Un POC (proof of concept ou projet pilote en français) correspond à une phase d’expérimentation pendant laquelle un éditeur met à votre disposition son logiciel afin que vous puissiez évaluer la façon dont il fonctionne dans votre environnement.

Les facteurs de succès décrits ci-dessous sont basés sur le retour d'expérience de nos clients ainsi que le savoir-faire d'Ivalua en matière de développement de POC/Projet pilote e-Achats, acquis au cours des 15 dernières années. Ces règles jettent les bases d'un POC e-Achats efficace et présentent les écueils à éviter lors de sa mise en œuvre.

• Limitez le périmètre du POC. Un POC sert à tester quelques cas d’utilisation, il ne remplace pas la mise en mise en œuvre de votre projet … au contraire il la retarde. Un POC est une opportunité pour votre organisation Achats de tester la solution dans son contexte et son environnement, en utilisant vos propres données. Limiter son scope à un périmètre ‘gérable’ – en termes de volume de données, de fonctionnalités et d’individus impliqués – permet à l’équipe projet de réaliser dans un lapse de temps limité toutes les opérations nécessaires à démontrer l’adéquation du logiciel avec vos attentes.
• Rédigez des cas d’utilisation reflétant vos propres processus achats et la solution désirée. Un POC exige un travail important afin de concevoir des cas d’utilisation spécifiques à votre organisation Achats, auxquels les cas d’utilisation standards fournis par l’éditeur ne peuvent se substituer. Ces cas doivent décrire des scénarios particuliers d’utilisation de la plateforme par chacune des catégories d’utilisateurs. Il est plus efficace de se concentrer sur les cas les plus probables et courants et de ne pas passer trop de temps à la formulation d’hypothèses ou cas d’exception.
• Allouez suffisamment de temps pour permettre à l’éditeur de réagir à vos commentaires et faire les ajustements nécessaires. Un POC n’est pas simplement une occasion de vérifier l’ergonomie et l’adéquation du système avec vos attentes, il permet aussi d’observer comment l’éditeur réagit face aux ajustements que vous allez inévitablement lui demander. Lors d’un POC, vous testez non seulement le logiciel mais aussi le niveau de service et de support lors de la mise en œuvre de votre solution e-Achats.
• Définissez des indicateurs de performance du POC convenus par les deux parties. , Ces indicateurs vous permettront d’évaluer sur des critères prédéfinis la performance de la solution par rapport à vos objectifs et de vous engager sereinement en faveur d’un éditeur.
• Impliquer dans la phase d’évaluation des utilisateurs ayant une connaissance des processus et provenant des différentes Directions qui auront à utiliser la solution. Assurez-vous que leurs commentaires et leurs attentes soient intégrés au pilote afin de faciliter l’adoption ultérieure de la solution par la communauté d’utilisateurs.

Un POC eAchats est souvent la première étape d'un déploiement réussi. En tant que tel, il doit être envisagé comme un moyen de développer une meilleure connaissance du logiciel et de l'éditeur afin de réduire les risques auxquels vous vous exposez lors de votre décision finale.

Que vous souhaitiez déployer une full-suite ou un module unique, opter pour un POC offre la possibilité de solliciter l'avis des utilisateurs finaux sur les capacités du logiciel dès le début du cycle de développement et permet également à l'éditeur d'identifier en amont du projet des enjeux techniques et fonctionnels pouvant interférer avec le succès du projet. Réaliser un POC requiert du temps et un investissement de la part de votre direction et de l'éditeur, il n'est pas systématique et dépend souvent votre organisation Achats ou des Systèmes d'Informations. Cette phase doit vous permettre non seulement de vérifier que les qualités et les fonctionnalités mises en avant en avant-vente sont réelles mais aussi de susciter le support et l'approbation des parties prenantes dans la réalisation de votre projet e-Achats et de tester la réactivité et la qualité des équipes projets éditeur.