Procurement

Créez le lien entre Achats et création de Valeur

 

Centralisez les demandes d’achats, commandes et factures de votre entreprise. Maîtrisez au mieux les dépenses grâce aux workflows de validation et aux contrôles budgétaires. En bref, concrétisez les gains potentiels identifiés à la signature des contrats avec vos fournisseurs.

 

 

Pourquoi choisir la solution Procurement d’Ivalua ?

 

  • Une interface utilisateur intuitive et ergonomique développée sur le modèle des sites e-commerce B2C 
  • Suivi des dépenses engagées et planifiées conformément à votre budget
  • Envoi de demandes d’achat depuis n’importe quelle source ou format grâce à des workflows de validation paramétrable en fonction du produit et/ou de son coût
  • Configuration d’alertes et notifications en cas de références manquantes, de documents arrivés à expiration et de nouvelles données
  • Suivi de l’exécution de la commande grâce aux avis d’expédition et de réception finale

 

 

Demande de démo

Modules Procurement

Demandes d’achats

Centralisez et gérez toutes les demandes d’achats faites à partir des catalogues, contrats, punchout ou hors catalogue en appliquant des workflows de validation spécifiques selon les catégories d’achats ou la valeur.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Prise en charge des demandes d’achats multi-fournisseurs, multi-devises, multi-imputations et multi-lieux de livraison.
  • Paramétrage des workflows de validation selon le type de demande d’achats.
  • Mise en place d’un événement de sourcing à partir d’une demande d’achats.
  • Intégration avec les outils comptables pour la saisie des écritures et des provisions.
  • Génération des écritures comptables pour les Grands Livres permettant d’alimenter votre système comptable.
  • Gestion des différents modes de TVA (déductible, non déductible, prorata, auto-liquidation).

VALEUR AJOUTÉE :

Grâce au module Procurement d’Ivalua, les utilisateurs disposent d’un outil unique pour émettre leurs demandes d’achat, qu’il s’agisse d’achats d’articles catalogués ou non. Ivalua Procurement contribue à mieux maîtriser les dépenses en canalisant les demandes d’achats vers les contrats existants et en introduisant des circuits de validation adéquats ainsi que des contrôles budgétaires.

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Commandes

Les commandes sont envoyées directement aux fournisseurs pour qu’ils en accusent réception. Le demandeur peut toutefois modifier sa commande après envoi, le fournisseur en sera alors informé en direct.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Génération et diffusion des bons de commande personnalisés pour chaque entreprise.
  • Application de remises sur les commandes en cas de paiement anticipé.
  • Gestion des pourcentages de remises.
  • Imputation automatique dans les catégories de coûts à partir du profil utilisateur et de la nature des achats.
  • Suivi des « dépense en cours d’engagement » et des « dépenses engagées » selon les axes budgétaires.

VALEUR AJOUTÉE :

Générer plusieurs commandes à partir d’une seule demande d’achats (ou inversement) permet aux acheteurs de gagner du temps. La communication via le Portail Fournisseurs ou via EDI/cXML intègre le fournisseur au processus sans avoir recours au fax, e-mail ou courrier. La possibilité de modifier les commandes limite les dépenses inutiles liées aux modifications apportées sur les commandes validées et déjà transmises aux fournisseurs.

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Réceptions

Les avis d’expédition des fournisseurs et les avis de réception finale permettent un suivi de la bonne exécution des commandes.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Suivi des dépenses engagées selon les axes budgétaires.
  • Création de bons de réception partiels ou complets.
  • Gestion des retours.
  • Multi-imputation budgétaire à la réception.

VALEUR AJOUTÉE :

L’intégration des livraisons et réceptions dans le même processus limite la ressaisie de données. Les fournisseurs peuvent émettre des avis d’expédition par anticipation (ou, dans certains cas, demander l’autorisation d’expédier) et les acheteurs saisir les avis de réception en validant simplement les avis d’expédition. Les workflows indiquent aux prescripteurs les articles et services reçus afin qu’ils puissent finaliser la réception avant facturation.

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Suivi budgétaire

Suivez les dépenses engagées et en cours d’engagement et comparez les à vos budgets accessibles depuis la plateforme Ivalua ou importés depuis votre ERP comptable.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Intégration des budgets dans le système depuis des outils financiers et comptables.
  • Gestion des budgets par exercice, centre de coûts, organisation, projet, etc.
  • Analyse des dépenses par ligne budgétaire selon l’état d’avancement des projets (budgété, en cours d’engagement, engagé, facturé).
  • Paramétrage des alertes en cas de dépassement budgétaire.

VALEUR AJOUTÉE :

Validation des demandes d’achats selon si le budget le permet évitant ainsi tout dépassement budgétaire. Meilleur contrôle budgétaire grâce à une visibilité sur les sommes restantes ainsi que sur les engagements de dépenses initiés (sous la forme de demandes et de commandes en attente de facturation). Transmission des imputations budgétaires des demandes d’achats et commandes dans votre ERP ou outil(s) comptable(s).

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Services Complexes

Recensez et validez les besoins des demandeurs, achetez et contractualisez, commandez et collaborez avec vos fournisseurs pour tous vos achats de prestations intellectuelles ou tout autre service complexe dont vous auriez besoin.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Demande d’achats de services complexes et définition des profils recherchés, niveau de qualification, lieu de livraison, durée, objectifs et grilles tarifaires – à partir de modèles ou directement auprès des responsables du recrutement.
  • Demande d’achats de services basés sur la production de livrables ou la réalisation d’objectifs, avec saisie des profils de services, du relevé détaillé des livrables, de la durée et des remises – à partir de modèles ou de demandes.
  • Création des événements de sourcing de services directement depuis la demande d’achats.
  • Réel accompagnement pour l’évaluation, l’affectation, l’accueil, la saisie des temps, la facturation et le choix des profils de candidats.
  • Gestion interne des jalons clés et règlements pour un rapprochement facilité des factures.

VALEUR AJOUTÉE :

Achetez les services adaptés au meilleur prix, en misant sur la collaboration, via le portail Fournisseurs.

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