Procurement

Créez le lien entre Achats et création de Valeur

 

Centralisez les demandes d’achats, commandes et factures de votre entreprise. Maîtrisez au mieux les dépenses grâce aux workflows de validation et aux contrôles budgétaires. En bref, concrétisez les gains potentiels identifiés à la signature des contrats avec vos Fournisseurs.

 

 

Pourquoi choisir la solution Procurement Ivalua ?

 

    • Une interface utilisateur intuitive et ergonomique développée sur le modèle des sites de commerce B2C 
    • Suivi des dépenses engagées réelles et planifiées en conformité avec votre budget
    • Envoi de demandes d’achat à partir de tout type de source ou de format en adaptant les workflows de validation au produit et à sa valeur
    • Définition d’alertes et notifications en cas de références manquantes, de documents arrivés à expiration et de nouvelles données
    • Suivi de l’exécution de la commande grâce aux avis d’expédition et de réception finale

 

 

Demande de demo

Modules Procurement

Demandes d’achat

Centralisez et gérez toutes les demandes d’achats faites à partir des catalogues, contrats, importations ou textes libres en appliquant des workflows de validation spécifiques selon les catégories d’achats ou la valeur.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Prise en charge d’achats multi-imputations, multi-fournisseurs et multi-lieux de livraison
  • Définition de workflows de validation paramétrables selon le type de demande d’achats
  • Mise en place d’enchères directement à partir d’une demande
  • Utilisation des outils comptables pour la saisie des écritures et des provisions
  • Génération des écritures comptables pour les différents journaux permettant d’alimenter votre système comptable
  • Gestion des différents modes d’écriture de TVA (déductible, non déductible, prorata, auto-liquidée)

VALEUR AJOUTÉE :

Grâce au module Procurement Ivalua les utilisateurs disposent d’un outil unique pour émettre une demande d’achat, qu’il s’agisse d’achats d’articles catalogués ou non. Ivalua Procurement contribue à mieux maîtriser les dépenses en canalisant les demandes d’achats vers les contrats existants et en introduisant des circuits de validation adéquats ainsi que des contrôles budgétaires.

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Commandes

Les commandes sont communiquées aux fournisseurs pour qu’ils en accusent réception tandis qu’une procédure formelle de demande de modifications suit l’évolution des besoins.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Génération et diffusion des bons de commande personnalisés pour chaque entreprise
  • Application de remises sur les commandes en cas de paiement anticipé
  • Gestion des pourcentages de remises
  • Imputation automatique dans les catégories de coûts à partir du profil utilisateur et de la nature des achats
  • Suivi des « dépense en cours d’engagement » et des « dépenses engagées » selon les axes budgétaires

VALEUR AJOUTÉE :

La génération automatisée de plusieurs commandes à partir d’une seule demande (ou inversement) permet aux acheteurs de gagner du temps. La communication via le Portail Fournisseurs ou via EDI/cXML intègre le fournisseur au processus sans reposer exclusivement sur la communication par fax, e-mail ou courrier. Le traitement des demandes de modifications limite les dépenses inutiles liées aux ajouts à des commandes existantes après validation.

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Réceptions

Les préavis d’expédition des fournisseurs et les avis de réception finale permettent un suivi de l’exécution des commandes.

Suivi des dépenses engagées selon les axes budgétaires.

  • Suivi des dépenses engagées selon les axes budgétaires
  • Création de bons de réception partiels ou complets
  • Multi-imputation budgétaire à la réception

VALEUR AJOUTÉE :

L’intégration des livraisons et réceptions dans le même processus limite la ressaisie de données. Les fournisseurs peuvent émettre des préavis d’expédition (ou, dans certains cas, demander l’autorisation d’expédier) et les acheteurs saisir les avis de réception en validant les préavis d’expédition. Les workflows indiquent aux prescripteurs, les articles et services reçus afin de rationaliser l’avis de réception avant la facturation.

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Suivi budgétaire

Comparez les dépenses réelles engagées et planifiées aux budgets gérés en ligne ou importés depuis votre outil financier.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Intégration des budgets dans le système depuis des outils financiers et comptables
  • Gestion des budgets par exercice, centre de coûts, organisation, projet, etc.
  • Analyse des dépenses par ligne budgétaire selon l’état d’avancement des projets (budgété, en cours d’engagement, engagé, facturé)
  • Paramétrage des alertes en cas de dépassement budgétaire

VALEUR AJOUTÉE :

Interruption du processus d’achat avant son déclenchement en comparant les demandes au budget en cours. Meilleur contrôle budgétaire grâce à une visibilité sur les sommes restantes et sur les engagements budgétaires (sous la forme de demandes et de commandes en attente de facturation). Transmission des affectations budgétaires des demandes d’achats et des commandes dans votre ERP ou un (plusieurs) autre(s) système(s) comptables.

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