Exploitez tout le potentiel du processus Invoice-to-Pay

by Steve Carter

Pour une efficacité maximale de votre équipe de Comptabilité fournisseurs !

Les performances de votre service de la Comptabilité fournisseurs peuvent avoir un impact majeur à l’échelle de l’entreprise. Les dernières tendances révèlent qu’il est de plus en plus important, stratégiquement parlant, d’instaurer un processus Invoice-to-Pay transparent et efficace, géré par la Comptabilité fournisseurs. Dans le même temps, l’externalisation a accru la dépendance des entreprises envers les fournisseurs sur le terrain de l’innovation.

D’après une récente étude menée par Forrester, les principaux facteurs susceptibles d’inciter davantage un fournisseur à collaborer et à partager les innovations avec un client donné étaient la ponctualité et la visibilité des paiements. En parallèle, la pandémie de COVID-19 a renforcé la nécessité d’une gestion efficace de la trésorerie, dont le processus Invoice-to-Pay constitue un levier essentiel.

Toutefois, plusieurs défis restent à relever pour optimiser les performances de votre équipe de la Comptabilité fournisseurs en la matière.

Quels sont les obstacles à l’adoption d’une solution Invoice-to-Pay ?

Pour libérer tout le potentiel du processus Invoice-to-Pay, il est important de cerner et de lever les obstacles nuisant à son efficacité maximale. À cet égard, le grand cabinet d’analyse Gartner a dressé la liste des difficultés que votre solution Invoice-to-Pay doit aider l’équipe de la Comptabilité fournisseurs à surmonter. Celles-ci concernent trois grandes thématiques : 

1. Les fournisseurs ont des possibilités très différentes pour générer des factures permettant l’automatisation de la Comptabilité fournisseurs. Cette diversité est à l’origine de coûts de traitement plus élevés, d’un manque d’homogénéité des processus et de taux de traitement direct plus faibles.
2. Les projets d’automatisation des factures ne concernent souvent que la numérisation des documents, alors que ce sont les problèmes de rapprochement qui génèrent des coûts plus élevés. Cette approche incomplète réduit le retour sur investissement potentiel et réintroduit des problèmes qui seraient résolus par un traitement manuel des factures.
3. Les entreprises ne peuvent pas améliorer les taux de rapprochement des factures si elles n’ont aucune visibilité sur les causes premières d’échec. L’amélioration des processus et l’élimination des erreurs ne sont donc pas possibles sans visibilité et sans correction.

Difficulté n° 1 : Comment optimiser l’adoption des fournisseurs ?

Le constat parle de lui-même : une entreprise comme Maxim Healthcare n’a réussi à automatiser que 15 fournisseurs en sept ans. Dans un tel contexte, il est impossible d’optimiser les performances en aval. Cela vient du fait que les équipes de la Comptabilité fournisseurs attendent que les réseaux d’e-Invoicing apportent une réponse à ce problème.

Malheureusement, ce sont ces derniers qui font désormais obstacle à l’adoption, en imposant aux fournisseurs de nouvelles conditions générales et de nouveaux processus. Et entre-temps, les fournisseurs ont quant à eux évolué.

De nos jours, tout un chacun, depuis la TPE jusqu’aux grands groupes internationaux, est en mesure d’envoyer une facture PDF par e-mail. Dans certains cas, les fournisseurs ont été contraints d’opter pour l’e-Invoicing, non pas par leurs clients, mais par leurs propres gouvernements et les réseaux de validation connexes. La solution : le Centre de facturation (Invoice Hub) d’Ivalua. Contrairement aux réseaux d’e-Invoicing, notre plateforme est intégrée dans le processus Invoice-to-Pay, supprimant de facto l’obstacle à l’adoption des fournisseurs. 

Ce type de solution a l’avantage de ne pas fonctionner en silo : l’intégration des fournisseurs et leur autonomisation s’inscrivent donc directement dans vos processus métier habituels. Dans l’idéal, une fois vos données de référence fournisseurs compilées et nettoyées, trois améliorations devront être apportées :

Facture fournisseur ou demande d’informations sur un paiement : la première fois que l’équipe de contrôle de crédit d’un fournisseur contacte votre équipe de la Comptabilité fournisseurs, il vous suffit de lui envoyer par e-mail un lien vers le portail fournisseurs dans Ivalua. Le contrôleur pourra alors se connecter et consulter le statut de chaque facture, et ce, en temps réel : il n’y a pas de décalage ni de nouvelles conditions générales à signer. Une fois inscrit, le fournisseur cesse d’appeler votre Comptabilité fournisseurs, puisque tous les renseignements nécessaires sont affichés sur son écran. Le système propose en outre d’envoyer directement un nouveau message.

Nouveau fournisseur : même si vous appliquez la règle « pas de paiement sans bon de commande », il peut vous arriver de recevoir une facture d’un fournisseur inconnu ou nouveau, en particulier lorsqu’il s’agit de dépenses marginales. Dans ce cas de figure, Ivalua propose un processus de confirmation simple et rapide avec mise à jour instantanée de vos données de référence et création simultanée d’un compte sur le portail fournisseurs.

