Alors que les entreprises s'efforcent de répondre aux exigences croissantes en matière de qualité, de conformité et de rentabilité, la nécessité d'une gestion efficace de la performance des fournisseurs (SPM) est devenue plus cruciale que jamais. Ce processus garantit non seulement un approvisionnement cohérent et fiable en matériaux, mais joue également un rôle clé dans le maintien de relations solides avec les fournisseurs.
Dans cet article, nous examinerons l’importance d’une gestion continue de la performance fournisseurs, les étapes et les meilleures pratiques de mise en œuvre de la SPM, et la manière dont la technologie contribue à améliorer et à simplifier ce processus essentiel de l’entreprise.
Qu’est-ce que la gestion de la performance fournisseurs ?
La gestion de la performance des fournisseurs est une pratique commerciale qui se concentre sur l’évaluation, le suivi et la gestion de la performance des fournisseurs d’une entreprise. Ce processus est fondamental pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les achats, car il a un impact direct sur la qualité, l’efficacité et la rentabilité de la chaîne d’approvisionnement. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Le SPM englobe tous les outils et pratiques qu'une entreprise utilise pour évaluer les performances de ses fournisseurs. L'objectif est de comprendre les relations avec les fournisseurs afin que l'entreprise puisse gérer plus efficacement les risques liés aux fournisseurs, réduire les coûts d'approvisionnement et améliorer les relations avec les fournisseurs. Elle permet également aux équipes de résoudre les problèmes plus efficacement et à rechercher des possibilités d'amélioration
Le SPM est essentiel pour maintenir des normes de qualité élevées, garantir des livraisons dans les délais et optimiser la rentabilité. En évaluant et en gérant régulièrement les performances de leurs fournisseurs, les entreprises peuvent identifier et atténuer les risques liés aux ruptures d'approvisionnement ou aux problèmes de qualité, maintenir des prix compétitifs et entretenir des relations solides avec leurs fournisseurs.
Quelle est la différence entre SPM et SRM ?
Alors que la gestion des relations avec les fournisseurs concerne l’établissement et le maintien de relations solides avec les fournisseurs afin d’obtenir des avantages stratégiques à long terme, la gestion des relations avec les fournisseurs se concentre davantage sur l’évaluation et l’amélioration continue des performances des fournisseurs afin d’atteindre des objectifs opérationnels immédiats.
La gestion des relations avec les fournisseurs est une approche globale de la gestion et de l’optimisation des interactions et des relations avec les fournisseurs. Elle est de nature stratégique et se concentre sur le développement de relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs clés. Elle implique des pratiques de collaboration, telles que la planification conjointe, le partage des objectifs et intègre souvent des aspects tels que l’innovation et la création de valeur à long terme. Il s’agit de favoriser des relations positives, à long terme et mutuellement bénéfiques.
La gestion de la performance fournisseur, quant à elle, est plus tactique et se concentre spécifiquement sur la mesure, l’analyse et la gestion des performances des fournisseurs par rapport à des critères de référence et des indicateurs clés définis. Elle implique l’évaluation régulière des fournisseurs pour s’assurer qu’ils respectent les obligations contractuelles et les normes de performance, telles que la qualité, le coût, le délai de livraison et la conformité. La SPM vise principalement à garantir l’efficacité opérationnelle de la chaîne d’approvisionnement.
Ces deux pratiques font partie intégrante d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement.
Les trois phases de la gestion de la performance fournisseur
Une approche structurée de la gestion de la performance fournisseur permet de s'assurer que ces derniers répondent aux attentes de l'organisation et contribuent positivement à l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement. Les trois phases critiques sont les suivantes :
- Établir des indicateurs clés de performance : Cette étape consiste à définir des attentes claires et à établir des mesures ou des indicateurs clés de performance (ICP) qui serviront à évaluer les performances des fournisseurs. Il s’agit généralement de fixer des objectifs de performance, de les aligner sur les objectifs stratégiques et d’en convenir avec les fournisseurs. Cette phase peut également impliquer la négociation de contrats et la finalisation d’accords de niveau de service (SLA).
