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The Forrester Wave™: Supplier Value Management Platforms, Q3 2024 Lire le rapport
Moderniser la réception des demandes d'achats : simplifier les demandes, améliorer l'efficacité et favoriser la conformité
Fatigué du chaos qui entoure les demandes d'achats entrantes ?
Les équipes chargées des achats sont souvent confrontées à la tâche monumentale de gérer un large éventail de demandes émanant de l'ensemble de leur organisation. Ces demandes manquent souvent d'informations essentielles et sont présentées dans différents formats et par différents canaux, tels que le courrier électronique. Le résultat ? Un afflux chaotique difficile à organiser, hiérarchiser et traiter rapidement.
D'autre part, les employés qui soumettent des demandes sont souvent laissés dans l'ignorance, ne sachant pas quelle est la procédure à suivre, quelles sont les informations requises et quel est le statut de leur demande.
Simplifier le cycle de réception avec Ivalua
La solution Intake Management d'Ivalua révolutionne la façon dont les demandes d'achats sont traitées. Grâce à l'expérience interactive et à l'IA générative IVA, notre solution garantit pour chaque demande :
- Saisie précise : éliminez les informations manquantes et les incohérences.
- Priorisation efficace : concentrez-vous sur ce qui compte le plus et répondez rapidement aux besoins essentiels.
- Coordination transparente : rationalisez la collaboration et l'acheminement entre les systèmes afin de réduire les tâches manuelles et les erreurs.
Avantages pour l'ensemble de l'organisation
- Visibilité totale : les équipes chargées des achats et les employés peuvent suivre le statut des demandes en temps réel, ce qui élimine le fameux « trou noir ».
- Accélération de la rentabilisation : accélérez le processus d'achats, ce qui permet d'atteindre une exécution et une livraison plus rapides.
- Amélioration des niveaux de service : améliorez la collaboration globale et l'expérience de service pour les employés et augmentez leur satisfaction.
PRINCIPAUX CAS D'UTILISATION
Gestion
Demander un nouveau fournisseur ou une évaluation des risques. Simplifier l'intégration des fournisseurs et réduire les risques.
Sourcing
Demander un processus de sourcing pour un besoin déterminé. Favoriser la transparence et la collaboration avec les clients internes et les PME tout au long du processus de sourcing.
Contrat
Demander un nouveau contrat ou accéder à une assistance juridique. Veiller à ce que la passation des marchés soit simple et efficace, avec une transparence accrue quant à l'état d'avancement et aux délais.
Achat
Demander l'achat de produits et de services. Tirer parti d'un flux de travail à coordination dynamique pour acheter le bon produit auprès du bon fournisseur.
Toutes les demandes
Aide, questions, assistance pour l'informatique, les ressources humaines et bien plus encore. Tirez parti de la solution Intake assistée par l'IA générative, des processus flexibles et de l'intégration basée sur les événements pour coordonner les flux entre les systèmes.
Coordination et exécution des demandes : des processus simples, interactifs et conformes
Transformez votre organisation, améliorez l'engagement et la satisfaction des employés tout en simplifiant les politiques, la coordination des processus et la conformité des dépenses. Réduisez les risques et maximisez la valeur de votre infrastructure technologique existante.
Simplifier l'engagement des employés dans les achats
- Un point central pour toutes les demandes et questions, accessible depuis n'importe quel appareil.
- Des processus d'achats rationalisés, interactifs et guidés par l'IA Gen.
- Collaboration centralisée avec les membres de l'équipe de soutien et transparence de l'état d'avancement.
Visibilité des processus et conformité sans faille
- Transparence sur l'ensemble du cycle de vie du processus, quel que soit le système.
- Éliminez les tâches manuelles, les risques et les fraudes en veillant à ce que toutes les demandes suivent des processus gérés et conformes.
- Engagez automatiquement les bonnes personnes et les bonnes équipes de support en fonction du type de demande, des seuils, des notes de risque, de la catégorie de dépenses, etc.
Écosystème transparent et coordination des données
- L'automatisation des flux de travail guide les processus dans tous les systèmes.