Mise à jour des données de référence : le portail fournisseurs d’Ivalua permet aux contrôleurs de crédit de mettre à jour les données de référence les concernant et de confirmer les changements. Grâce à ces fonctions, votre processus assure enfin la synchronisation de vos données de référence avec le fournisseur. Selon The Hackett Group, cela permettrait de diviser vos coûts par deux dans ce domaine.   

En savoir plus sur les incroyables fonctionnalités du Centre de facturation (Invoice Hub).

Difficulté n° 2 : Comment automatiser la Comptabilité fournisseurs ?

La plupart des entreprises comptant 60 000 fournisseurs ne rêvent même pas d’atteindre un gain d’efficacité de 70% en matière de traitement des factures. Et pourtant, le Crédit Agricole a bel et bien atteint ce niveau d’automatisation grâce à la Comptabilité fournisseurs automatisée d’Ivalua. Dans le cadre de son processus Invoice-to-Pay, cette banque a exploité toute la puissance de la Comptabilité fournisseurs et obtenu des taux incroyables de traitement direct. Comment ? En exploitant le rapprochement intelligent des commandes, des contrats et des reçus, intégré dans des flux de validation en un clic. Ces flux gèrent automatiquement les allocations de budget et le traitement des taxes par poste.

Grâce aux mises à jour fournisseurs en temps réel évitant le traitement d’un grand nombre de questions, l’équipe de la Comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur l’innovation et les vraies exceptions. Le secret de telles performances réside dans la fonction intégrée de rapprochement intelligent qui exploite les données de référence fournisseurs, les commandes, les reçus et même les contrats pour automatiser le flux de validation. En cas d’exception, les factures peuvent faire l’objet d’une approbation en un clic ou il suffit d’ajouter le numéro de bon de commande manquant pour assurer le rapprochement automatique. Grâce au traitement multi-taxes par poste et aux modèles d’allocation de budget réduisant la charge de travail, les taux d’automatisation de la Comptabilité fournisseurs peuvent largement dépasser 70%.

Toutefois, le vrai atout de la solution Invoice-to-Pay d’Ivalua consiste à intégrer toutes ces fonctions de rapprochement dans le portail fournisseurs en libre-service, lui-même relié au Centre de facturation (Invoice Hub). Cette innovation sans précédent permet d’atteindre un degré de transformation numérique tout à fait impossible avec un réseau d’e-Invoicing. Désormais, les fournisseurs sélectionnés peuvent charger une facture PDF dans le portail gratuit, vérifier que l’ensemble du contenu est correct, et ajouter un numéro de bon de commande manquant ou prévenir l’acheteur, avant le rapprochement entre la facture et le reçu ou la commande. La facture n’est acceptée qu’après vérification de sa conformité à la politique de tolérance en matière d’automatisation. À ce stade, le fournisseur peut choisir d’envoyer une facture litigieuse ou de charger une nouvelle facture permettant le rapprochement. Dans tous les cas, le calcul du délai de paiement se déclenche uniquement lorsque la facture est approuvée pour traitement direct. 

Découvrez comment assurer une vraie automatisation de la Comptabilité fournisseurs.

Difficulté n° 3 : Comment garantir l’amélioration continue ?

La capacité à améliorer en continu un processus est vitale pour réaliser un retour sur investissement, et doit se situer au cœur même de toutes les technologies cloud. Faute de quoi, les entreprises ne peuvent pas être agiles, et en l’absence de données analytiques, un changement continu s’avère impossible. C’est pourquoi la plateforme Ivalua fournit le tableau de bord et les informations sur les performances indispensables pour évoluer, s’adapter et améliorer systématiquement votre processus Invoice-to-Pay. Contrairement aux réseaux d’e-Invoicing ou aux services normatifs « verrouillés », Ivalua vous donne la maîtrise totale du processus Invoice-to-Pay. Après une mise en route rapide, l’équipe de la Comptabilité fournisseurs est en mesure de créer des modèles et des règles de traitement, et d’élargir ou d’adapter le flux de validation sans interrompre le système. 

En savoir plus sur l’intérêt de l’amélioration continue au Crédit Agricole.

La solution Invoice-to-Pay d’Ivalua

Ivalua est considéré comme l’un des plus performants en matière de solutions Source-to-Pay (S2P) par les principaux analystes. Une fois l’automatisation avancée de la Comptabilité fournisseurs mise en place, vous pourrez vous focaliser sur l’ajout de fonctionnalités générant de la valeur supplémentaire : atténuation de la fraude à la facturation, respect de la conformité et augmentation des fonds de roulement de la chaîne logistique financière. Bienvenue dans la solution Invoice-to-Pay d’Ivalua !

Les composantes permettant de lever les obstacles au sein du processus Invoice-to-Pay

Pour en savoir plus sur la solution Invoice-to-Pay d’Ivalua, demandez dès aujourd’hui une démonstration sans obligation d’achat.