à optimiser vos flux de travail ou à favoriser la conformité organisationnelle, Intake Management est là pour transformer le fonctionnement de votre équipe.
Les défis bien réels des équipes Achats
Les professionnels des Achats doivent relever de nombreux défis au quotidien : maîtriser les achats hors contrat (maverick spend), traiter un flux imprévisible de demandes internes, combler le « trou noir » du suivi des requêtes, et composer avec des processus manuels, des systèmes fragtmentés et des inefficacités qui limitent leur impact stratégique. Les employés, en tant que “clients” des Achats, ne sont pas en reste : ils peinent souvent à identifier les bons interlocuteurs, à comprendre les processus internes et à suivre l’avancement de leurs demandes. Ces obstacles freinent la fluidité des opérations et l’efficacité globale de l’organisation.
Le paradigme des achats est en pleine mutation
Le monde des achats évolue de manière significative. Les professionnels doivent aujourd’hui faire face à un champ d’activités élargi et de plus en plus complexe : nouveaux risques, conformité plus rigoureuse et initiatives de durabilité comme la gestion carbone, ce qui exige des stratégies innovantes pour maximiser l’efficacité avec des ressources limitées.
La montée en puissance des technologies simplifie les achats en mode ‘self-service’, renforce la conformité automatisée et libère les équipes d’achats de tâches redondantes. Les organisations modernes adoptent de plus en plus des technologies qui rationalisent les processus, facilitent la prise de décision et garantissent l’implication des parties prenantes au bon moment, renforçant agilité et réactivité.
Un tel changement pourrait s’avérer extrêmement bénéfique. Selon une étude de Deloitte (2023 Global CPO Survey), 71 % du temps des achats est consacré à des activités opérationnelles et transactionnelles. Cette donnée met en lumière le potentiel d’un tel ajustement, rendu possible par la technologie. Pour y parvenir, les organisations se tournent vers des solutions de gestion des demandes, tel l’Intake Management d’Ivalua, pour optimiser leurs processus, permettant aux équipes achats de se concentrer sur des activités stratégiques à forte valeur ajoutée.
Dans le rapport Gartner de 2024, “Innovation Insight : Procurement Intake Management Boosts End-User Engagement”, ils prédisent :
- D’ici 2027, 50 % des organisations d’achats utiliseront des capacités d’Intake Management pour simplifier le processus d’intake.
- 70 % des demandes d’intake dans les organisations seront assistées par l’IA et l’IA générative (GenAI).
Qu’est-ce que l’Intake Management ?
L’Intake Management ou la gestion des demandes est un processus clé qui commence par la collecte, l’organisation et l’évaluation systématiques (ou « triage ») des demandes provenant des employés d’une entreprise ou organisation. Il sert de passerelle par laquelle de nouvelles demandes, tâches, projets ou actions sont initiés et gérés, puis orchestrés à travers les différentes équipes et systèmes de soutien, garantissant ainsi qu’ils sont traités de manière efficace, en conformité avec les procédures internes et alignés avec les objectifs stratégiques.
Simplifiez l’expérience Achats avec Intake Management
Une gestion efficace des dépenses nécessite bien plus qu’une simple orchestration ; elle nécessite une communication fluide entre les systèmes et les équipes. Cela demande un cadre commun permettant de comprendre et analyser les données à travers divers outils et applications.
C’est là qu’Ivalua intervient : Sa plateforme d’Intake Management aide à résoudre de nombreux défis :
- IA conversationnelle pour guider le processus : Une assistance IA aide les employés tout au long du processus, en leur suggérant les bonnes informations, en posant des questions pertinentes et en extrayant les détails clés des documents soumis.
- Intégration fluide entre les systèmes : Une couche robuste d’intégration basée sur des événements permet de coordonner les flux entre Ivalua et des applications tierces, pour une interopérabilité optimale.
- Interface collaborative et traçable : Un tableau de bord intuitif permet aux équipes de suivre les progrès, de collaborer avec les parties prenantes et d’assurer le bon déroulement des processus.
- Conformité intégrée : Des flux de traitement conçus pour automatiser la conformité, garantissant que chaque étape respecte les politiques, contrats et stratégies d’achat.
- Configuration flexible et facile à utiliser : La plateforme low-code d’Ivalua permet aux équipes d’ajuster ou de configurer rapidement des formulaires à leur guise, sans compétences techniques requises.
- Analyses fondées sur les données : Le tableau de bord centralisé offre des analyses des KPI (indicateurs de performance) pour éclairer les décisions et améliorer en continu les processus.
Téléchargez la fiche produit pour en savoir plus.
Révolutionnez la gestion des demandes d’achats avec Ivalua
Notre système de gestion des demandes intuitif et propulsé par l’IA, vous permet d’optimiser vos flux d’achats. La solution vous met à disposition une gérabilité étendue, une plateforme low-code et une intégration flexible pour vous adapter à tout besoin futur. Intake Management vous offre
- Une vibilité totale : Gos équipes achats et ves collaborateurs pourront suivre en temps réel le statut des demandes, mettant fin au stress du « trou noir ».
- Des processus accélérés : Gagnez en rapidité sur les achats pour une exécution et une livraison optimisées, boostant ainsi la rentabilisation.
- Un niveaux de service élevé : Renforcez la collaboration, offrez une meilleure expérience et augmentez la satisfaction ‘client’.
Conclusion
En conclusion, la solution de gestion des demandes d’Ivalua révolutionne la manière dont les organisations gèrent les demandes d’achats et des employés. En digitalisant et automatisant le processus d’intake, elle élimine les inefficacités, renforce la conformité et offre une plateforme centralisée et conviviale pour des opérations rationalisées.
