Gestion des factures

Renforcez la collaboration entre Achats & Finance

 

Gérez l’ensemble de la chaîne de traitement des factures en interface complète avec les ERP ou outils comptables de votre entreprise et améliorer la collaboration avec la Comptabilité et vos fournisseurs.

 

 

Pourquoi choisir la solution de Gestion des Factures d’Ivalua ?

 

  • Saisie électronique des factures
  • Rapprochement entre les commandes, réceptions et avis de paiements
  • Rapprochement rapide pour l’application de remises en cas de paiement anticipé
  • Gestion et suivi des notes de frais
  • Régularisation comptable des biens et services dont la réception n’est pas complète ou en attente de facturation

 

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Modules de gestion des factures

Factures et Paiements

Saisie électronique des factures, rapprochement entre les commandes et les réceptions et émission des justificatifs de paiement.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Invoice Data capture : captez instantanément et convertissez les données issues de factures non structurées ou reçues dans des formats non standards.
  • Pré-initialisation des factures à partir d’un ensemble de données ou d’un statut.
  • Importation des factures scannées et extraction des données de factures.
  • Configuration des workflows de validation des factures avec exceptions de prix et de quantités.
  • Intégration aux outils comptables pour la saisie des écritures comptables et provisions.
  • Génération des écritures comptables pour les Grands Livres permettant d’alimenter votre système comptable.
  • Gestion des différents modes de TVA (déductible, non déductible, prorata, auto-liquidation).

VALEUR AJOUTÉE :

Réduisez les temps de traitement manuel grâce à la saisie électronique des factures et à l’intégration des données issues du module Commandes. Les alertes aident les fournisseurs à soumettre des factures conformes tandis que les acheteurs peuvent établir des commandes et fournir des factures conformes à la gestion des comptes fournisseurs. Les fournisseurs n’ont plus à réclamer leurs paiements, ils peuvent consulter directement l’état d’avancement et le calendrier des paiements via le Portail Fournisseurs.

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Invoice Data Capture

Captez instantanément, convertissez et gérez des données issues de factures fournisseurs non structurées ou reçues dans des formats non standards et injectez-les dans le workflow, grâce à des algorithmes de nettoyage auto-apprenants.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Chargement des factures par les fournisseurs ; reconnaissance optique automatique des caractères ; création et validation de factures ; workflow de validation entre acheteur et fournisseur.
  • Envoi de notifications aux fournisseurs par e-mail pour les inviter à valider des champs spécifiques et à renseigner les informations manquantes ; utilisation d’un système d’intelligence artificielle auto-apprenant pour enrichir automatiquement la validation et l’exploitation des futures données.
  • Possibilité pour les utilisateurs (acheteur, comptable, fournisseur) de comparer sur un même écran les documents numérisés au format PDF avec la facture créée dans le système.

VALEUR AJOUTÉE :

Gérez efficacement les dépenses non stratégiques en capturant 50 à 60 % du volume de facturation adressé en PDF et fichiers d’images. Miser sur la collaboration avec vos fournisseurs pour envoyer, finaliser et traiter ces factures et gagner ainsi en conformité.

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FNP/CCA

Gérez les provisions comptables en cas de non-réception ou de facturation en attente.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Génération des provisions et des paiements anticipés.
  • Rapport sur les régularisations de factures sans réceptions (et inversement).
  • Calcul des montants à provisionner en fin de période avec informations détaillées à l’appui.

VALEUR AJOUTÉE :

Clôture de l’exercice comptable avec enregistrement des provisions et régularisations avec informations détaillées. Gestion des régularisations par transaction au débit et au crédit.

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Notes de frais

Automatisez et optimisez l’ensemble de la chaîne de traitement des notes de frais de vos collaborateurs.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Gestion des ordres de mission.
  • Importation des factures multi-agences ou multi-prestataires de services.
  • Intégration avec les outils comptables pour génération des écritures et récupération de la TVA.

VALEUR AJOUTÉE :

Offrant une interface simple et conviviale, le module Notes de Frais Ivalua permet un gain de temps réel pour les utilisateurs, aussi bien au niveau des employés que des équipes Achats et comptables. Autorisez ou stoppez les frais avant qu’ils ne soient engagés et gagnez un temps précieux en automatisant la saisie et la transmission des rapports de notes de frais tout en contrôlant l’application stricte de votre Politique Achats en matière de Notes de Frais et Voyages.

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Paiements Anticipés

Utilisez le rapprochement rapide des factures pour l’application de remises en cas de paiement anticipé.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Présentation des options de remise pour paiement anticipé aux fournisseurs avec rapprochement des factures.
  • Gestion de la trésorerie maximale disponible par jour pour les paiements anticipés.
  • Possibilité pour les fournisseurs de générer des plans de paiement anticipé par défaut.

VALEUR AJOUTÉE :

Exploitez la trésorerie pour alléger les problèmes de cash-flow des fournisseurs. Obtenez des remises y compris après la négociation des conditions de paiement anticipé.

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