À mesure que le rôle des Achats s’élargit, gérer des objectifs souvent contradictoires devient un défi croissant, rendant l’efficacité et une prise de décision précise plus cruciales que jamais. Digitaliser les processus Source-to-Pay (S2P) permet de rationaliser tout le cycle d’approvisionnement, d’en améliorer l’efficacité, de réduire les risques, de maîtriser les coûts et d’accroître la transparence.
Pour permettre aux équipes Achats d’avoir un vrai impact dans l’entreprise et devenir un atout stratégique, il faut choisir la bonne solution de gestion des achats. Dans ce blog, nous partageons 5 recommandations clé pour la sélection de votre logiciel d’Achats.
Quels sont les avantages d’une bonne solution d’Achats ?
Les équipes Achats se voient souvent confrontées aux données incohérentes, aux processus manuels et à un manque de visibilité, ce qui freine la prise de décisions précises et le contrôle des coûts. La gestion des performances et de la conformité des fournisseurs, ainsi que la collaboration avec eux, ajoutent encore à cette complexité.
Les solutions Achats permettent de relever ces défis et donnent à vos équipes les moyens de générer de la valeur, de mieux gérer les risques et de réaliser des économies. Selon le 2024 Gartner® Magic Quadrant™, où Ivalua est désigné comme leader, « les suites Source-to-pay permettent aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs activités de sourcing et d’approvisionnement au sein d’une seule solution intégrée”.
La digitalisation et l’automatisation des processus via une solution complète offrent à vos équipes la possibilité de générer une valeur durable tout au long du cycle Source-to-Pay. Cela se traduit par des coûts réduits, une meilleure performance et conformité des fournisseurs, ainsi qu’un renforcement des relations avec ces derniers.
5 Pièges à éviter lors du choix de votre solution d’Achats
Lors de l’évaluation de nouvelles solutions d’Achats, les équipes doivent prendre en compte plusieurs facteurs essentiels, notamment les objectifs de l’entreprise, les défis actuels, les résultats attendus et la nécessité d’optimiser les processus. Cette évaluation doit couvrir trois grandes catégories : les parties prenantes, les processus et la technologie. Mais quels sont les pièges à éviter pour sélectionner la solution idéale ?
Sous-estimer l’importance de la data
Digitaliser le processus Source-to-Pay (S2P) vise à améliorer sa transparence et favoriser une prise de décision plus rapide et plus pertinente. Pourtant, la qualité des données est souvent mise de côté. Selon le rapport 2024 d’Ardent Partners, moins de 10 % des dirigeants considèrent la qualité et l’architecture des données comme une priorité lors du choix d’une technologie d’Achats, alors que des données de mauvaise qualité entravent souvent le retour sur investissement.
En plus de la qualité, l’accès et la synchronisation des données sont essentiels. Beaucoup d’organisations luttent avec des informations fournisseurs incohérentes, dues à des bases de données disparates, ce qui conduit à des doublons ou à des informations obsolètes.
L’idéal est d’avoir une plateforme unique de référence, qui sert de source unique et en temps réel, où toutes les informations fournisseurs sont centralisées. Les équipes Achats doivent pouvoir accéder à toutes les données nécessaires à chaque étape du processus pour une vue d’ensemble complète.
Enfin, la synchronisation bidirectionnelle des données avec des systèmes tels que les ERP est cruciale pour garantir l’exactitude et éliminer les doublons. Un modèle de données pleinement intégré est la clé pour maximiser les résultats.
Négliger les parties prenantes internes
Pour choisir le meilleur logiciel d’Achats pour votre organisation, il est crucial d’impliquer les principales parties prenantes. Cela inclut le sourcing, les category managers, la comptabilité fournisseurs, l’informatique, le service juridique, la gestion des risques et même les utilisateurs occasionnels. Assurez-vous de connaître tous les processus actuels, identifiez les difficultés auxquelles les équipes sont confrontées afin de prioriser les domaines à optimiser avant de sélectionner une solution.
Si votre entreprise est présente à l’international, pensez également à intégrer les besoins spécifiques de vos différentes divisions, car les exigences et réglementations varient selon les pays et régions. Une bonne plateforme d’Achats doit pouvoir évoluer avec votre entreprise tout en restant flexible pour s’adapter à des exigences changeantes. L’objectif est de créer des standards globaux tout en répondant aux besoins locaux.
Oublier les parties prenantes externes
Gérer une multitude de fournisseurs, répartis sur de nombreuses catégories avec des conditions de livraison et de paiement variées, est un véritable défi dans l’économie mondiale interconnectée d’aujourd’hui. Les chaînes d’approvisionnement sont devenues à la fois complexes et en constante évolution.
