Logiciel de gestion des notes de frais Simplifiez les notes de frais, éliminez les dépenses fantômes
Centralisez la gestion des frais professionnels et des cartes d’entreprise pour une visibilité instantanée, le respect de vos politiques internes et une réconciliation plus rapide.
Une plateforme unifiée pour un contrôle total de vos dépenses
La solution de gestion et de paiement des notes de frais d’Ivalua coordonne les demandes de remboursement, les paiements par cartes et les achats classiques sur une seule plateforme Source-to-Pay dopée à l’IA. Éliminez les dépenses cachées, réduisez les coûts de traitement et bénéficiez d’une visibilité totale sur vos dépenses.
Moins de dépenses cachées, plus de productivité
Centralisez toutes les dépenses de vos employés (notes de frais, achats via catalogue et par carte).
Une meilleure expérience pour les employés
Envoyez les notes de frais par mobile, accélérez les validations et obtenez des remboursements plus rapidement grâce à circuit de traitement automatisé.
Rapprochement automatique et réduction de la fraude
Utilisez des cartes virtuelles éphémères au plafond et à la validité paramétrables pour sécuriser vos paiements et prévenir toute utilisation frauduleuse.
Maîtrisez vos dépenses professionnelles : contrôle absolu, réduction des risques et visibilité complète
Logiciel de suivi des dépenses
Suivi des dépenses en temps réel et catégorisation automatisée
Améliorez votre pilotage budgétaire grâce à une classification des dépenses et des prévisions en temps réel. Agrégez tous les frais de vos collaborateurs, affinez l’évaluation des coûts et éradiquez les dépenses hors processus.
- Consolidez l'ensemble des frais de vos collaborateurs sur un tableau de bord unique.
- Liez chaque dépense à son centre de coûts pour un pilotage financier rigoureux.
- Classez vos transactions instantanément grâce à un étiquetage intelligent fait par l’IA en temps réel.
- Prévoyez et suivez vos flux pour éliminer définitivement les dépenses cachées.
Conformité aux politiques de dépenses
Automatisez vos règles de gestion pour un contrôle des dépenses optimal
Nos algorithmes d’IA appliquent instantanément vos politiques de dépenses. En signalant les anomalies avant même toute demande de remboursement, vous réduisez les erreurs, prévenez la fraude et simplifiez drastiquement le rapprochement comptable et la récupération de la TVA.
- Traduisez instantanément les politiques de l’entreprise en règles de gestion.
- Allégez la charge de travail liée au rapprochement des dépenses en période de clôture.
- Alertez vos collaborateurs en temps réel sur les frais non conformes avant envoi.
- Évitez les irrégularités et les fraudes grâce à des contrôles faits en amont.
Logiciel de gestion des notes de frais
Optimisez la validation des notes de frais
Simplifiez vos processus de validation grâce à l’application automatisée de vos politiques internes. Notre solution assure l’aiguillage des demandes, fluidifie les circuits d’approbation multiples et accélère le remboursement tout en garantissant la conformité Urssaf.
- Transmettez automatiquement les demandes au bon responsable.
- Faites respecter vos directives grâce à des garde-fous directement intégrés au flux de traitement.
- Configurez des circuits de validation multi-niveaux adaptés à votre découpage budgétaire et à votre organigramme.
- Supprimez les goulots d'étranglement grâce à une gestion des flux entièrement automatisée.
Solution mobile pour notes de frais
Déclarez vos frais en un clin d’œil, où que vous soyez
Offrez à vos collaborateurs une expérience fluide grâce à l’extraction automatisée des reçus depuis une photo. Notre solution mobile réduit les erreurs de saisie et automatise la création des notes de frais depuis n’importe quel appareil, faisant gagner un temps précieux à vos équipes sur le terrain.
- Scannez et soumettez vos justificatifs d'un simple geste, quel que soit votre support.
- Simplifiez la saisie de vos frais de mission grâce à une interface intuitive pensée pour la mobilité.
- Laissez l'IA extraire les données de vos reçus pour remplir vos notes de frais sans effort manuel.
- Accélérez les remboursements partout dans le monde grâce à une gestion multidevises nativement conforme.
Cartes d’achats et cartes virtuelles
Maîtrisez vos budgets grâce aux cartes d’achat virtuelles
Déployez instantanément des cartes virtuelles sécurisées. Alliez rapidité d’émission, respect de vos politiques internes et visibilité en temps réel sur l’ensemble de vos flux financiers.
- Générez des cartes virtuelles dédiées pour les dépenses ponctuelles, récurrentes, ou de voyage.
- Gardez un œil sur chaque dépense grâce à des paiements sécurisés garantissant une utilisation strictement conforme à vos règles.
