Devenir le leader de la digitalisation des achats dans votre secteur

by Alex Saric

Dans mon dernier article, j'ai expliqué comment amorcer avec succès le virage de la transformation digitale dans le domaine des achats. Bien commencer est essentiel, mais ce n'est qu'un début. Pour présenter une véritable valeur potentielle, une transformation digitale efficace exige des progrès rapides, des processus et des fournisseurs plus nombreux et des dépenses plus élevées.  Si les entreprises sont naturellement désireuses d'obtenir les meilleurs résultats de leur secteur, la plupart se retrouvent bloquées en cours de route, avec notamment des niveaux de digitalisation, une enveloppe de dépenses et un accès aux données faibles à modérés. Pour quelles raisons de nombreux départements Achats ont-ils tant de difficultés à progresser ? Dans cet article, je m'intéresserai aux principaux défis à relever et aux moyens à mettre en œuvre pour devenir plus rapidement le leader de la digitalisation des achats dans votre secteur. 

Bien répondre aux besoins de vos clients

Une récente étude Forrester sur les modalités de mise en œuvre d’une transformation des achats réussie s'est intéressée aux principales difficultés rencontrées à chaque étape de la digitalisation. Les entreprises qui se trouvaient à un stade intermédiaire de leur parcours de transformation et qui s'efforçaient d'obtenir les meilleurs résultats de leur secteur se sont avérées être en butte à un ensemble d'obstacles assez similaires qui ont entravé leurs progrès. Si les problèmes rencontrés par les néophytes et les organisations à un stade avancé de leur parcours étaient d'ordre humain et technologique, ceux des entreprises à mi-chemin étaient clairement d'ordre technologique.

L'adoption des technologies par leurs utilisateurs s'est ainsi classée au second rang des difficultés rencontrées. Cela ne devrait pas surprendre la majorité des lecteurs : encore trop de personnes ne semblent pas véritablement tenir compte des facteurs qui favorisent l'adoption des technologies d'achat par les utilisateurs et finissent de fait par prendre de mauvaises et regrettables décisions. Le premier facteur d'adoption des technologies est le caractère intuitif des interfaces logicielles. Lorsque nous comparons des sites, c'est tout naturellement à la facilité d'utilisation des technologies que nous nous intéressons. Il s'agit certes d'un critère important à prendre en compte, mais ce n'en est qu'un parmi d'autres. Et les grands fournisseurs de technologies ont pour la plupart fait d'énormes progrès ces dernières années, de sorte que plusieurs d'entre eux sont désormais très performants en la matière. De plus, les entreprises planifient de plus en plus les déploiements technologiques avec la participation et le soutien des utilisateurs.

Ce qui facilite vraiment l'adoption des technologies par les utilisateurs, ce n'est pas seulement de savoir où cliquer, mais de pouvoir trouver ce dont on a besoin. Le plus important, c'est le contenu. C'est grâce au contenu qu'ils proposent qu'Amazon et d'autres sites de vente sont si utiles et rencontrent un grand succès. Il en va de même de l'adoption par les utilisateurs des logiciels de gestion des achats. Si vous évaluez des fournisseurs ou analysez des dépenses, les informations disponibles sont-elles exactes et facilement accessibles ? Si vous formulez une demande, pouvez-vous trouver tout ce que vous cherchez, obtenir des informations précises sur les disponibilités et les prix et comparer facilement les options ?

C'est là que les détails comptent vraiment et qu'une évaluation plus approfondie est nécessaire. C'est aussi sur ce point qu'aujourd'hui les fournisseurs se distinguent véritablement les uns des autres et que certains parviennent à conserver un taux élevé de clients fidèles, contrairement à d'autres qui, de prime abord, semblent pourtant similaires. L'un des critères importants est de savoir si un modèle de données unifié apte à réunir en toute transparence les données générées par l'ensemble des processus sous-tend la technologie. Ce modèle est l'assurance de pouvoir disposer en permanence d'informations précises, comme celles requises pour vous forger une vision à 360° des fournisseurs. Les nouvelles innovations, en particulier celles qui tirent parti de l'intelligence artificielle, comme les assistants numériques, peuvent offrir des éclairages plus justes.

Comme on pouvait s’y attendre, le troisième obstacle le plus courant est l’inexactitude ou la difficulté d’accès aux données relatives aux achats.

