La facturation électronique révolutionne les opérations commerciales en permettant aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures par voie dématérialisée, ce qui facilite un traitement plus rapide, une réduction des coûts et une plus grande conformité aux exigences réglementaires. Cette transformation digitale permet non seulement de rationaliser les processus de facturation, mais aussi de fournir en temps réel des informations financières essentielles à la prise de décision.
En outre, comme les gouvernements du monde entier renforcent les réglementations pour améliorer la transparence économique, l’adoption de la facturation électronique augmente rapidement. Au niveau mondial, le marché de la facturation électronique a atteint 13,5 milliards de dollars en 2023 et devrait atteindre 60,9 milliards de dollars d’ici 2032, avec un taux de croissance annuel composé de 17,7% entre 2024 et 2032.
Dans cet article, nous aborderons les solutions de facturation électronique, notamment : ce que c’est, pourquoi c’est important, l’automatisation des comptes fournisseurs, les portails fournisseurs et les plateformes gouvernementales qui garantissent un échange de factures tout en respectant les diverses exigences réglementaires.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est une solution digitale qui permet aux entreprises d’automatiser l’échange et le traitement des factures entre les fournisseurs et les acheteurs, en remplaçant les méthodes traditionnelles basées sur le papier. Ce système fonctionne dans le cadre des opérations d’approvisionnement comme un élément clé de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
La facturation électronique rationalise le processus d'approvisionnement en permettant un traitement plus rapide des factures, en réduisant les erreurs et en garantissant la conformité avec les réglementations fiscales. Elle facilite des flux transactionnels plus efficaces et offre une meilleure visibilité des transactions financières, améliorant ainsi la gestion des flux de trésorerie et aidant les entreprises à capitaliser sur les remises pour paiement anticipé et à éviter les frais de retard.
L’adoption de la facturation électronique (e-invoicing) augmente dans le monde entier en raison de son efficacité et des économies qu’elle permet de réaliser. Selon une étude d’E&Y réalisée en 2018, des réglementations en matière de facturation électronique sont déjà en place dans plus de 55 pays à travers le monde. Cependant, le rapport « 2023 ePayables Technology Advisor » de Ardent Partners indique de manière surprenante que 55% des factures sont encore traitées manuellement, en particulier en Amérique du Nord, et que le personnel chargé des comptes fournisseurs consacre près d’un quart de son temps au traitement des factures.
Comment la facturation électronique fonctionne-t-elle dans le monde des achats ?
La facturation électronique rationalise considérablement les opérations d'achat, en améliorant la collaboration avec les fournisseurs, en accélérant les processus de paiement et en garantissant la conformité et l'efficacité. Elle améliore la communication en fournissant une plateforme transparente pour l'échange de factures et le suivi des paiements en temps réel, ce qui permet de résoudre rapidement les litiges et de renforcer les relations avec les fournisseurs. L'automatisation du processus de facturation réduit la durée des cycles de paiement, ainsi celui-ci verra correspondre automatiquement les factures aux bons de commande (ou PO) et aux reçus, ce qui minimise les erreurs et les interventions manuelles.
La facturation électronique automatise également la validation par rapport aux lignes du bon de commande et traite efficacement les factures sans PO, garantissant ainsi le respect des conditions financières et contractuelles. En outre, des fonctionnalités telles que les mises à jour en temps réel, les réponses automatisées aux demandes de renseignements et la possibilité de rejeter les factures incorrectes augmentent l'efficacité globale et réduisent les charges administratives.
En savoir plus sur le processus de facturation ou l’Invoice-to-Pay
Pourquoi la facturation électronique est-elle importante ?
La facturation électronique est importante tant pour les gouvernements que pour les entreprises. Pour les gouvernements, elle augmente considérablement la conformité fiscale en fournissant des données de transaction plus fiables et facilement accessibles, en simplifiant le suivi et l'audit, et en améliorant la transparence afin de réduire l'évasion fiscale et d'augmenter les recettes. Ce changement numérique favorise une gouvernance économique efficace et s'aligne sur les efforts de transformation numérique, en réduisant les coûts associés aux processus manuels et en soutenant les politiques environnementales par la réduction de l'utilisation du papier.
Pour les entreprises, la facturation électronique améliore l'efficacité opérationnelle et les économies en automatisant les processus de facturation, en réduisant les erreurs manuelles et en accélérant le cycle de facturation pour une meilleure gestion des flux de trésorerie. Elle améliore également la conformité réglementaire, car les factures numériques sont plus faciles à suivre et à contrôler.
La facturation électronique renforce également les relations avec les clients et les fournisseurs, en assurant une facturation plus rapide et plus précise, en favorisant une résolution rapide des divergences et en promouvant le développement durable par la réduction de la consommation de papier. En outre, elle permet de facturer sans contact, d'améliorer la collaboration avec les fournisseurs, de réduire les erreurs de facturation et d'optimiser la gestion du fonds de roulement.
