Maîtriser le sourcing stratégique : 7 étapes essentielles pour des Achats performants

Les Achats ne sont plus une simple fonction de back-office ; ils sont devenus un levier stratégique de création de valeur, de résilience et d’innovation au sein des Supply Chains mondiales. Le sourcing stratégique et les Achats permettent aux entreprises d’aligner leurs décisions d’achat sur leurs objectifs stratégiques globaux, d’optimiser les relations fournisseurs et de gérer efficacement les risques.

En intégrant des pratiques de sourcing stratégique, les entreprises peuvent transformer une gestion transactionnelle des achats en une fonction proactive et créatrice de valeur, générant des économies, une efficacité et une agilité mesurables.

Sourcing stratégique : définition, enjeux et rôle dans la performance Achats

Le sourcing stratégique est une approche méthodique et systématique des achats qui permet de réévaluer et d’améliorer en permanence les activités d’achat d’une organisation. Il s’agit de s’assurer qu’une organisation achète les biens et services dont elle a besoin de la manière la plus efficace et la plus rentable possible, tout en tenant compte de facteurs tels que la qualité, la performance des fournisseurs et le coût total du cycle de vie. 

Le sourcing stratégique transforme la fonction Achats en un levier de création de valeur. En analysant systématiquement les modèles de dépenses, en évaluant les conditions du marché et en cultivant de solides relations avec les fournisseurs, le sourcing stratégique permet aux organisations d’optimiser leur chaîne d’approvisionnement, de réduire les coûts et d’améliorer la qualité et l’efficacité.

Sourcing Stratégique et Achats : Comment ils fonctionnent ensemble

Le sourcing stratégique et les processus d’achats sont étroitement liés : le sourcing identifie les fournisseurs les plus adaptés, tandis que les achats concrétisent les décisions d’achat de manière efficace. Ensemble, ces processus garantissent que la sélection des fournisseurs, les négociations et la gestion des contrats s’alignent sur les objectifs de l’entreprise, son profil de risque et ses contraintes budgétaires.

En alignant ces fonctions, les équipes achats peuvent anticiper les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, optimiser la performance des fournisseurs et sécuriser des avantages concurrentiels, plutôt que de simplement réagir aux besoins immédiats. En pratique, le sourcing stratégique éclaire les décisions d’achat grâce à des analyses basées sur les données, tandis que les achats assurent une exécution fluide à travers les différentes catégories et régions. Cette synergie transforme les achats en un levier stratégique de création de valeur pour l’organisation.

Les 7 étapes du sourcing stratégiques  

Retrouvez les 7 étapes du sourcing stratégique tout au long du Source-to -Contract:

Étape 1 : Identifier les leviers d’optimisation grâce au sourcing stratégique

Le processus de sourcing stratégique commence par la classification des achats en groupes distincts en fonction de la nature des biens ou des services, tels que l’équipement informatique, les fournitures de bureau ou les matériaux de production. Ensuite, l’entreprise procède à une analyse détaillée des dépenses dans chaque catégorie, en examinant les dépenses totales, la fréquence des achats, le montant moyen des transactions, la criticité du produit ou du service et tout modèle de dépenses, tel que les fluctuations saisonnières.

Étape suivante : Identifier les besoins en achats et analyser les dépenses pour dégager des opportunités d’efficacité et d’économies

Pour optimiser le processus d’achats, commencez par une analyse ciblée des dépenses et des besoins. Voici une checklist rapide pour guider cette démarche :

Étape 2 : Identifier de fournisseurs potentiels

Cette étape commence par la collecte d’une liste complète de fournisseurs offrant les produits ou services requis, en s’appuyant sur diverses sources telles que les fournisseurs existants, les bases de données en ligne, les rapports sectoriels, les événements commerciaux et les recommandations des partenaires. Une fois la liste des fournisseurs potentiels établie, une évaluation détaillée de chacun d’entre eux est réalisée. Les entreprises examinent un certain nombre de facteurs, notamment la stabilité financière, la réputation vis-à -vis du marché, la qualité des biens ou des services, la structure des prix et la capacité à respecter les délais de livraison. L’objectif est de réduire la liste à un groupe restreint de fournisseurs les mieux à même de répondre aux exigences et aux normes spécifiques de l’entreprise.