- Utilisez des cartes d'achat avec authentification forte (A2F) pour un contrôle étendu de votre programme de dépenses.
- Automatisez l’émission des cartes et le rapprochement comptable en moins de 24 heures.
Gérez vos dépenses, les paiements et leur suivi sur une plateforme unique
Avantages de la solution de gestion des notes de frais d’Ivalua
Gérez vos notes de frais et vos achats catalogues sans changer d’interface
Des achats sur catalogue automatisés et 100 % conformes
Notre solution Procure-to-Pay (P2P) garantit la conformité de chaque transaction. Grâce à des flux de traitement automatisés, vous éliminez les erreurs de saisie manuelle et accélérez drastiquement vos délais d’approvisionnement.
Expression de besoin et achat guidés
Réduisez le temps de traitement et les risques d’erreur. Orientez naturellement vos utilisateurs vers les bons produits, les services référencés ou les équipes internes compétentes grâce à un parcours d’achat intuitif.
Visibilité des dépenses en temps réel
Utilisez des fonctionnalités avancées d’analyse pour repérer des tendances dans vos achats. Identifiez instantanément de nouvelles sources d’économies et assurez un respect strict de vos budgets et des contrats négociés.
NOMMÉ Leader
Magic Quadrant™ de Gartner® pour les suites Source-to-Pay
2026
Une plateforme Source-to-Pay complète et évolutive pour une maîtrise totale de vos dépenses
Plus de 500 entreprises dans le monde nous font confiance
4.7
sur
|
4.4
sur
Notre principal critère de succès, c’est le volume de dépenses géré par les Achats. Lorsque nous avons commencé ce parcours, l’indicateur était d’environ 20 %. À la fin de l’année dernière, il était de près de 60 %. Donc, en un peu plus de deux ans, nous avons fait des progrès considérables.
Ressources liées
FAQ sur le logiciel de gestion des notes de frais
Un logiciel de gestion des notes de frais est une solution digitale conçue pour automatiser le suivi, la classification et le contrôle des frais professionnels. L’outil centralise l’ensemble des dépenses (via la numérisation des reçus, l’intégration des cartes d’entreprise ou les demandes de remboursement) et les traite automatiquement en fonction de la politique voyage de l’entreprise. En connectant ces flux directement à vos budgets et à votre comptabilité, le logiciel fluidifie les validations, garantit une conformité totale et offre une visibilité en temps réel sur l’ensemble des coûts engagés par vos collaborateurs.
L’utilisation de la solution de gestion des notes de frais d’Ivalua renforce la visibilité et le contrôle de vos flux financiers en consolidant l’ensemble des frais collaborateurs au sein d’une plateforme unique. Ce système accélère les délais de remboursement, garantit l’application stricte de vos politiques internes et réduit drastiquement les tâches manuelles grâce à une automatisation intelligente. En outre, il permet aux entreprises de supprimer les dépenses hors cadre, de simplifier le rapprochement comptable et d’optimiser le pilotage budgétaire entre les différents départements.
La gestion des dépenses supervise l’intégralité des sorties de fonds de l’entreprise et des coûts liés à des fournisseurs, tandis que la gestion des notes de frais suit et rapproche les frais engagés par les collaborateurs en lien avec des déplacements, des repas et des transactions par cartes d’entreprise.
Une carte d’achat (P-Card) ou une carte virtuelle (V-Card) est un moyen de paiement dématérialisé et sécurisé qui simplifie les dépenses des collaborateurs et de l’entreprise. Avec Ivalua, vous maîtrisez vos cartes virtuelles grâce à des plafonds et des durées de validité personnalisables. Elles intègrent des codes de sécurité (CVV) à usage unique, réduisent les risques de fraude et fluidifient le rapprochement bancaire de chaque transaction individuelle.
La solution de gestion des notes de frais d’Ivalua s’intègre nativement aux systèmes ERP et financiers tels que SAP, Oracle et Dynamics. Cette connectivité permet une synchronisation automatique des frais des employés, des validations et des remboursements. Elle garantit ainsi l’exactitude des écritures comptables, le respect des budgets et la fluidité des processus métiers entre toutes vos plateformes.
Ivalua est compatible avec un large éventail d’émetteurs et d’établissements bancaires. Nos clients peuvent ainsi continuer à utiliser leurs cartes d’achat (P-Cards) actuelles ou se connecter à près de 30 banques proposant des fonctionnalités de cartes virtuelles (V-Cards). Cette flexibilité vous permet de préserver vos relations bancaires existantes tout en bénéficiant d’une utilisation de cartes sécurisée et parfaitement contrôlée.