En moyenne, les entreprises mettent 22 jours pour payer une facture, mais grâce à l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs et à la facturation électronique, elles peuvent réduire ce délai à deux jours. En accélérant le traitement des factures, les entreprises peuvent profiter des remises accordées par les fournisseurs en cas de paiement anticipé, en éliminant les erreurs humaines et en bénéficiant d’une meilleure visibilité.
Quels sont les avantages de la facturation électronique et de l’automatisation des paiements ?
La facturation manuelle présente plusieurs difficultés qui peuvent avoir un impact significatif sur l’efficacité et l’intégrité des processus financiers d’une entreprise :
- Erreurs de facturation : Des montants inexacts, des dates ou des descriptions erronées peuvent conduire à des factures qui ne reflètent pas exactement les biens ou les services fournis, ce qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts pour les corriger.
- Erreurs dans les données des fournisseurs : Les modifications apportées aux coordonnées des fournisseurs, aux informations sur les comptes bancaires ou aux taux d’imposition peuvent ne pas être mises à jour dans tous les dossiers en temps utile, ce qui entraîne des paiements manqués et des problèmes administratifs.
- Réduction de la productivité (délai de paiement des factures) : Le temps nécessaire pour trier, traiter et rapprocher manuellement les factures peut être considérable, ce qui entraîne une baisse de la productivité.
- Fraude et doubles paiements : Les systèmes manuels sont plus vulnérables à la fraude en raison des contrôles moins stricts et de la manipulation plus facile des documents papier.
- Retards de paiement et pénalités : Les retards dans le traitement des paiements ne mettent pas seulement à rude épreuve les relations avec les fournisseurs, mais peuvent également entraîner des pénalités de retard et la perte d’opportunités d’escomptes pour paiement anticipé.
L'utilisation d'une plateforme Source-to-Pay permet la facturation électronique et offre des niveaux élevés d'automatisation des comptes fournisseurs cela présente plusieurs avantages. En éliminant le besoin de papier, d'impression et d'affranchissement, les organisations peuvent économiser sur les coûts directs de matériel et d'exploitation, tout en soutenant les objectifs de développement durable en réduisant les déchets de papier. Les factures dématérialisées peuvent être émises et reçues instantanément via la plateforme, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire au traitement et au paiement des factures. Cette rapidité de traitement améliore non seulement les flux de trésorerie, mais aussi les relations avec les fournisseurs, en garantissant des paiements en temps voulu.
Dans un épisode récent du PayPod Podcast, nous avons parlé de l’importance d’adopter ces technologies pour accroître l’efficacité, réduire les coûts et améliorer la collaboration tout au long de la chaîne d’approvisionnement. L’adoption de systèmes digitaux permet de rationaliser les processus. Les gouvernements du monde entier ouvrent la voie avec des systèmes fiscaux numériques qui permettent non seulement de suivre les recettes et de lutter contre la fraude, mais aussi de garantir la fluidité des transactions. Cette approche innovante permet aux fournisseurs d’envoyer leurs factures par voie électronique pour une vérification rapide par le gouvernement et le calcul des taxes. Même si les acheteurs préfèrent une trace écrite, la transaction principale est traitée en quelques secondes, ce qui libère des liquidités pour les deux parties.
L'automatisation des factures améliore considérablement l'exactitude des données relatives aux factures en automatisant la saisie et la validation des données tout en réduisant les erreurs humaines telles que les fautes de frappe ou la saisie de données incorrectes. Les équipes peuvent suivre le statut des factures et des paiements en temps réel, vérifier le respect des conditions contractuelles et analyser les schémas de dépenses. Une plus grande précision garantit que les paiements sont basés sur des données de facturation correctes et vérifiées, ce qui se traduit par des transactions financières plus fluides. Ce niveau de connaissance est essentiel pour une planification financière efficace et pour prendre des décisions stratégiques en matière d'approvisionnement et de gestion de la trésorerie tout au long du processus de facturation.
Qu’est-ce qu’un Invoice Hub pour les fournisseurs ?
Un Invoice Hub est une plateforme centralisée qui gère et traite efficacement plusieurs flux de factures, y compris les formats papier, PDF, cXML et EDI. En consolidant ces flux dans un système unique, l'Invoice Hub simplifie les opérations de comptabilité fournisseurs, améliore la précision du traitement et accélère les cycles de paiement, ce qui se traduit par une amélioration de la trésorerie.
L'Invoice Hub sert également d'outil clé de gestion des risques financiers, en appliquant des mesures de sécurité et des contrôles de conformité uniformes à toutes les factures, ce qui permet de détecter la fraude, la duplication et la non-conformité à un stade précoce. Cette centralisation permet non seulement d'optimiser l'efficacité du traitement, mais aussi de renforcer l'intégrité financière de l'entreprise, en la protégeant contre les pertes potentielles et en garantissant le respect des normes et des politiques réglementaires.