Les entreprises doivent désormais relever des défis cruciaux en matière de gestion des fournisseurs, comme l’intégration, la facturation électronique et la collaboration. L’adoption d’outils numériques, tels que les portails fournisseurs et les flux de travail automatisés, permet d’améliorer la communication et la coopération.
Le bon système d’Achats doit faciliter l’intégration et la collaboration avec vos fournisseurs, pour assurer une adoption optimale et renforcer des relations solides et harmonieuses. En parallèle, il doit proposer des outils efficaces pour évaluer et surveiller les risques et les performances des fournisseurs.
Ne pas évaluer le fournisseur
Voici un point essentiel ! Pour un investissement aussi conséquent qu’une plateforme d’Achats complète, il est crucial de bien analyser le fournisseur. Le bon choix influencera directement le retour sur investissement de votre projet.
La transformation de l’approvisionnement est un processus long et complexe, et votre relation avec le fournisseur devra idéalement s’inscrire dans cette durée. Il est donc important de vérifier si sa culture d’entreprise et ses valeurs s’alignent avec les vôtres. Ce facteur est souvent négligé lorsqu’on se concentre sur les fonctionnalités, les prix et la comparaison des plateformes.
De plus, le fournisseur a-t-il une feuille de route claire en matière d’innovation et de développement ? Cette vision correspond-elle à vos priorités stratégiques ? Enfin, prenez en compte sa stabilité financière, sa réputation, la qualité de son support client et son taux de fidélisation.
Bref – Pensez à long terme !
Pour assurer un succès durable, il est essentiel de regarder au-delà des défis immédiats à résoudre. La meilleure technologie d’approvisionnement se mesure à son retour sur investissement à long terme. Pour maximiser ce retour, choisissez une solution (technologie & fournisseur) qui :
- S’intègre facilement à votre écosystème technologique existant
- Est suffisamment agile pour répondre à l’évolution de vos besoins
- Favorise une adoption maximale par les utilisateurs et les fournisseurs
- Offre des formations un support client constant, une gestion de la réussite et une feuille de route claire pour l’innovation.
Une fois vos objectifs et votre vision du projet de transformation des achats définis, des guides d’achat ou rapports comme le Gartner® Magic Quadrant 2024 peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées, tout comme des démonstrations détaillées de produits.
Comment réussir l’implémentation d’une solution d’Achats ?
Le déploiement d’une nouvelle solution peut être réalisé progressivement, en commençant par une phase pilote dans certains services ou régions. Cela permet de tester l’outil, recueillir des retours d’expérience et résoudre d’éventuels problèmes avant un déploiement à grande échelle. Une autre option est de procéder directement à un déploiement complet dans l’ensemble de l’organisation.
La mise en œuvre d’un logiciel d’Achats peut sembler complexe, mais pour garantir une adoption réussie, il est essentiel de bien communiquer sur les raisons d’être de la nouvelle technologie dès le départ. Expliquez clairement la façon dont elle s’aligne sur les objectifs de l’entreprise et répondez aux éventuelles inquiétudes des futurs utilisateurs.
Mettez en avant les opportunités de développement des compétences offertes par la nouvelle solution, et encouragez son adoption en intégrant sa prise en main aux objectifs annuels de l’équipe. Un logiciel S2P efficace doit être intuitif et simple à utiliser. La formation et un service d’assistance pour soutenir vos équipes dans leur transition devraient faire partie de l’offre.
Conclusion : vers un avenir prometteur pour vos équipes Achats !
Choisir le bon logiciel d’achats ne se résume pas à ses fonctionnalités : il s’agit de bâtir un partenariat durable avec votre fournisseur, fondé sur des valeurs communes et une amélioration continue. La vraie valeur d’une solution Source-to-Pay (S2P) réside dans sa capacité à relier le sourcing stratégique à l’approvisionnement opérationnel, offrant ainsi agilité, collaboration et économies.
Une plateforme S2P complète aide à transformer votre entreprise en optimisant coûts, processus d’approvisionnement, visibilité et conformité. Au-delà de ces avantages, elle redéfinit la gestion des dépenses et confère un avantage concurrentiel aux équipes achats.
Une solution d’Achats bien choisie fait le lien entre le sourcing stratégique et l’approvisionnement opérationnel, ce qui favorise l’agilité, la collaboration et la réduction des coûts.
Consultez notre guide d’achat complet pour découvrir des stratégies éprouvées et une checklist exhaustive des points à considérer avant de lancer votre projet de transformation S2P.
