Retour d’expérience sur l’intégration virtuelle de nouveaux employés pendant le confinement

Le monde du travail a changé du jour au lendemain à l’annonce du confinement dans de nombreux pays, destiné à freiner la propagation du Covid-19. Le 12 mars, il a été conseillé à l’ensemble de notre personnel de travailler à domicile. Peu de temps après, cette recommandation est devenue une obligation.

En tant qu’équipe “Talent Acquisition”, nous avons la chance de travailler dans une entreprise en expansion, financièrement solide, qui continue d’ouvrir de nouveaux postes. Cependant, presque toutes les étapes, des entretiens, à la finalisation des recrutements, jusqu’à l’intégration, ont changé d’une manière ou d’une autre.

Comment optimiser l’intégration des nouveaux employés pendant le confinement ? Telle était sûrement la principale interrogation de nombreuses entreprises pendant cette période. Nous recrutons continuellement de nouveaux collaborateurs partout dans le monde, aussi nous avons dû revoir notre approche habituelle de l’intégration. Nous avons rapidement adapté nos processus de façon à intégrer les employés de manière 100 % virtuelle.

Certains changements ont été simples à mettre en place, tels que l’envoi de l’équipement directement au domicile des employés. D’autres ont été plus délicats, mais ont néanmoins fait une grande différence. L’un d’eux consistait à développer des façons informelles de rester en contact, telles que…

Des « morning coffee » virtuels sur Zoom 

Des happy hours virtuels le vendredi

Ou même simplement nous assurer que tout le monde se disait bonjour sur Hangouts afin de garder le contact

Concernant l’intégration elle-même, nous avons décidé de répartir nos sessions habituelles d’intégration, les faisant passer de 3 jours sur place à des petites sessions virtuelles de 2 heures par jour pendant 5 jours, de façon à ne pas accabler les employés avec 3 jours entiers de Powerpoint et de vidéos !

Nous avons pris le temps de montrer encore plus de soutien, de patience, de compréhension et de flexibilité pendant cette période car beaucoup de personnes font face à des problèmes personnels.

Voici quelques témoignages de nouveaux employés sur la façon dont ils ont vécu l’intégration pendant le confinement…

« Mon intégration chez Ivalua a eu lieu à distance, à l’autre bout du monde, en raison du confinement. Cela ne m’a pas empêché de vivre une formidable expérience et, malgré les circonstances, j’ai trouvé cette intégration extrêmement structurée. Ivalua a veillé à ce qu’on m’attribue un camarade d’intégration et à ce que je participe au plus d’appels possible, que ce soient les appels commerciaux hebdomadaires, les réunions virtuelles hebdomadaires d’avant vente ou encore les conférences téléphoniques générales. Tout cela a beaucoup aidé à mon intégration. »  – Christian Becker – Solution Consultant Moyen-Orient

« J’ai beaucoup apprécié cette intégration virtuelle. J’ai senti que les gens déployaient beaucoup d’efforts pour nous aider à nous mettre à niveau et à être productifs. J’ai été particulièrement impressionné par le processus d’intégration dans son ensemble. J’ai commencé le premier jour de télétravail et j’ai reçu mon ordinateur portable à la maison. Je n’ai pas encore rencontré de personne avec qui je travaille en face à face. Pourtant, je sens que je fais partie de l’équipe et je me sens bien intégré. Nous avons des réunions d’équipe quotidiennes sur Zoom, pendant 15 à 30 minutes. Nous n’y parlons pas du travail, mais le but est plutôt de discuter et de rester connectés. Cela m’a énormément aidé à sentir que je faisais partie de l’aventure. Et pour moi, c’est ça le vrai indicateur qui prouve que mon intégration s’est bien passée. » Philipp Setz – Senior Legal Counsel EMEA

« Je suis ravi de partager mon expérience sur l’intégration à distance chez Ivalua. J’ai reçu ma promesse d’embauche la première semaine de mars, avec une date de démarrage au 6 avril. J’étais très excité par ce nouveau poste, puis le Covid-19 est arrivé, un confinement total a été imposé et le monde entier s’est mis en pause. Aux informations, on entendait de plus en plus parler d’entreprises licenciant leurs employés, de salaires réduits, de gel des processus de recrutement, etc. Ces nouvelles m’attristaient et j’avais peur pour mon travail. Ivalua m’a alors annoncé le report d’une semaine de ma date d’entrée dans l’entreprise. Quel soulagement ! Organiser une intégration à distance peut être un véritable défi étant donné les différentes politiques que doit respecter l’entreprise. C’est un plaisir de faire partie d’une équipe aussi formidable ! » Varun Mahajan – Implementation Specialist Inde

« J’ai bénéficié d’un excellent processus d’intégration chez Ivalua. C’est quand même étrange de travailler ici et de n’avoir rencontré aucun de mes collègues en personne ! Cependant, je ne compte plus le nombre d’appels visio passés tout au long du processus de recrutement jusqu’à aujourd’hui, pendant ma première semaine de formation chez Ivalua. Mon matériel informatique m’a été envoyé le vendredi précédant ma date d’entrée dans l’entreprise et mon contact du service informatique (John) m’a formidablement aidé tout au long de l’installation des systèmes informatiques, etc. Avant mon premier jour chez Ivalua, les RH ont été très efficaces dans leur façon de communiquer et de s’assurer que le processus se déroulait sans accroc. Je ne pense pas que ça aurait pu mieux se passer, cela m’a impressionné. »  John Fritch – Senior Accounts Receivable Etats-Unis

« Je n’ai jamais travaillé avec une entreprise comme Ivalua tout au long de ma carrière. Gab P. et l’équipe ont été extrêmement accueillants et d’un grand soutien pendant mon court passage dans l’entreprise. Et je leur en suis très reconnaissant. Il y a eu quelques aléas mineurs les premiers jours (ordinateur portable perdu lors du transport) mais à part ça, tout le processus s’est déroulé sans problème pendant cette période incertaine. Cela a représenté un nouveau défi pour chaque personne impliquée, mais je ne pense pas que j’aurais pu bénéficier d’une transition plus simple dans ce nouveau rôle. J’aimerais à nouveau remercier tout le monde pour leur accueil et leur patience incroyables. Et je remercie en particulier Nancy H. d’avoir rendu l’ensemble du processus de recrutement facile et de m’avoir toujours fait rire pendant nos conversations. Ivalua est GÉNIALE ! »  Brad Perry – Graphiste Etats-Unis

En tant qu’entreprise, Ivalua s’est adaptée et a fait tous les changements nécessaires pour rendre son processus d’intégration aussi simple qu’il ne l’était avant. Nous avons beaucoup de chance de faire partie d’une organisation prospère, en évolution et qui par conséquent continue de recruter. Consultez nos offres sur https://www.ivalua.com/company/careers/