Télécharger la fiche technique Invoice Hub d’Ivalua.
Réseaux de fournisseurs ou portails de fournisseurs : quelle est la meilleure approche ?
Les portails et réseaux de fournisseurs sont des plateformes numériques qui centralisent la communication, le partage d’informations et les transactions entre les acheteurs et leurs fournisseurs, en s’intégrant de manière transparente aux systèmes d’approvisionnement pour des mises à jour en temps réel. Ces portails améliorent la communication, rationalisent les processus d’approvisionnement et améliorent la visibilité et le contrôle, ce qui rend les opérations plus efficaces. Toutefois, les défis à relever sont les suivants : coûts de mise en œuvre élevés, niveaux variables d’adoption par les fournisseurs et dépendance accrue à l’égard de la technologie, ce qui peut entraîner des vulnérabilités.
Malgré ces difficultés, les portails sont privilégiés pour la collaboration avec les fournisseurs et l’automatisation des achats, en raison de leur capacité à centraliser les communications, à automatiser les activités d’achat et à réduire les erreurs grâce à des fonctionnalités qui permettent aux fournisseurs de valider eux-mêmes les factures électroniques avant de les envoyer. Cela permet non seulement de garantir l’exactitude et la conformité, mais aussi de faciliter l’intégration de tous les fournisseurs, de réduire les frais généraux
Par exemple, la solution Government Gateways" d'Ivalua permet d'intégrer pratiquement 100% des fournisseurs. Les factures sont instantanées et, s'il y a des erreurs dans la facture ou l'ordre de paiement, le fournisseur peut facilement les corriger via un site web, mettre à jour ses informations et même suivre le statut d'une facture. Ces fonctionnalités soutiennent les contrôles continus des transactions (CTC), des mesures réglementaires mises en œuvre par les gouvernements de plusieurs pays pour surveiller les transactions commerciales en temps réel ou quasi réel afin de garantir la conformité fiscale et de réduire la fraude.
Les CTC exigent souvent des entreprises qu'elles génèrent des factures électroniques qui sont immédiatement signalées ou validées par les autorités fiscales avant ou pendant le processus de transaction. Les capacités de facturation électronique d'Ivalua soutiennent efficacement ce cadre en fournissant des solutions robustes et automatisées qui facilitent la génération, la transmission et le stockage en temps réel de factures électroniques conformes.
Cela aide les entreprises à répondre aux exigences strictes de la CTC, en rationalisant les processus de facturation, en réduisant les erreurs et en assurant une validation plus rapide des transactions, facilitant ainsi la conformité réglementaire et une plus grande efficacité opérationnelle.
Caractéristiques clés à prendre en compte lors du choix d’une solution E-invoicing
Lors de l’évaluation d’une solution e-invoicing, l’équipe Achats doit tenir compte de plusieurs caractéristiques clés qui améliorent la fonctionnalité et la conformité, garantissant ainsi un processus de facturation solide, efficace et sécurisé :
- Automatisation et efficacité : Recherchez un logiciel qui automatise la génération et le traitement des factures afin de réduire la saisie manuelle des données et d’accélérer l’ensemble du cycle de facturation.
- Archivage et récupération électroniques : Essentielle pour une gestion efficace des documents, cette fonctionnalité permet d’accéder et de récupérer facilement les données des factures, ce qui facilite l’organisation et l’archivage.
- Intégration avec les systèmes comptables et les logiciels ERP : Il faut s’assurer que le logiciel de facturation électronique peut se synchroniser de manière transparente avec les systèmes financiers existants, ce qui permet une gestion financière unifiée et une cohérence des données.
- Conformité aux exigences réglementaires et fiscales : Le logiciel doit respecter les normes de conformité les plus récentes, traiter les réglementations fiscales spécifiques à chaque pays et les exigences légales afin d’éviter les pénalités.
- Government Gateway préétablies : Particulièrement important pour les entreprises qui opèrent ou commercent avec des pays spécifiques, où le logiciel doit fournir des intégrations directes avec les portails gouvernementaux pour la conformité et le reporting..
- Plateforme entièrement certifiée ISO 27001 : Garantit que la plateforme répond aux normes internationales en matière de gestion de la sécurité de l’information et respecte les lois locales sur la protection des données, ce qui est essentiel pour les opérations menées dans des régions où les données sont sensibles.
- « Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) » : Une caractéristique particulièrement sur le marché français, qui indique que le logiciel prend en charge une transformation numérique complète conformément aux normes françaises en matière d’administration numérique.