- Contrôle et évaluation des performances : Au cours de cette phase, les performances réelles des fournisseurs sont contrôlées et évaluées en permanence par rapport à des paramètres et des objectifs prédéfinis. Cela implique la collecte de données sur divers aspects de la performance des fournisseurs, tels que la qualité, le respect des délais de livraison, la gestion des coûts et la conformité. Des examens et des audits périodiques sont effectués pour évaluer les performances des fournisseurs, identifier les domaines à améliorer et garantir le respect du contrat.
- Amélioration continue : La dernière étape consiste à prendre des mesures basées sur les résultats de l’évaluation. Il s’agit notamment de fournir un retour d’information aux fournisseurs, de discuter des domaines à améliorer et de collaborer à l’élaboration de plans de développement visant à améliorer les performances. Il peut également s’agir de revoir et d’ajuster les indicateurs clés de performance et les objectifs afin de refléter tout changement dans la stratégie de l’entreprise ou les conditions du marché. L’objectif de cette phase est de promouvoir l’amélioration continue et de renforcer la relation avec les fournisseurs pour une réussite à long terme.
Les défis de la gestion de la performance fournisseur
La principale difficulté liée à la mise en œuvre pour la gestion de la performance des fournisseurs consiste à trouver un moyen de contrôler en temps utile et au niveau approprié une base de fournisseurs de plus en plus diversifiée. Il est essentiel de définir des indicateurs clés de performance clairs, pertinents et mesurables, conformes aux objectifs de l'entreprise et aux attentes des fournisseurs.
Toutefois, la collecte et l’analyse efficaces des données permettant d’évaluer les performances des fournisseurs et d’identifier les écarts de performance sont des tâches complexes, en particulier lorsqu’il s’agit de nombreux fournisseurs, de lignes de produits diverses … Garantir l’accès aux données, leur exactitude et leur cohérence reste également un obstacle de taille.
Un autre défi consiste à s'assurer que les fournisseurs ne sont pas réfractaires à la gestion de la performance ou qu'ils ne considèrent pas que les objectifs ne correspondent pas à leurs activités. Si les fournisseurs estiment que les indicateurs de performance ne sont pas pertinents, il est peu probable qu'ils y participent. Une gestion efficace de la performance nécessite l'alignement et la participation des deux parties. Sans cette implication, la gestion de la performance fournisseur se réduit à un exercice de reporting tactique inefficace, réalisé « pour » les fournisseurs et non « avec » eux, et qui n'aboutira pas à une amélioration.
Enfin, la gestion de la performance des fournisseurs nécessite une quantité importante de données sur un grand nombre de fournisseurs. Cela nécessite des ressources pour la mise en œuvre et la gestion. Les organisations peuvent éprouver des difficultés à trouver et à allouer des ressources. Il s'agit notamment de trouver des solutions technologiques pour regrouper les données, mettre en évidence les informations et permettre des processus évolutifs et une collaboration avec les fournisseurs.
Que se passe-t-il lorsque la gestion des performances des fournisseurs fait défaut ?
L’absence de gestion de la performance des fournisseurs peut avoir plusieurs conséquences négatives pour une entreprise :
- Problèmes de qualité : en l’absence d’un SPM efficace, le risque de recevoir des biens et des services de qualité inférieure ou irrégulière de la part des fournisseurs est accru. Cela peut conduire à des défauts de produits, à l’insatisfaction des clients et à une atteinte à la réputation de l’entreprise. La réticence à mettre en œuvre des tableaux de bord basés sur les performances peut conduire à des rapports inefficaces.
- Perturbations de la chaîne d’approvisionnement : Sans un suivi et une évaluation réguliers de la performance des fournisseurs, les entreprises sont moins bien préparées à identifier et à gérer les perturbations potentielles de la chaîne d’approvisionnement, ce qui entraîne des ruptures de stock, des retards de production et, en fin de compte, des pertes de ventes et de chiffre d’affaires.
