Les bons de commande (purchase orders, PO) sont essentiels dans les opérations d’approvisionnement et les activités commerciales, car ils assurent précision et traçabilité. Ils constituent des accords formels entre acheteurs et fournisseurs, détaillant les achats convenus et prévenant ainsi les litiges ou malentendus.
Cet article explore les fondamentaux des bons de commande, les différents types, leur fonctionnement, ainsi que leur rôle stratégique dans l’entreprise.
Points clés
- Un processus de commande bien structuré renforce le contrôle, la transparence et la conformité des Achats, en formalisant clairement les accords entre acheteurs et fournisseurs.
- L’automatisation du processus réduit les erreurs humaines, accélère les délais et améliore la visibilité sur les dépenses, facilitant ainsi la prise de décisions et l’évaluation de la performance fournisseur.
- L’intégration des bons de commande aux systèmes d’approvisionnement et aux ERP permet de fluidifier les workflows, d’assurer l’exactitude des données et de renforcer l’efficacité globale du processus d’achat.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande (purchase order, PO) est un document officiel émis par un acheteur à un fournisseur, décrivant en détail une transaction d’achat. Souvent confondu avec une demande d’achat (purchase requisition, PR), qui correspond à une requête interne d’approbation, le bon de commande formalise la transaction avec le fournisseur. Il inclut des éléments clés comme les produits commandés, les quantités, les prix, les délais de livraison et les modalités de paiement. Une fois accepté, il a valeur de contrat juridiquement contraignant.
Les bons de commande sont essentiels pour garantir une communication claire entre les parties, limiter les incompréhensions et optimiser l’efficacité des processus d’achat, de gestion des stocks, de contrôle budgétaire et de relations fournisseurs. Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent encore des procédures manuelles, sources d’inefficacités. Selon une étude menée en 2022 par le Hackett Group sur la performance du processus Purchase-to-Pay, 61 % des organisations interrogées ont signalé des inefficacités dues à l’absence d’automatisation.
Si le bon de commande initie la transaction, la facture, elle, en demande le paiement une fois les biens ou services livrés, marquant ainsi la fin du cycle de comptabilité fournisseurs. Comprendre le lien entre bon de commande et facture est donc essentiel pour optimiser le processus d’achat jusqu’au paiement.
Types de bons de commande
Il existe plusieurs types de bons de commande, chacun répondant à des besoins spécifiques en matière de procurement. Cette section présente les principales catégories et explique comment un système numérique de gestion des bons de commande peut en optimiser la gestion.
Bon de commande standard (SPO, standard purchase order)
Le bon de commande standard est le plus répandu et s’utilise généralement pour des achats ponctuels. Il contient des informations précises telles que la description des articles, les quantités, les prix et les dates de livraison.
Ce type de bon est adapté lorsque l’acheteur connaît exactement ses besoins et souhaite effectuer un achat unique et ciblé. Chaque bon de commande standard est utilisé pour une transaction spécifique, ce qui le rend distinct et indépendant des autres.
Commande planifiée (PPO, planned purchase order)
Les commandes planifiées conviennent aux achats anticipés dont les modalités exactes (quantité, calendrier, etc.) ne sont pas encore totalement définies. Contrairement aux bons de commande standards, elles permettent de cadrer des transactions futures sans s’engager immédiatement sur une date de livraison.
Lorsque les détails sont confirmés, une autorisation d’achat est émise dans le cadre de la commande planifiée pour finaliser la transaction.
Bon de commande ouvert (BPO, blanket purchase order)
Les bons de commande ouverts sont utilisés pour des achats récurrents auprès du même fournisseur sur une période donnée. Ils couvrent plusieurs transactions étalées dans le temps et sont particulièrement adaptés aux besoins d’approvisionnement réguliers et continus.
Les BPO simplifient le processus d’achat en évitant d’avoir à émettre un bon de commande pour chaque transaction, ce qui permet un gain de temps et une réduction des tâches administratives. Ils intègrent généralement un plafond budgétaire, permettant à l’entreprise de mieux contrôler ses dépenses.
Bon de commande contractuel (CPO, contract purchase order)
Les bons de commande contractuels sont des accords juridiquement contraignants établis avant que les détails précis de la commande ne soient définis.
Ils sont utilisés lorsque l’acheteur et le fournisseur s’entendent en amont sur les conditions générales d’un achat, mais que les éléments concrets (quantités, délais, etc.) seront fixés ultérieurement. Ce type de bon est courant dans les relations d’approvisionnement complexes et de long terme, et offre un cadre juridique solide pour les transactions à venir.
