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The Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q3 2024 See Report
Moderniser la réception des demandes d’achats : simplifier les demandes, améliorer l’efficacité et favoriser la conformité
Fatigué du chaos qui entoure les demandes d’achats entrantes ?
Les équipes chargées des achats sont souvent confrontées à la tâche monumentale de gérer un large éventail de demandes émanant de l’ensemble de leur organisation. Ces demandes manquent souvent d’informations essentielles et sont présentées dans différents formats et par différents canaux, tels que le courrier électronique. Le résultat ? Un afflux chaotique difficile à organiser, hiérarchiser et traiter rapidement.
D’autre part, les employés qui soumettent des demandes sont souvent laissés dans l’ignorance, ne sachant pas quelle est la procédure à suivre, quelles sont les informations requises et quel est le statut de leur demande.
Simplifier le cycle de réception avec Ivalua
La solution Intake Management d’Ivalua révolutionne la façon dont les demandes d’achats sont traitées. Grâce à l’expérience interactive et à l’IA générative IVA, notre solution garantit pour chaque demande :
- Saisie précise : éliminez les informations manquantes et les incohérences.
- Priorisation efficace : concentrez-vous sur ce qui compte le plus et répondez rapidement aux besoins essentiels.
- Coordination transparente : rationalisez la collaboration et l’acheminement entre les systèmes afin de réduire les tâches manuelles et les erreurs.
Avantages pour l’ensemble de l’organisation
- Visibilité totale : les équipes chargées des achats et les employés peuvent suivre le statut des demandes en temps réel, ce qui élimine le fameux « trou noir ».
- Accélération de la rentabilisation : accélérez le processus d’achats, ce qui permet d’atteindre une exécution et une livraison plus rapides.
- Amélioration des niveaux de service : améliorez la collaboration globale et l’expérience de service pour les employés et augmentez leur satisfaction.
PRINCIPAUX CAS D’UTILISATION
Gestion
Demander un nouveau fournisseur ou une évaluation des risques. Simplifier l’intégration des fournisseurs et réduire les risques.
Sourcing
Demander un processus de sourcing pour un besoin déterminé. Favoriser la transparence et la collaboration avec les clients internes et les PME tout au long du processus de sourcing.
Contrat
Demander un nouveau contrat ou accéder à une assistance juridique. Veiller à ce que la passation des marchés soit simple et efficace, avec une transparence accrue quant à l’état d’avancement et aux délais.
Achat
Demander l’achat de produits et de services. Tirer parti d’un flux de travail à coordination dynamique pour acheter le bon produit auprès du bon fournisseur.
Toutes les demandes
Aide, questions, assistance pour l’informatique, les ressources humaines et bien plus encore. Tirez parti de la solution Intake assistée par l’IA générative, des processus flexibles et de l’intégration basée sur les événements pour coordonner les flux entre les systèmes.
Coordination et exécution des demandes : des processus simples, interactifs et conformes
Transformez votre organisation, améliorez l’engagement et la satisfaction des employés tout en simplifiant les politiques, la coordination des processus et la conformité des dépenses. Réduisez les risques et maximisez la valeur de votre infrastructure technologique existante.
Simplifier l’engagement des employés dans les achats
- Un point central pour toutes les demandes et questions, accessible depuis n’importe quel appareil.
- Des processus d’achats rationalisés, interactifs et guidés par l’IA Gen.
- Collaboration centralisée avec les membres de l’équipe de soutien et transparence de l’état d’avancement.
Visibilité des processus et conformité sans faille
- Transparence sur l’ensemble du cycle de vie du processus, quel que soit le système.
- Éliminez les tâches manuelles, les risques et les fraudes en veillant à ce que toutes les demandes suivent des processus gérés et conformes.
- Engagez automatiquement les bonnes personnes et les bonnes équipes de support en fonction du type de demande, des seuils, des notes de risque, de la catégorie de dépenses, etc.
Écosystème transparent et coordination des données
- L’automatisation des flux de travail guide les processus dans tous les systèmes.
- Coordination intelligente des processus assistée par l’IA qui maximise la valeur de l’infrastructure technologique existante.
- Intégration facile et extensibilité des cas d’utilisation grâce à des outils OOTB à faible code ou sans code.
Une plateforme unifiée pour tous les achats
Réception assistée par IA générative
- Facile pour les employés
Bénéficiez d’un point d’accès centralisé pour toutes les demandes avec une expérience de chat interactif alimenté par l’IA Gen.
- Un centre unique et extensible pour toutes les demandes
Guidage pour tout processus, demande, système et appareil, quel que soit le type de demande : fournisseur, sourcing, contrat, achats, IT, RH, etc.
Track Progress & Collaborate Throughout Process Execution
- Améliorer la collaboration matérielle directe et la transparence entre les achats et les fournisseurs
Increase employee satisfaction with clear, easily accessible request statuses and collaboration tools to drive engagement with all team members supporting process execution.
- Linked to S2P for Seamless Execution
Guided across any request, process, system, & device, regardless of request type: Supplier, Sourcing, Contract, Procurement, IT, HR, etc.
Triage et gestion du cycle de réception
- Capture Demand, Manage Tail Spend
Streamline request and demand capture, ensuring more spend is managed.
- Triage, Monitor, Assign, Execute
Chez Ivalua, nous sommes conscients que chaque entreprise a ses propres priorités en matière de stratégie et de mise en place de la gestion des dépenses. »
- Analytics to Drive Satisfaction & Value
Leverage analytics to track, identify, monitor, and eliminate bottlenecks. Find opportunities for value improvement and impact.
Foire aux questions
What is an Intake Process?
An intake process is the way an organization collects requests from employees, triages or clarifies the request, and routes the request along a workflow to the point of execution.
What is Intake Management Software?
Intake Management software serves as a single point of entry for all types of users, providing them with a way to input and triage/manage requests, and the system orchestrates a workflow across various solutions/systems needed to fulfill or execute the request. Intake software is the beginning of the Intake-to-Procure or Pay process, which can include Intake, Supplier Management, Sourcing, Contract Management, eProcurement, Payments, and more.
What are the steps in the Intake Management Process?
The Intake Management process begins with a request from an employee, sometimes this is referred to as “demand” capture. The next step is to triage or evaluate the request, this can be handled two ways – either with an automated workflow driven by Gen AI and/or metadata and “rules” such as type/thresholds, etc., or by procurement personnel who play a role in evaluating the proper course of action. Once the process is determined, the system will orchestrate the workflow across various systems and processes, ensuring execution or fulfillment of the request. The final piece of the process relates to transparency, both in terms of access to the status of each individual request for relevant users as well as management level access to dashboards and analytics.
What are the benefits of using Intake Management Software?
Intake Management Software offers employees with a streamlined, guided, and transparent request intake experience, while also providing procurement and supporting teams with efficient request management and execution capabilities. These solutions provide collaboration capabilities and transparency for all users. They also improve compliance to policy, process, existing contracts, & strategies. Finally these solutions provide procurement orchestration and integration capabilities enabling simple to complex processes & data flows across the various systems that may be required to execute or fulfill a request.
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