Adopter une technologie S2P pour automatiser et améliorer vos processus d’approvisionnement est une opportunité stratégique d’accroître la performance et la valeur de vos opérations. Cependant, ce processus peut s’accompagner de nombreux défis, parfois très complexes.
Qu’il s’agisse de dérives de périmètre, de dépassements de budget ou de résistance au changement, les pièges d’une mauvaise préparation peuvent compromettre même les plans les plus réfléchis.
Points clés:
- L’implémentation d’un logiciel achats ne devrait pas être considérée comme une simple mise en œuvre de système, mais comme une véritable transformation.
- Une gestion du changement efficace et une communication claire dès le début sont cruciaux pour le succès du déploiement d’une solution d’achats.
- Les experts recommandent une mise en œuvre progressive des technologies d’achats plutôt qu’un déploiement global du processus S2P en une seule fois.
Dans cet article, nous nous appuyons sur l’expertise de professionnels chevronnés ayant piloté d’innombrables projets Source-to-Pay (S2P) dans divers secteurs. Une enquête récente sur la mise en œuvre des systèmes d’approvisionnement, ayant recueilli près de 100 réponses auprès de 31 intégrateurs de systèmes spécialisés dans l’implantation de technologies d’achat, a révélé des stratégies clés et des bonnes pratiques.
Consultez les résultats de l’enquête.
Implémenter un logiciel Achats – étape par étape
Transformez vos équipes et processus avec la technologie S2P ! Selon les experts en déploiement que nous avons interrogés, le soutien des dirigeants est essentiel pour garantir une implémentation réussie. Prenez le temps de sécuriser un engagement fort de la direction et de définir précisément les objectifs et résultats attendus avant de débuter votre projet de transformation.
L’analyse de tous vos processus achats avant la mise en œuvre permet d’aligner les capacités technologiques sur les besoins de l’organisation. Après avoir choisi la bonne solution d’approvisionnement, la mise en œuvre se déroule généralement en plusieurs phases.
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Le calendrier dépend de facteurs tels que la complexité de votre organisation, la solution choisie et les fonctionnalités déployées, l’étendue des intégrations requises et le besoin potentiel de configuration.
Calendrier d’implémentation d’une technologie Source-To-Pay
Quelle que soit l’ampleur de votre projet de transformation des achats, chaque phase d’implémentation est essentielle à son succès.
- Préparation : Cette étape clé inclut une planification détaillée, la définition des indicateurs de réussite, l’implication des parties prenantes, l’évaluation de la qualité des données et la formation de l’équipe projet.
Selon notre enquête, cette phase doit également intégrer une analyse approfondie des défis actuels en matière d’approvisionnement et une vision claire des objectifs à atteindre avec l’implémentation du S2P.
Les entreprises doivent définir précisément la portée du projet, les modules à déployer, l’ordre de mise en œuvre, les flux de données et les exigences d’intégration. Elles doivent aussi anticiper les capacités de reporting et d’analyse, évaluer le niveau de personnalisation nécessaire et élaborer un plan de gestion du changement solide avant le démarrage.
- Conception : Cette phase consiste à cartographier les processus, configurer la solution en fonction des exigences de l’entreprise et s’assurer qu’elle s’aligne sur les objectifs d’amélioration et d’automatisation des processus.
- Construction : Cette phase permet de finaliser les configurations du système, de développer et d’intégrer les solutions nécessaires, tout en initiant la migration des données.
- Phase de test : Des tests rigoureux, y compris des tests d’acceptation par l’utilisateur (UAT, user acceptance tests), permettent d’identifier et de résoudre d’ éventuelles lacunes ou problèmes avant la mise en service de la nouvelle solution d’achats . Les principales parties prenantes valident le bon fonctionnement du système à cette étape.
- Mise en service et déploiement : Le nouveau logiciel achats est progressivement adopté par les utilisateurs finaux tandis que l’ancien système est supprimé. L’intégration des fournisseurs débute et, pour garantir une adoption fluide, de nombreuses organisations privilégient un déploiement progressif en commençant par un groupe pilote chargé d’affiner le processus avant son extension à l’ensemble de l’entreprise.
- Enfin, la phase Support & Optimisation après la mise en œuvre assure la formation continue des utilisateurs, le suivi des performances, la résolution des problèmes et l’évolution de la solution en fonction des retours d’expérience et des nouveaux besoins de l’entreprise.
Une approche progressive pour transformer vos Achats
L’enquête récente d’Ivalua révèle que les experts privilégient une mise en œuvre progressive des logiciels achats plutôt qu’un déploiement global du processus S2P en une seule fois. Selon 83,3 % des répondants, la gestion des informations sur les fournisseurs constitue souvent la première étape vers une adoption complète du Source-to-Pay. Le graphique ci-dessous illustre l’ordre recommandé pour l’intégration des différents sous-processus S2P, selon les participants à l’enquête.menting procurement technology in steps rather than the whole S2P process at once. 83.3% of respondents indicated that Supplier Information Management is prioritized by many organizations as the first step for full Source-to-Pay implementation. The following figure outlines the recommended order to implement sub-processes of S2P as per our survey respondents:
Figure 1 : Ordre recommandé pour le déploiement des sous-processus de S2P
Les principaux défis durant la mise en œuvre des logiciels achats
Que vous déployez une solution d’approvisionnement complète ou des sous-processus spécifiques (Sourcing, Gestion des fournisseurs, Procure-to-Pay, etc.), plusieurs obstacles peuvent compromettre le succès de votre projet. Anticiper ces défis est essentiel pour éviter les retards et assurer une transformation efficace de vos processus.