Bon de commande numérique (DPO, digital purchase order)
Grâce aux technologies avancées, les systèmes numériques de gestion des bons de commande permettent d’automatiser l’ensemble du processus, de la création à l’approbation et au suivi, quel que soit le type de bon utilisé.
Les bons de commande numériques réduisent les risques d’erreurs, accélèrent le traitement et offrent une visibilité en temps réel sur les activités d’approvisionnement. En remplaçant les processus manuels par des solutions numériques, les entreprises peuvent gérer plus efficacement tous leurs bons, qu’ils soient standards, planifiés, généraux ou contractuels, et ainsi optimiser leurs coûts et leur performance globale.
Les sept étapes du processus de commande
Le processus de commande suit un enchaînement structuré d’étapes qui garantit l’efficacité, la transparence et la cohérence des activités de procurement avec les objectifs de l’organisation, depuis la demande initiale jusqu’au règlement final.
1) Demande d’achat (PR, purchase requisition)
Tout commence par une demande d’achat (PR), c’est-à-dire une requête formelle émise par un service ou un collaborateur pour obtenir des biens ou services spécifiques. Cette demande précise la quantité souhaitée, les spécifications techniques et la justification de l’achat.
2) Création de la commande (de la demande au bon de commande)
Une fois la demande approuvée, l’équipe Achats la transforme en bon de commande : un contrat formel entre l’acheteur et le fournisseur qui détaille les articles commandés, les quantités, les prix convenus et les modalités de livraison.
3) Approbation
Avant d’être envoyée au fournisseur, la commande doit passer par un circuit d’approbation. Selon les procédures internes, plusieurs acteurs comme les responsables budgétaires ou les managers peuvent être impliqués pour vérifier la conformité aux politiques internes et au budget alloué.
4) Transmission de la commande au fournisseur
Une fois validée, la commande est envoyée au fournisseur, par e-mail, via une plateforme électronique d’approvisionnement ou tout autre canal convenu. Le fournisseur en prend connaissance, la vérifie et confirme sa réception.
5) Réception et contrôle
Dès la livraison des biens ou services, l’équipe en charge procède à un contrôle qualité et quantité afin de s’assurer que la commande est respectée. Toute anomalie ou tout article endommagé est signalé et notifié au fournisseur.
6) Rapprochement des factures
Le fournisseur transmet ensuite une facture. L’équipe financière effectue alors un rapprochement entre la facture, le bon de commande et les documents de réception afin de s’assurer que toutes les données concordent. Cela garantit que les montants facturés correspondent aux conditions négociées et aux livraisons effectuées.
7) Paiement
Enfin, le service financier procède au règlement, conformément aux modalités prévues dans le bon de commande.
La simplification de ce processus peut permettre de réaliser des économies significatives. D’après The Hackett Group, une gestion optimisée du procurement, incluant un processus de commande rationalisé, peut réduire les coûts d’achat jusqu’à 30 %.
Pour aller plus loin dans l’optimisation de vos processus d’approvisionnement, notamment sur le rôle central des bons de commande dans la stratégie d’achat, il est pertinent d’explorer le cycle complet du processus purchase-to-pay.
Les avantages d’un système digital de gestion des bons de commande
La mise en place d’un système digital pour la gestion des bons de commande peut transformer les opérations d’achat en renforçant l’efficacité, en réduisant les coûts et en optimisant l’ensemble du processus.
L’un des bénéfices majeurs réside dans la diminution des erreurs et des tâches manuelles. Grâce à l’automatisation, les entreprises limitent les risques d’erreurs humaines lors de la saisie des données, ce qui garantit une meilleure précision des commandes et réduit les perturbations coûteuses. Les systèmes numériques accélèrent les traitements grâce à des flux d’approbation automatisés et à l’envoi instantané des commandes, permettant ainsi de répondre plus rapidement aux besoins d’approvisionnement.
La visibilité accrue constitue un autre avantage essentiel. Le suivi en temps réel et les mises à jour de statut permettent aux équipes Achats de surveiller chaque commande et de résoudre les problèmes rapidement, assurant ainsi une plus grande fiabilité. Un système numérique performant s’intègre aisément aux autres outils d’approvisionnement et aux systèmes financiers, synchronisant les données pour simplifier la gestion des stocks, des budgets et des relations fournisseurs.
