Définition du “Procure to Pay” : Les 6 bonnes pratiques

Un processus Procure to Pay transparent et complet permet aux directeurs Achats (CPOs) et directeurs financiers (CFOs) de gérer l’ensemble des opérations “procurement” (Achats) et d’acquérir une connaissance transverse des activités Sourcing et Category Management, depuis la négociation des transactions jusqu’au paiement des fournisseurs. 

Avoir des données de qualité est plus que décisif pour les responsables Achats et les équipes de Comptabilité fournisseurs. Elles forment un tout incontournable, et il incombe aux décideurs Achats de recueillir des données pertinentes pour constituer des équipes efficace, monitorer la performance et dégager une valeur ajoutée. Le besoin pour une transformation digitale ne se discute plus aujourd'hui. Depuis la pandémie actuelle, il est nécessaire de pouvoir créer de la valeur rapidement, d'être agile et de trouver les moyens de mesurer la résilience de l'entreprise. Voici un tour d'horizon de certains indicateurs Procure-to-pay (P2P), de conseils et de bonnes pratiques qui méritent d'être pris en considération par les équipes procurement soucieuses de mesurer leurs avancées digitales. Comparez vos procédures e-achats à celles des leaders du marché et évaluez votre transformation digitale. Nous avons abordé ces points l'année dernière dans le webinar "Closing the Gap on P2P Digital Transformation”, en collaboration avec The Hackett Group.

Six conseils et outils de référence pour analyser une transformation digitale Procure-to-Pay : 

n°1. Recourir à l’automatisation et au “sans contact” - Par « sans contact », il faut entendre des données électroniques et des transactions dont le rapprochement s'opère d'emblée et l'absence d'intervention humaine. Cet indicateur est au diapason des progrès accomplis en transformation digitale. Des processus sans contact entièrement automatisés donnent lieu à une meilleure conformité des bons de commande (PO), à un traitement électronique et dématérialisé des factures, à des taux de rapprochement élevés et à davantage de ponctualité dans les règlements. Cet indicateur a aussi une incidence sur la rapidité, la visibilité et les économies de coûts et est donc clé pour mesurer l'efficience et l'efficacité du processus procure to pay. 

n°2. Nombre de fournisseurs – Le nombre de fournisseurs que vous avez par catégorie de dépense reflète bien souvent la santé de votre e-procurement. Si une catégorie donnée comprend un trop grand nombre de fournisseurs, peut-être est-il temps de simplifier ou de négocier de meilleurs tarifs avec certains d'entre eux. À l'inverse, s'en remettre à un nombre trop restreint de fournisseurs, c'est courir un risque. Les outils de sourcing (logiciel e-achats) peuvent vous aider à mieux évaluer vos fournisseurs et donc maîtriser cet indicateur.

n°3. Surveiller la ponctualité des règlements – Le règlement ponctuel des factures constitue un autre indicateur attestant de la performance d'un processus procure to pay (P2P) et est le signe d'une équipe de Comptabilité fournisseurs efficace et d'une automatisation réussie. La capacité à honorer les règlements dans les délais prévus tend à démontrer que le service achats a négocié des conditions de paiement satisfaisantes pour l'entreprise et que le service financier s'acquitte efficacement de sa mission dans ce cadre. Elle laisse également supposer que votre flux de validation digital fonctionne correctement. Si cet indicateur est probant, il contribuera à renforcer la collaboration avec les fournisseurs dans la durée. 

n°4. Vérifier l’efficacité du taux de rapprochement - Si les montants des factures correspondent à ceux des bons de commande comme ils sont censés le faire, tous les éléments donnent à penser que l'opération est conforme. Pour que le taux de rapprochement soit élevé d'emblée, encore faut-il que les acheteurs internes et les fournisseurs externes suivent la procédure afin de pouvoir évaluer le nombre de factures validées via l'automatisation de la Comptabilité fournisseurs, sans délai ni intervention manuelle. Les outils digitaux peuvent contribuer à générer des taux de rapprochement efficaces et faciliter un processus Invoice to Pay complet. 

n°5. Garantir la visibilité des données - Les données électroniques sont clés pour disposer d'informations intéressantes à l'appui des prises de décision. En l'absence d'une vue à 360° des dépenses et fournisseurs, par poste, les décideurs Achats limitent leur portée et leur impact. Les données sur les dépenses, indispensables aux activités en amont, étant pour l'essentiel issues de transactions Procure to Pay, assurez-vous que votre processus recueille les informations adéquates dans un format exploitable et de préférence sous une même plateforme ou logiciel e-achats pour faciliter les choses. 

n°6. Surveiller le nombre de jours nécessaires à la validation d’une facture - Cet indicateur est important car si une facture n'est pas validée à temps, vous risquez, par exemple, de passer à côté de certaines remises. Les factures pré-approuvées sur la base des bons de commande font gagner du temps, mais si la conformité aux bons de commande est inférieure à 50%, vous êtes alors tributaire de la vélocité de votre entreprise à approuver une facture, anticiper son règlement et bénéficier d'un escompte. Un flux de validation digital à base de règles contribue à améliorer cet indicateur, à accélérer le processus, à profiter d'une remise, mais surtout à entretenir une relation gagnant-gagnant avec vos fournisseurs.

Les indicateurs achats, de même que la transformation digitale Procure to Pay, ne doivent pas être envahissants. Nous vous invitons à regarder le replay du webinar (en anglais) entre The Hackett Group et Ivalua, dans lequel nous décortiquons les bonnes pratiques et les outils eprocurement. Téléchargez aussi cette étude annuelle, Ardent Partners pour une comparaison de  plusieurs milliers d’entreprises (dans des domaines différents) et de leurs programmes de gestion des Achats. 

➡️ Plus d’information sur la solution Procure to Pay d’Ivalua 

➡️ Si vous souhaitez rencontrer notre équipe et avoir une démo de notre solution, c’est ici.