- Augmentation des coûts : L’absence de pratiques de gestion de la performance des fournisseurs peut conduire à des inefficacités ou à une dépendance excessive à l’égard de certains fournisseurs, ou à l’incapacité de négocier de meilleures conditions.
- Risques juridiques et de conformité : Dans les secteurs où la conformité réglementaire est essentielle, l’absence de gestion des performances des fournisseurs peut conduire à la non-conformité. Cela peut entraîner des sanctions juridiques, des amendes et, dans des cas extrêmes, la perte de licences d’exploitation.
- Occasions manquées : Une bonne gestion de la performance des fournisseurs peut faciliter la collaboration et l’innovation avec ces derniers. Sans elle, les entreprises risquent de rater des occasions d’améliorer leurs produits ou d’en proposer de nouveaux.
- Relations avec les fournisseurs altérées : les bonnes relations avec les fournisseurs reposent sur une compréhension mutuelle et une communication claire. Sans gestion de la performance des fournisseurs, les malentendus et le manque de retour d’information peuvent mettre ces relations à rude épreuve.
Quelles sont les étapes clés du suivi des performances des fournisseurs ?
Le suivi des performances des fournisseurs est un processus systématique. En voici les étapes :
- Établir des indicateurs de performance : Commencez par définir des indicateurs de performance clés (IPC) clairs et mesurables pour chaque fournisseur. Ces indicateurs doivent être conformes aux objectifs de l’entreprise et peuvent inclure des paramètres tels que la qualité, le délai de livraison, le coût, la réactivité et la conformité. Utilisez les KPIS pour fixer des points de référence et des objectifs de performance et veillez à ce que ces KPI soient communiqués aux fournisseurs et approuvés par eux.
- Collecter et analyser les données : Mettre en place un système de collecte régulière de données sur les performances des fournisseurs. Cela peut se faire par différents moyens, tels que des fiches d’évaluation des fournisseurs, des systèmes de suivi automatisés ou des rapports réguliers de la part des fournisseurs.
- Réaliser des évaluations régulières des performances : l’évaluation des performances doit être un processus cohérent, réalisé à des intervalles convenus (par exemple, tous les mois, tous les trimestres, tous les ans), afin de déterminer si les fournisseurs respectent les critères de référence et les objectifs fixés.
- Fournir un retour d’information : Mentionnez les domaines dans lesquels les fournisseurs répondent aux attentes ou les dépassent et discutez des points à améliorer. Une communication ouverte et transparente est essentielle pour une gestion efficace des relations avec les fournisseurs.
- Collaborer à l’amélioration : Si un fournisseur n’est pas assez performant, il faut collaborer à l’élaboration d’un plan d’amélioration. Ce plan doit décrire clairement les mesures à prendre pour résoudre les problèmes de performance spécifiques et fixer des délais pour la réalisation des améliorations.
- Contrôler les progrès : Contrôler en permanence les progrès du fournisseur par rapport au plan d’amélioration. Des contrôles et des mises à jour réguliers permettent de s’assurer que le plan est respecté et que les améliorations souhaitées sont apportées.
- Tout documenter : Conservez une documentation détaillée de toutes les évaluations des performances, des communications, des plans d’amélioration et des résultats. Cette documentation est essentielle pour les références futures et la prise de décision.
Technologie et bonnes pratiques pour une gestion efficace de la performance fournisseur
Les solutions technologiques telles que Ivalua jouent un rôle clé dans la simplification et l’amélioration du processus de suivi de la performance des fournisseurs. Ces logiciels et outils numériques permettent d’automatiser la collecte et l’analyse des données de performance, garantissant ainsi la précision et la cohérence du suivi des indicateurs clés de performance (KPI). Ils facilitent le pilotage de la performance en regroupant les données en temps réel et en fournissant des informations utiles sur les indicateurs de performance des fournisseurs.
