Contrats et catalogues

Concrétisez la valeur

 

Les contrats et les catalogues fournisseurs sont essentiels. Ils servent de base d’informations nécessaires à toutes les parties. Avec Ivalua, regroupez dans un système unique tous les processus contractuels, de la négociation à la signature en passant par la reconduction et la gestion des catalogues.

 

 

Pourquoi choisir la solution de Gestion des Contrats et Catalogues Ivalua ?

 

  • Exploitation d’une base de contrats commune et unique offrant une visibilité globale sur tous les contrats de l’entreprise
  • Diminution du temps nécessaire à la création des contrats grâce à la négociation interactive entre les parties et à la rationalisation des processus de validation
  • Gestion et automatisation des reconductions de contrats, mise à jour de tarifs, notifications d’expiration et résiliations

 

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Modules Contrats et Catalogues

Contrathèque

Gérez les engagements contractuels dans un dossier unique et recevez des rappels à l’approche des dates de reconduction ou d’expiration.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Prise en charge de divers types de contrats et de leurs liens parent/enfant grâce à la gestion hiérarchique.
  • Gestion et reporting sur les principales conditions négociées dans le cadre de vos contrats.
  • Gestion des autorisations d’accès selon les profils utilisateurs.
  • Préservation de la confidentialité des données présentes dans le système et les documents joints.
  • Génération de rapports grâce au lien direct avec le référentiel fournisseurs.
  • Optimisation de la recherche et reporting ad-hoc (notamment des recherches de documents PDF).

VALEUR AJOUTÉE :

Un guichet unique à la disposition de toutes les parties prenantes : Achats, Juridiques et autres acteurs métiers pour visualiser et établir des rapports sur les engagements contractuels, gérer les avenants aux contrats, les rappels et rechercher des contrats existants.

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Articles & Catalogues

Gestion des mises à jour catalogues communément avec vos fournisseurs grâce au Portail Fournisseurs Ivalua et suivi des autorisations internes avant publication.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Importation et mise à jour des catalogues fournisseurs incluant la gestion complète des anomalies.
  • Comparaison des prix des articles et workflows de validation avant toute intégration dans le catalogue.
  • Recherche d’articles dans le catalogue et importations de catalogues grâce à une interface intuitive.
  • Gestion des articles, des fournisseurs, des promotions et des articles recommandés.
  • Gain de temps grâce à la sauvegarde du panier et aux articles favoris.

VALEUR AJOUTÉE :

Restez informé des prix suite aux mises à jour catalogues effectuées par vos fournisseurs et garantissez la conformité du contrat grâce à un workflow de validation adapté à votre entreprise. Simplifiez le processus d’achat à l’aide de fonctionnalités de recherche avancées et éliminez les dépenses hors contrat en signalant les fournisseurs et les articles recommandés ou en promotion.

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Rédaction & e-Signature

Gérez la totalité du cycle de vie des contrats grâce à la création en ligne des clauses, aux workflows de validation et au contrôle des avenants.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Création de contrats à partir de modèles vierges, de contrats existants ou suite à votre événement de sourcing.
  • Accès à une bibliothèque complète de clauses contractuelles, disponible en plusieurs langues.
  • Génération dynamique du sommaire avec numérotation des clauses et mise à jour automatique des champs.
  • Création de workflows contractuels selon le type, le produit ou la valeur attribuée au contrat.
  • Utilisation de l’e-Signature Docusign, leader dans le domaine de la signature électronique.
  • Génération de demandes d’achats et de factures directement à partir des contrats.

VALEUR AJOUTÉE :

Gestion efficace de la totalité du cycle de vie du contrat et amélioration de la conformité grâce à une meilleure collaboration, la rationalisation des processus d’autorisation et le renforcement de la transparence.

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Gestion des Actifs & Equipements (Tooling)

Suivez l’emplacement, l’utilisation, l’amortissement, la maintenance et la mise hors service des principaux actifs & équipements (machines, équipements et outils).

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Enregistrement du nombre, de l’état, des étiquettes et métadonnées des actifs.
  • Suivi de l’amortissement, de la maintenance et de l’utilisation.
  • Lien direct avec les fournisseurs ou sous-traitants qui sont en possession physique des actifs clés.
  • Association des outils aux différentes pièces qu’ils produisent (notamment les volumes mensuels pouvant générer une usure naturelle des outils).

VALEUR AJOUTÉE :

La gestion des actifs constitue une part importante de votre activité. La plupart des systèmes font malheureusement l’impasse sur la nécessité de les gérer au même titre que les données sur les achats, les contrats ou les fournisseurs. Ivalua comprend la nécessité d’enregistrer et d’assurer le suivi des données sur les actifs et vous permet de collaborer avec vos fournisseurs tout en gérant les actifs à distance. Ivalua propose un historique complet ainsi qu’un audit de vos outils afin que vous puissiez les gérer rapidement et facilement.

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MDM Articles

Ayez la maîtrise sur les données articles et services de référence en recourant à un système d’enregistrement unique, de la création et la mise à jour des données.

PRINCIPALES FONCTIONNALITÉS

  • Utilisation d’Ivalua comme master source pour l’enregistrement et la gestion des données d’articles et services à l’échelle de votre entreprise.
  • Saisie et mise à jour d’informations très complètes sur les articles et services au sein d’une plateforme unique et facilement configurable.
  • Facilité de synchronisation et d’actualisation des données de référence articles et services entre la plateforme Ivalua et les tables secondaires des systèmes ERP et autres systèmes légaux au moyen de nos fonctionnalités d’administration avancée.

VALEUR AJOUTÉE :

Gagnez du temps et simplifiez-vous la tâche en optant pour un système simple et unique dans lequel vous pourrez gérer les données d’articles et services de référence à l’échelle de l’entreprise, plutôt que d’avoir à les gérer dans de multiples systèmes. Limitez les risques de non-conformité et de non-livraison en adoptant un référentiel applicable à l’entreprise toute entière.