Checklist :

• Aligner la stratégie de sourcing sur les priorités du processus d’achats
• Prendre en compte les facteurs éthiques, environnementaux et de conformité
• Planifier les étapes d’évaluation des fournisseurs, y compris les RFI/RFP et les visites sur site

Étape 3 : Élaborer une stratégie de sourcing et évaluer le potentiel du fournisseur

Sur la base des informations recueillies au cours des deux phases précédentes, les acheteurs (éventuellement en coopération avec les gestionnaires de catégories) élaborent une stratégie initiale de sélection des fournisseurs. Cette stratégie consiste généralement à :

• Déterminer les étapes du processus, le calendrier et le format appropriés : demande d’informations (RFI), demande de propositions (RFP), demande de devis (RFQ), enchères. 
• Rédiger la demande d’information, la demande de proposition, la demande de prix, selon le cas.
• Élaborer une stratégie d’allotissement, c’est-à-dire la combinaison de biens/services, de fournisseurs, d’installations/bureaux/régions et de volumes (le cas échéant).

Pour élaborer une stratégie de sourcing, il est essentiel que l’équipe chargée du sourcing comprenne les exigences de l’organisation et de l’entreprise.  Par exemple, les entreprises peuvent prendre en compte les pratiques éthiques du fournisseur, ses politiques environnementales et sa conformité aux réglementations et normes en vigueur. Outre ces facteurs, l’équipe d’Achat peut évaluer les capacités techniques et les avancées technologiques du fournisseur. Les entreprises peuvent demander des échantillons, programmer des visites de sites et/ou organiser des réunions en personne avec le fournisseur afin de déterminer la valeur qu’il apporte à la relation commerciale et son potentiel pour un partenariat à long terme.

Étape 4 : Publication de l’appel d’offres, de la demande de propositions, de prix et analyse des propositions des fournisseurs

Au cours de cette phase, l’accent est mis sur la publication de l’appel d’offres (RFI/RFP/RFQ et éventuellement une enchère), la communication avec les fournisseurs et la gestion globale du processus. À chaque étape du processus d’appel d’offres, l’équipe chargée de la sélection des fournisseurs doit analyser, rapporter et comprendre le retour d’information et les propositions des fournisseurs. Sur la base de ces données, l’équipe de sourcing peut ajuster et modifier sa stratégie de sourcing.

Après avoir examiné et analysé les propositions des fournisseurs, ceux-ci peuvent être sélectionnés pour la phase de négociation finale en fonction des résultats. Au cours de cette phase, l’entreprise procède à un examen approfondi des propositions soumises et les évalue sur la base du prix, de la qualité des biens ou des services offerts, de la conformité aux spécifications et d’autres paramètres. Certaines entreprises utilisent des tableaux de bord ou des systèmes d’évaluation pour quantifier et évaluer objectivement chaque proposition.

Étape 5 : Négociation et sélection du fournisseur (attribution)

La phase de négociation (finale) commence généralement par une analyse approfondie, couvrant tous les facteurs et exigences de l’entreprise. Les négociations ne se limitent pas à l’obtention du prix le plus bas, mais doivent porter sur tous les aspects cruciaux des biens/services en question, tels que l’assurance qualité, le délai de livraison, les conditions de garantie et la flexibilité dans le traitement des modifications de commandes ou des urgences. Les entreprises peuvent négocier avec plusieurs fournisseurs en même temps afin de bénéficier d’offres compétitives, ce qui leur permet d’obtenir le meilleur prix possible. Une communication claire et une réflexion stratégique sont essentielles au cours de cette phase.

Cette phase consiste à choisir les fournisseurs qui répondent le mieux aux critères de l’entreprise. Cela signifie que le processus de prise de décision nécessitera probablement la collaboration de diverses parties prenantes au sein de l’entreprise afin de s’assurer que les fournisseurs choisis sont en phase avec les objectifs et les stratégies plus larges de l’entreprise. Le but ultime est de dresser une liste des fournisseurs les plus aptes à fournir les biens ou les services nécessaires et qui contribuent de manière positive à l’efficacité, à la rentabilité, au profil de risque et aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette sélection minutieuse jette les bases de relations fructueuses et durables avec les fournisseurs et constitue un facteur clé d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement.

Étape 6 : Négociation et exécution du contrat

Cette phase marque la transition entre la sélection des fournisseurs et la formalisation des relations commerciales. Elle comprend la rédaction, la négociation et la finalisation des contrats avec les fournisseurs sélectionnés. Il est essentiel de prêter attention aux détails pour s’assurer que tous les aspects de l’accord sont correctement représentés. L’équipe juridique de l’entreprise est impliquée pour s’assurer que les contrats sont conformes aux lois et réglementations applicables et pour préserver les intérêts de l’entreprise à l’avenir. Les négociations visant à finaliser les détails permettent d’identifier et de clarifier les ambiguïtés et d’apporter les changements nécessaires pour créer un accord juste et équilibré qui favorise une relation solide et collaborative avec le fournisseur. Une fois signé, le contrat officialise la relation.