S'agissant du processus P2P, il faut considérer les facteurs suivants : premièrement, les produits peuvent-ils être facilement comparés côte à côte dans l'interface (de façon à ne pas avoir à se rendre sur les sites de fournisseurs spécifiques, à pouvoir comparer facilement les produits de différents fournisseurs et éviter toute interférence dans l'expérience) ? Le deuxième critère est directement lié au principal obstacle global à la transformation digitale, et particulièrement critique pour les entreprises désireuses de devenir les meilleures de leur catégorie : l'intégration des fournisseurs.

Élargir sa vision

Lorsqu'on évalue une technologie, il est naturel de se concentrer sur ses besoins directs. Toutefois, dans un contexte de dépendance croissante des entreprises vis-à-vis de leurs fournisseurs, tout s'imbrique de plus en plus. Sans intégration des fournisseurs, les utilisateurs ne peuvent pas trouver les produits dont ils ont besoin. Aucune interface intelligente ne saurait remédier à cela. Les informations fournies par les fournisseurs ne peuvent pas être automatiquement combinées à des données de performance internes et tierces pour créer une vue complète. Les utilisateurs ne peuvent pas non plus collaborer efficacement avec les fournisseurs sur des produits ou services novateurs. Si les fournisseurs ne sont pas intégrés, les efforts de digitalisation et tous les avantages en termes d'efficacité et autres n'aboutiront jamais. Les départements Achats et Comptabilité continueront de faire concorder manuellement les factures aux bons de commande et aux contrats, de traiter les exceptions, les documents papier et toutes les difficultés qui mobilisent le personnel au détriment d'activités plus stratégiques. L'enveloppe des dépenses ne s'étoffera pas. Vous pourrez alors dire au revoir à vos rêves de devenir des leaders de la digitalisation des achats dans votre secteur.

Si cet aspect est si important que cela, pourquoi les entreprises n'évaluent-elles pas mieux la capacité des différentes technologies à intégrer les fournisseurs ? Tout d'abord parce que de nombreux facteurs d'intégration rapide et efficace des fournisseurs sont mis en avant sur le marché. Les véritables facteurs d'intégration peuvent échapper à ceux qui n'ont pas l'expérience de différentes approches. On avance souvent que les grands réseaux ou prestataires qui ont déjà intégré plusieurs de vos fournisseurs pour le compte d'autres clients seront plus adaptés. Cet argument semble logique mais n'a pas beaucoup d'impact dans la mesure où les fournisseurs doivent généralement procéder à un certain degré d'intégration pour chaque client en raison de différences adresses, de catalogues, de processus impliqués, etc.

Le vrai moteur d'une intégration rapide et généralisée des fournisseurs, c'est la simplicité : absence de frais, activité illimitée, aucune condition à accepter, connexion aisée assortie d'options flexibles répondant aux préférences des fournisseurs. Rien ne doit susciter des inquiétudes, le besoin de faire des vérifications auprès de services juridiques ou un désir de vous appeler pour se plaindre ou poser des questions. Cette approche a permis à diverses entreprises d'intégrer 99% de leurs fournisseurs (en nombre - ne vous laissez pas piéger par les paramètres de dépenses qui font ressortir de longues listes de transactions manuelles). C'est notamment le cas de CACI (> 40 000 fournisseurs intégrés), du Crédit Agricole (> 60 000) et de Fannie Mae (> 70 000), pour ne citer que trois exemples. Et après avoir testé différentes approches, Maxim Healthcare ne peut que le confirmer. 

Il y a certainement beaucoup d'autres facteurs à prendre en considération pour veiller à ce que la technologie que vous choisissez ne fasse pas obstacle à votre ambition : devenir le meilleur de votre catégorie dans le domaine des achats. Mais en évitant les pièges les plus courants, vous disposerez d'un avantage significatif sur vos concurrents et vos pairs. Dans mon troisième et dernier article sur la réussite de la digitalisation des achats, je traiterai de la façon dont certains leaders dépassent le stade de leaders de leur catégorie pour se doter d'un véritable avantage concurrentiel. Si vous souhaitez avoir un point de vue objectif sur votre propre maturité en matière d'achats et sur la façon dont vous pouvez accélérer la prochaine étape de votre transformation, passez le test d’auto-évaluation Forrester.