Gestion des factures

Renforcez la collaboration entre Achats & Comptabilité

 

Gérez l’ensemble de la chaîne de traitement des factures en collaboration avec la Comptabilité et vos Fournisseurs et en interface complète avec les ERP ou outils comptables.

 

 

Pourquoi choisir la solution de Gestion des Factures Ivalua ?

 

  • Saisie électronique des factures
  • Rapprochement entre les commandes, réceptions et avis de paiements
  • Rapprochement rapide pour l’application de remises en cas de paiement anticipé
  • Gestion et suivi des notes de frais
  • Régularisation comptable des biens et services dont la réception n’est pas complète ou en attente de facturation

 

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Modules de gestion des factures d’Ivalua

Factures et Paiements

Saisie électronique des factures, rapprochement entre les commandes et les réceptions et émission des justificatifs de paiement

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Invoice Data capture: captez instantanément et convertissez les données issues de factures non structurées ou reçues dans des formats non standards
  • Pré-initialisation des factures à partir d’un ensemble de données ou d’un statut
  • Importation des factures scannées et extraction des données des factures
  • Configuration des workflows de validation des factures avec exceptions de prix et de quantités
  • Intégration aux outils comptables pour la saisie d’écritures comptable et les provisions
  • Génération des écritures pour les différents journaux  permettant d’alimenter votre système comptable
  • Gestion des différents modes d’écriture de TVA (déductible, non déductible, prorata, auto-liquidée).

VALEUR AJOUTÉE :

La saisie manuelle des factures est fortement réduite grâce à la saisie électronique des factures et l’intégration des données issues du module Commandes. Les alertes aident les fournisseurs à soumettre des factures conformes tandis que les acheteurs peuvent établir des commandes et fournir des factures conformes à la gestion des comptes fournisseurs. Les fournisseurs n’ont pas à réclamer leurs paiements, ils consultent directement l’état et le calendrier des paiements via le Portail Fournisseurs.

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Dynamic Discounting

Utilisez le rapprochement rapide des factures pour l’application de remises en cas de paiement anticipé.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Présentation des options de remise pour paiement anticipé aux fournisseurs avec rapprochement des factures
  • Gestion de la trésorerie maximale disponible par jour pour les paiements anticipés
  • Octroi aux fournisseurs de l’autorisation de générer des plans de paiement anticipé par défaut

VALEUR AJOUTÉE :

Exploitez la trésorerie pour alléger les problèmes de cash-flow des fournisseurs. Obtenez des remises y compris après la négociation des conditions de paiement anticipé.

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Notes de frais

Automatisez et optimisez l’ensemble de la chaîne de décision et de traitement des notes de frais de vos collaborateurs.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Gestion des ordres de mission
  • Intégration avec les outils comptables pour génération des écritures et récupération de la TVA
  • Importation des factures de multiples agences ou prestataires de services

VALEUR AJOUTÉE :

Offrant une interface simple et conviviale, le module Notes de Frais Ivalua permet un gain de temps réel pour les utilisateurs, aussi bien au niveau des employés que des équipes Achats et comptables. Autorisez ou stoppez les frais avant qu’ils ne soient engagés et gagnez un temps précieux en automatisant la saisie et la transmission des rapports de notes de frais tout en contrôlant l’application stricte de votre Politique Achats en matière de Notes de Frais et Voyages.

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Gestion des Provisions

Gérez les provisions comptables en cas de non-réception ou de facturation en attente

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Génération des provisions et des frais payés d’avance
  • Rapport sur les régularisations de factures sans réceptions (et inversement)
  • Calcul des montants à provisionner en fin de période avec informations détaillées à l’appui

VALEUR AJOUTÉE :

Clôture de l’exercice comptable avec enregistrement des provisions et régularisations avec informations détaillées. Gestion des régularisations par transactions au débit et au crédit.

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