Étape 7 : Suivi des contrats et des fournisseurs et amélioration continue

Le suivi et l’amélioration continue impliquent l’évaluation périodique du respect par les fournisseurs de leurs obligations contractuelles en termes de performance, de qualité, de livraison, de coût et de service. Des indicateurs clés de performance (ICP) et des métriques sont utilisés pour mesurer et contrôler objectivement les performances des fournisseurs. Il est également essentiel de rechercher activement des possibilités d’optimiser la stratégie d’approvisionnement, par exemple en renégociant des contrats, en explorant de nouveaux fournisseurs ou en collaborant étroitement avec les fournisseurs actuels pour améliorer l’efficience et l’efficacité. Des boucles de rétroaction régulières et des canaux de communication ouverts avec les fournisseurs sont essentiels pour identifier les domaines d’amélioration et promouvoir l’innovation. Lorsque des problèmes apparaissent, des mesures correctives et/ou d’autres processus de collaboration peuvent être utilisés pour assurer la conformité avec les attentes et les obligations contractuelles.

Considérations pour une stratégie efficace de sourcing en Achats

Lors de l’élaboration d’une stratégie de sourcing en achats, les organisations doivent concilier les achats tactiques avec les objectifs stratégiques à long terme. Une stratégie solide prend en compte :

• les risques fournisseurs,
• le coût total de possession (TCO),
• le potentiel d’innovation, tout en s’alignant sur les priorités du processus d’achats.

Si le sourcing tactique répond aux besoins immédiats, le sourcing stratégique garantit une création de valeur durable et des partenariats fournisseurs plus solides. Les équipes doivent régulièrement réévaluer leur stratégie pour s’adapter aux évolutions du marché et aux améliorations des processus d’achats.

Sept bénéfices du sourcing stratégique

La mise en œuvre d’un processus de sourcing stratégique dans le domaine des achats apporte une multitude d’avantages à une organisation. Voici sept avantages concrets du sourcing stratégique pour améliorer la résilience et l’efficacité des achats :

• Économie:  en analysant les dépenses et en négociant de meilleurs accords avec les fournisseurs, les entreprises peuvent réduire leurs coûts d’approvisionnement. Les achats groupés, de meilleures conditions contractuelles et le choix de fournisseurs rentables contribuent à ces économies.
• Amélioration de la qualité et du service : Des achats de meilleure qualité et un meilleur service peuvent avoir un impact positif sur le produit ou le service final fourni par l’entreprise.
• Réduction des risques : En diversifiant les fournisseurs et en surveillant constamment leurs performances, le sourcing stratégique permet d’atténuer les risques tels que les interruptions de la chaîne d’approvisionnement, les problèmes de qualité et le non-respect des normes réglementaires.
• Augmentation de l’efficacité et de la productivité : La rationalisation du processus d’achat grâce au sourcing stratégique réduit le temps et les efforts consacrés aux activités d’achat, ce qui accroît l’efficacité et libère des ressources pour des tâches plus stratégiques.
• Des relations plus étroites avec les fournisseurs : En travaillant en étroite collaboration avec un groupe de fournisseurs sélectionnés et en obtenant des contrats équitables, les entreprises établissent des partenariats plus solides qui génèrent des avantages mutuels tels que l’innovation et des services prioritaires.
• Informations sur le marché et les fournisseurs : Les entreprises obtiennent des informations précieuses sur les tendances du marché, la dynamique des prix et le paysage des fournisseurs, qui peuvent être utilisées pour améliorer la prise de décision et rester compétitives.
• Une plus grande agilité : Grâce à une stratégie d’approvisionnement bien conçue, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux changements du marché, aux fluctuations de la demande et aux nouvelles opportunités.

En quoi le sourcing stratégique diffère-t-il du sourcing traditionnel ?  

Alors que le sourcing traditionnel se concentre principalement sur les activités d’approvisionnement à court terme et sur la minimisation des coûts de transaction individuels, le sourcing stratégique adopte une vision holistique et à long terme. Il s’agit d’établir des relations solides et collaboratives avec un groupe de fournisseurs sélectionnés, en alignant les stratégies d’approvisionnement sur les objectifs globaux de l’entreprise.

Le sourcing  stratégique implique une analyse approfondie du marché, un suivi continu des performances des fournisseurs et une attention particulière au coût total de possession plutôt qu’au seul prix initial.

Pro Tip

Cette approche permet non seulement de réaliser des économies, mais aussi de donner la priorité à la qualité, à l’efficacité et à la gestion des risques, faisant ainsi de l’approvisionnement une fonction stratégique au sein de l’organisation.