En outre, la technologie permet une communication efficace et des mécanismes de retour d'information, permettant des interactions rapides et transparentes avec les fournisseurs. Elle soutient les efforts de collaboration dans la création et le suivi des plans d'amélioration, avec des plateformes pour l'accès partagé aux documents et le suivi des progrès.
En outre, la technologie permet de d’avoir une vue complète mais aussi d’archiver l’ensemble des communications entre vous et vos fournisseurs . Ce qui est essentiel pour les évaluations et les décisions futures. Découvrez ce que Deloitte à dire sur la manière dont le digital affecte la gestion des performances des fournisseurs dans son rapport.
Indicateurs clés pour l’évaluation de la performance des fournisseurs
Voici quelques indicateurs de performance clés pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement :
- Mesures de la qualité : taux de défauts, conformité du produit et satisfaction du client.
- Paramètres de livraison : respect des délais, temps de livraison et précision de l’exécution des commandes.
- Paramètres de coût : compétitivité des prix, économies de coûts et coût total de possession.
- Paramètres relationnels : communication, réactivité et collaboration
Un prestataire médical utilise la Ivalua pour gérer la performance de ses fournisseurs
Select Medical est un prestataire de rééducation physique ambulatoire. L'organisation était confrontée à de nombreux problèmes d'approvisionnement, notamment dû des processus décentralisés, un manque de supervision de la part de l'entreprise et d'un manque de Achats. L'approbation des factures était également lente et fastidieuse. Ces problèmes coûtaient de l'argent à l'organisation.
En utilisant lvalua, Select Medical a réalisé des économies de plusieurs millions de dollars. Non seulement elle a digitalisé l’ensemble du processus P2P, mais elle a également mis en place un traitement sans contact de plus de 360 000 factures et de plus de 263 000 bons de commande, et peut désormais gérer plus de 10 000 contrats de manière numérique. Lisez l’étude de cas ici.
Une solution intégrée pour optimiser la chaîne de valeur de bout en bout
Le logiciel de gestion de la performance des fournisseurs d’Ivalua fournit des outils complets, intégrés et faciles à utiliser qui aident à optimiser la chaîne de valeur de bout en bout. Il améliore le suivi et la visibilité de la performance des fournisseurs, la gestion des risques et l’engagement collaboratif, autant d’éléments essentiels pour une chaîne d’approvisionnement résiliente et efficace.
La plateforme d'Ivalua agit comme un référentiel central pour toutes les informations relatives aux fournisseurs, y compris les contrats, les données de performance, les profils de risque et les documents de conformité. La solution permet de suivre et d'évaluer les performances des fournisseurs en fonction d'indicateurs de performance prédéfinis et d'automatiser la collecte et l'analyse des données. Les fonctions de gestion des contrats permettent aux entreprises de gérer efficacement l'ensemble du cycle de vie des contrats.
Il est important de noter que la solution d’Ivalua s’intègre de manière transparente avec d’autres processus d’achat tels que le sourcing, l’approvisionnement et la gestion des factures, garantissant ainsi que les données relatives à la performance des fournisseurs sont prises en compte tout au long du cycle d’achat. Cette intégration permet une approche plus stratégique et holistique de la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Voir une démonstration de la solution de gestion des fournisseurs d’Ivalua.
Améliorer les performances des fournisseurs
La gestion continue des performances des fournisseurs est un élément essentiel du maintien d’une chaîne d’approvisionnement résiliente, efficace et compétitive. Le suivi et l’évaluation cohérents de la performance des fournisseurs permettent de réduire les risques associés aux ruptures d’approvisionnement et de favoriser des relations solides et collaboratives avec les fournisseurs, ce qui se traduit par une amélioration de la performance et de l’innovation.
Ivalua propose un logiciel de gestion de la performance des fournisseurs complet et adaptable aux entreprises. La plateforme complète et intégrée offre une gestion centralisée des données, une gestion efficace des risques et une intégration transparente avec les autres processus d'approvisionnement.
Pour en savoir plus sur la solution, téléchargez dès aujourd’hui la check-list Ivalua pour la gestion des risques et de la performance des fournisseurs.