Selon nos partenaires intégrateurs, voici les difficultés les plus fréquemment rencontrées :
Alignement des parties prenantes et gestion du changement
La résistance au changement et le manque de coordination entre les services peuvent sérieusement ralentir l’adoption d’un nouveau logiciel achats. Ces obstacles risquent d’entraîner des retards, une mise en œuvre incomplète et, in fine, une limitation des bénéfices attendus de la solution.
Nos experts soulignent également un défi majeur : l’affectation de ressources insuffisantes au projet. Une erreur fréquente consiste à supposer que l’équipe projet du client peut mener l’initiative en ne lui allouant que 20 à 30 % de son temps, en plus de ses responsabilités habituelles.
Enfin, la mise en œuvre d’une solution d’achats requiert un effort équivalent de la part du client et du partenaire intégrateur. Ce défi est particulièrement marqué dans les grandes entreprises aux processus d’achats complexes et impliquant de nombreuses parties prenantes, dont certaines peuvent manquer d’expérience dans la gestion de projets IT.
Modification ou extension du champ d’application
L’évolution ou l’élargissement du périmètre de projet (scope creep) constitue l’un des défis les plus courants lors de la mise en œuvre et représente la principale cause de dépassement de budget. Pour limiter ces risques, il est crucial de définir un cahier des charges clair et précis. Un cadre bien établi permet d’éviter les dérives qui entraînent une augmentation des coûts et un allongement des délais.
Les données
Les risques liés à la migration et à l’intégration des données lors de la mise en œuvre incluent une qualité de données insuffisante, des incohérences et une synchronisation complexe avec les systèmes ERP existants. Pour garantir une transition fluide et éviter les perturbations, il est essentiel de disposer de solides capacités d’intégration et d’une approche rigoureuse de la gestion des données.
Configuration vs. personnalisation
Si la possibilité de configuration d’une solution logicielle achats est essentielle pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, il est crucial de définir jusqu’où aller. Des configurations trop complexes, longues à mettre en place et coûteuses doivent être soigneusement évaluées pour distinguer les véritables besoins des fonctionnalités simplement agréables à avoir. Les personnalisations, quant à elles, sont à éviter autant que possible, d’autant que certaines plateformes offrent une flexibilité optimale grâce à des options de configuration no-code ou low-code, facilitant leur adaptation sans alourdir la mise en œuvre.
Budget
Comme pour tout projet d’envergure, il peut être difficile de respecter le budget initialement prévu. Nos experts en mise en œuvre ont constaté à plusieurs reprises que des facteurs tels que l’extension du périmètre, des exigences de configuration complexes, des défis liés aux données et à l’intégration, des changements organisationnels imprévus ou encore un manque de ressources dédiées au projet sont souvent les principales causes de dépassement. Pour éviter ces écarts, il est essentiel d’établir un budget réaliste dès le départ et de veiller à maintenir autant que possible la portée et le calendrier définis dans le plan initial.
Conseils et astuces pour une mise en œuvre réussie de votre logiciel achats
La mise en œuvre d’une solution d’approvisionnement complète peut sembler intimidante, mais elle représente en réalité une véritable opportunité de transformation et de résultats durables. Nos partenaires ont partagé des conseils essentiels pour rendre cette transition plus fluide et réussie. L’un d’eux recommande de « consulter un expert avant de débuter, car il pourra vous éviter de nombreux pièges et vous fournir une vision réaliste de ce qu’il faut prendre en compte pour réussir« .
En investissant un peu de temps et de ressources en amont, vous pourrez éviter des complications et des dépassements de coûts pendant l’implémentation. De plus, l’expert peut vous offrir une perspective stratégique pour optimiser vos processus d’approvisionnement, assurant ainsi que votre investissement dans la technologie S2P maximise l’impact positif pour votre entreprise.
Gestion du changement et communication claire
Une gestion du changement efficace est cruciale pour le succès du déploiement d’une solution d’approvisionnement. Des stratégies telles que l’implication précoce des parties prenantes, la communication claire des avantages et la désignation de “champions du changement” jouent un rôle clé pour favoriser l’engagement et garantir une adoption réussie.
La nomination d’un chef de projet interne, chargé de coordonner les efforts et de servir de liaison entre le fournisseur ou le partenaire de mise en œuvre et l’organisation, permet d’optimiser le processus. Prioriser l’engagement des utilisateurs dès le début est également essentiel pour assurer une adoption fluide et maximiser la valeur du nouveau système dès son lancement.