- Envoi, réception et établissement de rapports sur toutes les factures : Le logiciel doit permettre non seulement d’envoyer et de recevoir des factures par voie électronique, mais aussi de fournir de solides outils d’établissement de rapports pour faciliter le suivi et l’analyse des activités de facturation, contribuant ainsi à la supervision financière et à la planification stratégique.
Ces fonctionnalités améliorent l’ensemble des processus de passation de marchés, en augmentant l’efficacité, en garantissant la conformité et en assurant une gestion sécurisée et intégrée des transactions financières.
Comment CACI a réussi à dématérialiser 100% de ses processus d’approvisionnement et de comptabilité
CACI fournit des solutions et des services informatiques pour des services de renseignement, de la défense et du secteur civil fédéral américain. Avant de mettre en œuvre Ivalua, CACI utilisait des systèmes distincts pour les demandes d'achat (PR), les bons de commande (PO), la facturation et les paiements. Cette configuration obligeait les utilisateurs à accéder à plusieurs plateformes et à ressaisir les données de manière redondante. En outre, le système financier ERP ne répondait pas aux exigences des achats et des parties prenantes. Par conséquent, la gestion Source-to-Pay dans ces systèmes hétérogènes été devenue peu pratique et inefficace.
William Mertz, Vice-président de la chaîne d’approvisionnement« Avec la bonne équipe et la bonne technologie, une véritable transformation digitale est possible. La plateforme d’Ivalua nous a permis de rendre les processus d’achat et de paiement pratiquement 100% dématérialisés. La facilité d’utilisation et l’intégration des fournisseurs nous ont permis d’obtenir rapidement une valeur ajoutée, tandis que la flexibilité nous a permis de concrétiser les meilleures idées de nos talents pour créer un avantage concurrentiel. »
En utilisant Ivalua, CACI a gagné en transparence sur toutes les dépenses et l'ensemble du processus S2P, permettant une gestion efficace à toutes les phases des achats. La visibilité sur les fournisseurs est améliorée et permet de connaître l'état des commandes et des paiements, ce qui garantit une communication et une gestion des relations plus fluides. Avec une véritable visibilité à 360 degrés sur les fournisseurs, CACI peut prendre des décisions précises et promouvoir des partenariats plus solides. En outre, la capacité à répondre rapidement aux audits est améliorée, avec des artefacts facilement accessibles à des fins de conformité et de réglementation.
Automatiser les paiements avec la solution de facturation électronique Ivalua
La plateforme S2P d'Ivalua optimise la gestion des fournisseurs, améliore la collaboration et garantit la transparence à toutes les étapes de l'approvisionnement. Cette plateforme complète, certifiée ISO 27001, s'intègre parfaitement aux principaux systèmes ERP et vous permet d'envoyer, de recevoir et de déclarer toutes vos factures en toute simplicité. Les principales caractéristiques sont les suivantes :
- Hybrid Invoice Data Capture (IDC) : Cette fonction automatise la capture des données de la facture à partir de plusieurs formats, ce qui réduit les erreurs et accélère le traitement.
- Facturation électronique : Cette fonction prend en charge la facturation numérique pour un traitement plus rapide et plus précis et une approbation des factures en temps réel, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie et les relations avec les fournisseurs.
- Invoice Hub : Centralise toutes les factures dans une interface unique, ce qui simplifie la gestion, accroît la transparence et facilite le suivi et la vérification des paiements.
- Automatisation des comptes fournisseurs : Automatise les activités liées aux comptes fournisseurs, telles que le rapprochement automatique des factures et le traitement des paiements, réduisant ainsi la charge de travail et le risque d’erreur et de fraude.
- Government Gateway : Gère la conformité et les transactions avec les agences gouvernementales, en assurant la transparence et l’intégration dans le processus S2P, ce qui est essentiel pour les entreprises ayant des contrats avec le gouvernement.
Ces capacités améliorent l’efficacité opérationnelle globale, permettant une meilleure gestion des relations, l’optimisation des opérations de la chaîne d’approvisionnement et une prise de décision éclairée.
Conclusion
Le passage à la facturation électronique modifie la façon dont les entreprises gèrent les transactions financières, en offrant une plus grande efficacité, une meilleure conformité et une meilleure collaboration tout au long de la chaîne d'approvisionnement. La plateforme complète Source-to-Pay d'Ivalua est à la pointe de cette transformation, avec des fonctionnalités avancées telles que la capture de données de factures hybrides, la facturation électronique, Invoice Hub, l'automatisation des paiements.
La facturation électronique devenant de plus en plus obligatoire dans le monde entier, l’adoption de solutions telles que les logiciels de facturation électronique peut aider les entreprises à rester compétitives et conformes à l’évolution du paysage numérique. Ces outils intégrés permettent non seulement de rationaliser les processus, mais aussi de soutenir la prise de décision stratégique et de garantir la conformité aux exigences réglementaires, positionnant ainsi les entreprises sur la voie du succès dans un marché axé sur le numérique.