En automatisant les tâches répétitives, ces solutions libèrent un temps précieux, que les équipes peuvent consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion stratégique des fournisseurs ou l’optimisation des coûts, plutôt qu’à l’administratif.
Selon Ardent Partners, une réduction de seulement 1 à 2 % des coûts d’achat peut avoir le même effet sur la rentabilité qu’une hausse de 10 % des ventes. Cette statistique souligne l’impact considérable que peut avoir l’optimisation du procurement via des solutions numériques.
Comment Ivalua automatise le processus de commande
La plateforme d’e-procurement d’Ivalua simplifie l’ensemble du cycle de commande, en permettant aux équipes d’achat de piloter tous les aspects des dépenses fournisseurs depuis une interface unifiée. Voici les fonctionnalités clés :
- Une automatisation complète du processus de commande, limitant les tâches manuelles, réduisant les erreurs et accélérant les cycles d’achat.
- Une interface intuitive permettant de générer un bon de commande en seulement trois clics, pour que les équipes se concentrent sur des missions stratégiques.
- Un rapprochement intelligente à quatre niveaux (bon de commande, réception, facture et contrat), garantissant la cohérence et évitant les écarts ou les paiements en trop.
- Des workflows d’approbation personnalisables pour automatiser les validations internes.
- Un suivi en temps réel qui donne de la visibilité sur l’état d’avancement des commandes.
- Des outils d’analyse et de reporting puissants pour suivre les indicateurs clés et ajuster les stratégies d’approvisionnement à partir d’insights exploitables.
La plateforme s’intègre par ailleurs parfaitement aux ERP existants, synchronisant les données pour une gestion plus fluide des inventaires et des budgets.
Selon l’étude Forrester Wave : « Ivalua se distingue par la performance de l’ensemble de sa suite, notamment dans le domaine du source-to-contract. Sa stratégie repose sur une plateforme SVM unifiée permettant à ses clients de gérer toutes leurs dépenses et tous leurs fournisseurs, dans un esprit de transparence, d’adoption, d’efficacité et de collaboration. »
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Bons de commande : comment optimiser votre stratégie pour plus d’efficacité
Adopter un logiciel de e-procurement et de gestion des bons de commande tel que celui proposé par Ivalua peut jouer un rôle déterminant pour gagner en efficacité, réduire les coûts et doter votre entreprise des outils indispensables à l’optimisation de l’approvisionnement. Une telle solution peut également avoir un impact significatif sur la performance de votre chaîne logistique.
Il est temps d’examiner votre stratégie actuelle en matière de gestion des achats et d’identifier si des processus manuels freinent vos opérations ou limitent la visibilité et l’intégration entre vos outils.
Découvrez comment la plateforme Ivalua peut transformer votre approche en consultant le rapport Forrester Wave™ : Supplier Value Management Platforms, Q3 2024.
FAQ
Qu’est-ce qu’un bon de commande et pourquoi est-ce un document important ?
Un bon de commande (PO) est un document officiel émis par un acheteur à un fournisseur. Il précise les biens ou services souhaités, les quantités et les prix convenus. Ce document fait office de contrat juridiquement contraignant et permet de garantir la clarté, le suivi et le contrôle du processus d’achat.
Quelles sont les étapes clés du processus de bon de commande ?
Le processus inclut généralement la création de la demande, l’approbation du bon de commande, son envoi au fournisseur, la réception des marchandises ou services, puis le rapprochement avec la facture. Chaque étape est essentielle pour assurer la conformité, le respect des délais et l’exactitude des paiements.
Quels sont les avantages de l’automatisation du processus de commande ?
L’automatisation améliore l’efficacité, réduit les erreurs, renforce la visibilité et accélère les cycles d’achat. Elle facilite également le respect des politiques internes et simplifie les audits pour les équipes achats et finance.
Quelle est la différence entre une commande et une facture ?
Le bon de commande est émis par l’acheteur pour initier l’achat. La facture, quant à elle, est envoyée par le fournisseur après livraison, pour demander le paiement. Ces deux documents sont indispensables au processus de triple rapprochement, garantissant cohérence et exactitude dans les transactions.
Comment les organisations peuvent-elles améliorer leur processus de commande ?
Elles peuvent le faire en standardisant les workflows, en intégrant leurs outils de procurement aux plateformes ERP, et en s’appuyant sur des solutions numériques pour automatiser les approbations, assurer un suivi en temps réel et tirer parti de l’analyse des données pour piloter les décisions.