Étude de cas Veolia : Le sourcing stratégique en pratique.

Veolia, leader mondial de la gestion optimisée des ressources opérant dans 40 pays. Avant d’utiliser Ivalua, l’entreprise était confrontée à un écosystème de fournisseurs vaste et complexe, à l’intégration de différents systèmes d’information et à l’absence d’un processus et d’une méthodologie communs. De plus, il n’y avait pas de base de données commune de contrats à partir de laquelle on pouvait tirer des informations.

Après avoir mis en place la plateforme Source-to-Pay (S2P) d’Ivalua, Veolia a bénéficié d’un référentiel centralisé de fournisseurs qui fournit une source unique. Ivalua s’intègre parfaitement aux autres systèmes d’information et ERP, permettant un reporting financier en temps réel, un suivi étroit des plans d’action par catégorie et un suivi des économies en temps réel. L’équipe a également accès à un référentiel commun de contrats et à une transparence globale du cycle de vie des contrats. Consultez l’étude de cas complète sur la mise en œuvre du sourcing stratégique avec Ivalua chez Veolia.

Dans le dernier rapport Gartner Magic Quadrant pour les suites Source-to-Pay (S2P), Ivalua maintient à nouveau sa position de leader. Le rapport souligne l’agilité et la flexibilité de notre  plateforme Source-to-Pay unifiée, construite sur une base de code unique, un modèle de données centralisé et une interface homogène. Parmi les atouts uniques soulignées par Gartner sont notamment 

• Des modèles de déploiement flexibles et configurables
• Un soutien opérationnel de premier plan 
• Des fonctionnalités avancées pour un Source-to-Pay efficace 

L’avenir du sourcing stratégique : IA, automatisation et innovation continue

Les technologies émergentes ont un impact significatif sur le sourcing stratégique, en introduisant de nouvelles capacités. L’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML, machine learning) révolutionnent l’analyse des données, permettant de mieux comprendre les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances du marché. Grâce aux données d’inventaire et aux prévisions de la demande en temps réel, les équipes d’approvisionnement peuvent désormais bénéficier d’une agilité de la chaîne d’approvisionnement et d’une visibilité des stocks. Dans l’ensemble, ces technologies rendent le sourcing stratégique plus axé sur les données, plus efficace et plus proactif, ce qui permet aux organisations de mieux aligner les processus d’approvisionnement sur les objectifs commerciaux globaux.

L’intelligence artificielle générative dans le domaine du sourcing stratégique est un autre développement prometteur, qui devrait révolutionner la manière dont les organisations abordent l’approvisionnement. Connue pour sa capacité à créer de nouveaux contenus et de nouvelles solutions, l’intégration de l’IA dans les processus et les solutions de sourcing stratégique devrait s’intensifier, offrant des moyens plus sophistiqués et plus efficaces pour réinventer les processus achat et de stimuler l’innovation.

Logiciel de sourcing stratégique : améliorer le processus de sourcing

Les logiciels de sourcing stratégique, comme le logiciel Source-to-Pay d’Ivalua, améliorent considérablement le processus de sourcing en automatisant et en simplifiant les activités clés. Grâce à des outils avancés d’analyse et de gestion des données, les équipes peuvent analyser les schémas de dépenses et identifier les opportunités d’économies pour une prise de décision plus éclairée. 

La solution complète Source-to-Pay d’Ivalua intègre le sourcing stratégique comme un élément clé qui exploite des analyses avancées et des informations de marché pour identifier les opportunités d’économies, évaluer la performance des fournisseurs et gérer les risques plus efficacement. Intégré dans le cadre plus large du S2P, le sourcing stratégique Ivalua permet une transition transparente du sourcing à l’approvisionnement, en tirant parti du d’un processus complet de bout en bout, de données et d’intelligence artificielle, garantissant cohérence et efficacité. Cela permet d’améliorer les relations avec les fournisseurs tout au long du cycle de vie du sourcing. 

Conclusion

Le sourcing stratégique et les achats transforment le processus d’approvisionnement, le faisant passer d’une logique réactive à une approche proactive. Cette synergie permet de réaliser des économies, d’améliorer l’efficacité et de renforcer la collaboration avec les fournisseurs.

Pour maximiser ces résultats, les organisations peuvent s’appuyer sur des plateformes modernes de sourcing, comme Ivalua, afin d’intégrer le sourcing stratégique aux flux d’achats et de favoriser une prise de décision basée sur les données tout au long de la chaîne d’approvisionnement.