Évitez la personnalisation
La personnalisation ajoute de la complexité, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires, des délais prolongés et des risques accrus. En adoptant des fonctionnalités prêtes à l’emploi et des processus standardisés, vous préservez l’intégrité du système tout en simplifiant la maintenance. Si des outils sur mesure sont nécessaires, privilégiez une solution qui permet une personnalisation via la configuration, idéalement en exploitant des capacités « no-code » ou « low-code ». Cela vous permettra d’ajuster certains éléments de manière autonome, sans recourir à des développements coûteux et complexes.
Commencez avec un projet pilote
Comme mentionné précédemment, diviser la mise en œuvre de votre solution S2P en plusieurs étapes permet de mieux structurer le déploiement global. Nos experts recommandent également de débuter par une mise en service pilote pour tester les performances du système avec un groupe d’utilisateurs restreint. Cette approche offre l’opportunité de tirer parti des retours du projet pilote pour affiner et optimiser le déploiement à grande échelle, réduisant ainsi les perturbations et renforçant la confiance des utilisateurs.
Planifiez soigneusement l’intégration et la migration des données
Il est essentiel de s’assurer que les données sont propres et que les points d’intégration sont clairement définis dès le départ afin d’éviter tout problème ultérieur au cours du projet de mise en œuvre. Assurez-vous que votre nouvelle technologie d’approvisionnement peut s’intégrer de manière transparente aux systèmes d’entreprise existants, tels que les ERP ou les systèmes financiers. La préparation des données est un facteur clé pour une transition fluide vers la plateforme S2P.
Formation et support technique
L’adoption par les utilisateurs repose sur une formation personnalisée et des ressources de soutien accessibles. Des sessions adaptées aux rôles, complétées par des modules d’apprentissage en ligne, assurent la confiance et l’autonomie des utilisateurs. En offrant un accompagnement ainsi qu’un support technique continu et une approche centrée sur l’utilisateur, vous maximisez la valeur de votre technologie d’approvisionnement pour un succès durable.
Téléchargez le guide d’implémentation S2P et les résultats de l’enquête ici.
Un avantage concurrentiel durable grâce à Ivalua: exemple Thales
Thales, un leader mondial de l’innovation dans les secteurs de la défense, de l’aérospatiale, fournit des solutions de haute technologie, intégrant des systèmes de gestion de données avancés et des technologies de cybersécurité pour soutenir la transformation numérique de ses clients à l’échelle mondiale. Thales cherchait une solution pour combler un manque de visibilité des données pour obtenir des analyses et des reportings précis et améliorer l’engagement des fournisseurs.
Découvrez pourquoi Thales a choisi le logiciel achats d’Ivalua :
Conclusion
En conclusion, le conseil le plus pertinent recueilli lors de notre enquête reste : « Ne considérez pas cela comme une simple mise en œuvre de système, mais comme une véritable transformation ».
La technologie Source-to-Pay (S2P) offre des avantages indéniables : des flux de travail simplifiés, une visibilité accrue sur toutes les catégories de dépenses et une prise de décision éclairée grâce à des analyses avancées. Elle renforce les relations avec les fournisseurs par une collaboration améliorée et garantit une meilleure conformité avec les normes organisationnelles et réglementaires, favorisant ainsi l’efficacité et la responsabilité.
Toutefois, son impact dépend de la manière dont les utilisateurs finaux – équipes d’achats et fournisseurs – s’adaptent aux nouveaux processus. Pour garantir une expérience fluide et optimale, il est essentiel d’investir dans une formation complète, une communication claire et un soutien continu de la part du fournisseur, afin que les utilisateurs et les fournisseurs saisissent pleinement la valeur du système et l’utilisent avec efficacité.
Si la préparation, la mise en œuvre, la formation et l’intégration sont bien réalisées, la technologie S2P a le pouvoir de transformer les achats.
Questions fréquentes:
Quels sont les principaux défis lors de l’implémentation d’un logiciel achats ?
L’intégration d’un logiciel achats peut être complexe en raison, entre autres, de la résistance au changement, des défis liés à la migration des données, des dépassements de budget et des difficultés d’alignement des parties prenantes. Une planification rigoureuse et une gestion du changement efficace sont essentielles pour éviter ces obstacles.
Quelles sont les meilleures pratiques pour réussir la mise en œuvre d’une solution Source-to-Pay (S2P) ?
Les experts recommandent une approche progressive, en impliquant les parties prenantes dès le début, en définissant clairement les objectifs et en s’appuyant sur une gestion du changement structurée. Le déploiement par étapes peut faciliter une adoption réussie.
Comment garantir une adoption réussie d’un logiciel achats par les utilisateurs ?
La clé du succès réside dans une formation adaptée, un accompagnement personnalisé et une communication transparente sur les bénéfices du nouvel outil. La nomination d’un chef de projet interne et la mise en place d’un programme de formation continue favorisent l’adhésion des équipes.