- Coordination intelligente des processus assistée par l'IA qui maximise la valeur de l'infrastructure technologique existante.
- Intégration facile et extensibilité des cas d'utilisation grâce à des outils OOTB à faible code ou sans code.
Une plateforme unifiée pour tous les achats
Réception assistée par IA générative
- Facile pour les employés
Bénéficiez d'un point d'accès centralisé pour toutes les demandes avec une expérience de chat interactif alimenté par l'IA Gen.
- Un centre unique et extensible pour toutes les demandes
Guidage pour tout processus, demande, système et appareil, quel que soit le type de demande : fournisseur, sourcing, contrat, achats, IT, RH, etc.
Suivi des progrès et collaboration tout au long de l'exécution du processus
- Collaboration et transparence
Augmentez la satisfaction des employés grâce à des statuts de demande clairs et facilement accessibles et à des outils de collaboration pour stimuler l'engagement de tous les membres de l'équipe qui soutiennent l'exécution du processus.
- Lié au S2P pour une exécution parfaite
Guidage pour tout processus, demande, système et appareil, quel que soit le type de demande : fournisseur, sourcing, contrat, achats, IT, RH, etc.
Triage et gestion du cycle de réception
- Capter la demande, gérer les dépenses secondaires
Simplifiez la saisie des demandes et des requêtes, en veillant à ce que davantage de dépenses soient gérées.
- Triage, contrôle, affectation, exécution
Gestion et exécution correctes de chaque réception.
- L'analytique au service de la satisfaction et de la valeur
Tirez parti de l'analyse pour suivre, identifier, contrôler et éliminer les goulets d'étranglement. Identifiez des possibilités d'amélioration de la valeur et de l'impact.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'un processus de réception ?
Un processus de réception est la manière dont une organisation reçoit les demandes des employés, les trie ou les clarifie, et les achemine le long d'un processus de travail jusqu'au point d'exécution.
Le logiciel Intake Management, c'est quoi ?
Le logiciel Intake Management sert de point d'entrée unique pour tous les types d'utilisateurs, en leur fournissant un moyen de saisir et de trier/gérer les demandes, et le système organise un flux de travail entre les différents systèmes/solutions nécessaires pour répondre à la demande ou l'exécuter. Le logiciel de réception est le point de départ du processus Intake-to-Procure ou Pay, qui peut inclure la réception, la gestion des fournisseurs, le sourcing, la gestion des contrats, les achats électroniques, les paiements et bien plus encore.
Quelles sont les étapes du processus de gestion des réceptions ?
Le processus de gestion des réceptions commence par une demande de la part d'un employé, parfois appelée « saisie de la demande ». L'étape suivante consiste à trier ou à évaluer la demande, ce qui peut se faire de deux manières - soit avec un flux de travail automatisé géré par l'IA générative et/ou des métadonnées et des « règles » telles que le type/les seuils, etc. soit par le personnel chargé des achats qui joue un rôle dans l'évaluation de la ligne de conduite à adopter. Une fois le processus déterminé, le système coordonne le flux de travail entre les différents systèmes et processus, garantissant ainsi l'exécution ou la satisfaction de la demande. Le dernier élément du processus concerne la transparence, tant en termes d'accès au statut de chaque demande pour les utilisateurs concernés qu'en termes d'accès aux tableaux de bord et aux analyses au niveau de la direction.
Quels sont les avantages de l'utilisation du logiciel Intake Management ?
Le logiciel Intake Management offre aux employés une expérience de réception des demandes simplifiée, guidée et transparente, tout en fournissant aux équipes chargées des achats et du soutien des capacités efficaces de gestion et d'exécution des demandes. Ces solutions offrent des capacités de collaboration et de transparence à tous les utilisateurs. Elles améliorent également le respect des politiques, des processus, des contrats existants et des stratégies. Enfin, ces solutions offrent des capacités de coordination et d'intégration des achats permettant des processus et des flux de données simples ou complexes entre les différents systèmes qui peuvent être nécessaires à l'exécution ou à la satisfaction d'une demande.
Ressources liées
Fiche technique d'Intake Management
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Intake Management PR
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